Skapa nytt bokslut för digital inlämning

När du skapar ett bokslut för digital inlämning följer du en guide som leder dig igenom uppläggningen. Guiden är uppdelad i fem steg och nedan följer en beskrivning av de olika stegen.

Digital inlämning stödjer inte att det görs så många egna anpassningar av årsredovisningen.

Om du arbetar via Visma Byråstöd behöver du ha internetuppkoppling och under Arkiv - Byråunderhåll - Byråinställningar ska det finnas en markering för Använder Vismas internettjänster.

För att skapa ett nytt bokslut gör du så här:

  1. Starta Visma Bokslut.
  2. Välj Arkiv - Nytt bokslut.

I denna dialogen väljer du om du ska skapa nytt företag eller välja ett befintligt företag. Du som startar Visma Bokslut via Visma Byråstöd eller Visma Advisor kommer nu direkt till Steg 1: Grunduppgifter.

  1. Markera Skapa nytt företag och skriv in företagets organisationsnummer, namn och företagsform eller välj ett befintligt företag. Val av företagsform styr vilka fält/SRU-koder som visas i kopplingstabellen och därmed export till Visma Skatteprogram och SIE-filer.
  2. Klicka på Nästa.

Om du har valt att skapa ett bokslut för ett nytt företag kommer du direkt till dialogen där du ska ange grunduppgifter för bokslutet. Har du valt att skapa ett bokslut för ett redan befintligt företag visas dialogen Välj källa för bokslut.

  1. Välj på vilket sätt du vill skapa ditt bokslut.

Du kan välja mellan Nytt bokslut eller Nytt bokslut baserat på tidigare bokslut. Läs mer i Skapa nytt bokslut år 2 - baserat på föregående års bokslut.

Det finns flera anledningar till att välja Nytt bokslut baserat på tidigare bokslut:

  • Förra årets utgående saldon kommer automatiskt in som ingående saldon.
  • De huvudbilagor och underbilagor som du använde till förra bokslutet skapas även för detta årets bokslut.
  • Alla valda åtgärder för respektive balanspost med tillhörande anmärkning, hänvisningar och kommentarer hämtas in från tidigare bokslut.
  • Du kan även välja att inte ta med externa bilagor från föregående år genom att markera Ta bort externa bilagor från fg år i steg 1 när du skapar ditt bokslut baserat på föregående år.
  1. Klicka på Nästa.

Här skriver du in grunduppgifter för bokslutet.

  1. Ange namn för bokslutet.
  2. Ange räkenskapsårets omfattning (ange alltid hela årets omfattning).

Nystartat företag

Om bokslut upprättas för ett nystartat företag tar du bort den föreslagna perioden för föregående år. Det gör att programmet inte kommer att skapa kolumner för föregående år i bokslutsbilagor, årsredovisning eller andra rapporter.

I redan skapade bokslut kan den angivna perioden tas bort under Grunduppgifter. Detta hittar du under Start - Grunduppgifter.

  1. Markera för årsbokslut. Du kan inte välja Delårsrapport om du vill lämna in din årsredovisning digitalt.
  1. Markera K2 - mindre företag om du vill skapa ditt bokslut enligt BFNAR 2016:10 eller K3 om du vill skapa ett bokslut enligt BFN:s allmänna råd om årsredovisningar (BFNAR 2012:1). Dessa val går bara att markera om du valt årsbokslut och företaget är ett aktiebolag.
  2. Markera Digitalt vid Inläming till Bolagsverket för att kunna lämna in din årsredovisning digitalt.

Om du byter regelverk får du ett meddelande som säger att årsredovisning och balans- och resultaträkning kommer att skapas om. Huvud- och underbilagor sparas med upplagda åtgärder Reko. Även Generella åtgärder och Åtgärder Årsredovisning sparas.

När du har markerat Digitalt kan du inte markera Förkortad resultaträkning eller Förkortad balansräkning under Start - Grunduppgifter.

  1. Markera om bilagor till resultaträkningen ska skapas automatiskt.
  2. Klicka på Nästa.

Här ska du välja hur du vill att kontoplanen och saldon för aktuellt och föregående år ska hämtas till bokslutet. Det finns tre varianter: Import från SIE-fil, Import från Visma ekonomiprogram och Manuell inmatning.

  1. Gör ditt val och klicka på Nästa.

SIE är en förkortning för Standard Import Export. Det är en standard som är framtagen av SIE-gruppen med syfte att skapa ett gemensamt filformat för distribution av datafiler mellan olika program för bokföring, bokslut, deklaration och liknande. SIE-formatet är indelat i fyra nivåer beroende på i vilket sammanhang informationen används.

Beroende på vilken information du vill ha i Visma Bokslut är olika SIE format lämpliga vid olika tillfällen.

  • SIE 1 räcker när du ska skapa ett årsbokslut. Detta format innehåller kontoplan, SRU-koder och årssaldon per konto för innevarande och föregående år.
  • SIE 2 använder du om du ska skapa en delårsrapport. Detta format innehåller även saldo per period för innevarande och föregående år samt periodbudget erkonto.
  • SIE 3 innehåller dessutom saldon per resultatenhet. Visma Bokslut hanterar inte inläsning av saldo per resultatenhet. SIE 3 använder du när du gör ett årsbokslut eller en delårsrapport och även vill ha med uppgifter om budget per konto i bokslutet.
  • SIE 4 innehåller samma information som SIE 1 med tillägg av alla transaktioner för innevarande år. SIE 4 innehåller inga uppgifter om budget. Visma Bokslut läser även in alla transaktioner från SIE4-filen.

När du har hittat filen som du vill importera markerar du den och klickar sedan på Nästa. Läser du in saldon från en SIE4-fil får du information om hur många verifikationer som är inlästa. Du kommer sedan till Steg 4: Kontrollera kontoplan.

När du väljer att importera från en SIE-fil visas en lista med SIE-filer som ligger i mappen C:\SIE. Utgår du från Visma Byråstöd eller Visma Advisor ser du de filer som finns importerade till klientens mapp SIE-Lager. Finns det inga filer i klientens SIE-Lager föreslår programmet att du ska leta fram filen manuellt och du hamnar i mappen C:\SIE. Vill du byta mapp klickar du på Bläddra.

Väljer du detta alternativ när du skapar ett nytt bokslut importeras saldon och verifikationer direkt från huvudboken i Visma Administration/Compact till Visma Bokslut.

Vid en delårsrapport importeras automatiskt rätt periodsaldon och verifikationer från Visma Administration/Visma Compact. Även budget importeras automatiskt om sådan finns upplagd i Visma Administration/Visma Compact.

Om du valt att importera kontoplan och saldon från Visma Administration/Visma Compact kommer du direkt till Steg 4: Kontrollera kontoplan.

Om du inte har tillgång till uppgifter om kontoplan, saldon mm i dataformat väljer du Manuell inmatning. Då kommer du att, utifrån ett förslag på kontoplan, manuellt få lägga in kontoplanen, saldon för föregående och innevarande år samt budget. Detta gör du i Steg 3: Ange baskontoplan.

Om du har valt manuell inmatning ska du här välja vilken kontoplanstyp du vill ha som förslag vid inmatning av saldon.

Du kan komplettera med egna konton samt radera föreslagna konton som du inte använder. När du skapar nya konton kan programmet föreslå kontobenämning enligt den kontoplan du väljer att basera på.

  1. Välj vilket alternativ du vill basera kontoplanen på och klicka på Nästa.

Om du inte vill att konton ska föreslås avmarkerar du Föreslå konto.

  1. Klicka på Ny för att lägga upp nya konton. Skriv in kontonummer, eventuellt kontonamn, saldo bokföring, eventuell budget och saldo föregående år.
  2. Om du vill ändra ett konto, markera kontot och klicka på Ändra.
  3. Ange om du med tangenten Enter vill hoppa över något av fälten Benämning, Budget eller Saldo föregående år.
  4. Ange om du vill att programmet ska föreslå kontonamn när du skrivit in kontonumret.
  5. Klicka på Nästa när du är klar. Du kommer då till Steg 5: Kopplingstabell.

Om du har valt att importera från SIE-fil eller Visma Administration/Visma Compact ska du här kontrollera kontoplanen.

I detta steg kan du komplettera och kontrollera den inlästa filen. Om du t ex upptäcker att ett eller flera konton saknas som du ska använda i bokslutsarbetet kan du lägga upp dem nu. Du kan också komplettera saldon eller budgeterade värden.

Det är bra att lägga till konton som du med säkerhet kommer att använda i bokslutsarbetet redan nu. Detta för att programmet automatiskt kommer att koppla dem enligt BAS-kontoplanen.

För att kontrollera kontoplanen klickar du på Kontoplan. Bilden över kontoplanen visas och här kan du göra eventuella justeringar.

Du ser den inlästa kontoplanen och saldo för innevarande och föregående år. Konton som inte finns i kontoplanen men som behövs i bokslutsarbetet bör läggas upp nu. Detta för att programmet automatiskt kommer att koppla dem enligt BAS-kontoplanen.

Om det är första året bokslutet görs i Visma Bokslut så läggs kontosaldon för föregående år in här. Detta kan även göras när bokslutet är skapat under Start - Kontoplan och saldo.

  1. Klicka på Ny för att lägga upp nya konton.
  2. Skriv in kontonummer, eventuellt kontonamn, saldo bokföring, eventuell budget och saldo föregående år.
  3. Om du vill ändra ett konto, markera kontot och klicka på Ändra.
  4. Kontrollera att differensen är 0. Om det finns en differens kan det vara bra idé att kontrollera detta nu. Observera att det kan röra sig om ett obokat resultat.
  5. Klicka på Nästa när kontrollen är klar.
  6. Klicka på Nästa när du är klar. Du kommer då till Steg 5: Kopplingstabell.

Kopplingstabellen är till för att programmet ska kunna placera in respektive företagskonton på rätt ställe i balans- och resultaträkningen, för att automatiskt kunna skapa huvudbilagor och för att kunna ge ett förslag på innehåll i årsredovisningen.

Det är därför inte nödvändigt att finna en exakt motsvarighet bland baskontona när ett konto kopplas. När du upprättar bilagor arbetar du alltid med kundens egen kontoplan.

Programmet kopplar majoriteten av alla konton till ett BAS-konto men om det i företagets kontoplan finns ovanliga konton eller om det finns konton som avviker från basplanen kan du behöva justera dessa kopplingar här. Du vinner mycket på att du redan i detta skede går in i kopplingstabellen och kontrollerar om gjorda kopplingar är korrekta och om det finns konton som saknar koppling. Om nya konton ska läggas upp och kopplas senare under bokslutsarbetet gör du det enklast med hjälp av funktionen Skapa konto.

Det är mycket viktigt att du genomför kopplingen mellan den egna kontoplanen och BAS-kontoplanen för att programmet ska kunna arbeta korrekt.

  1. Klicka på Kopplingstabell.

Här visas ditt kontonummer, benämning, baskonto, samt fält/SRU-koder för räkenskapsschema och huvudblankett. Programmet föreslår så långt det är möjligt ett baskonto för varje konto i din kontoplan. Här kan du ändra kopplingen till baskonto och fält/SRU-kod.

Se till att alla konton är kopplade till programmets BAS-kontoplan och att alla konton har en fält/SRU-kod för att underlätta det fortsatta arbetet.

Överst finns en informationsruta där du ser om alla konton är kopplade till ett baskonto eller om det finns konton som är okopplade.

  1. Klicka på Gå till nästa okopplade för att markera det fösta okopplade kontot i listan. Om alla konton är kopplade är denna knapp gråmarkerad.
  2. Klicka på Fältkoder/SRU-koder för att kontollera att alla kopplade konton har SRU-koder enligt programmets baskontoplan.
  3. Klicka på Spara eller Avbryt beroende på om du vill spara några ändringar eller inte.
  4. Klicka på Slutför när du är klar.

Bokslutet skapas därmed och du kan börja arbetet med bokslutet.

Använder du Visma Bokslut från Visma Byråstöd får du först en fråga om du vill ändra bokslutsstatus i Visma Byråstöd till Påbörjad.

Svarar du Ja markeras rutan för Påbörjad direkt i Visma Byråstöd.

För att kunna lämna in din årsredovisning digitalt måste vissa uppgifter vara ifyllda.

  1. Välj Start - Grunduppgifter årsredovisning.
  2. Ange datumet när årsstämman ska äga rum i fältet Datum årsstämma.
  3. Ange styrelsens säte.
  4. Se till att du har samtliga personer i den registrerade styrelsen upplagda under Styrelse/Kontakter. Se till att du anger vilken roll personerna har i styrelsen samt vilka som ska underteckna årsredovisningen genom att markera Undertecknar årsredovisningen.
  5. Ange vilken styrelsemedlem eller VD som ska skriva under fastställelseintyget genom att markera Underskrift fastställelseintyg.

Vid digital inlämning är det obligatoriskt att ange personnummer, e-postadress och roll i styrelse på den person som ska skriva under fastställelseintyget.

Under Regelverk är K2 alternativt K3 och Digitalt markerat eftersom du angav det när du skapade bokslutet. Ångrar du dig kan du i efterhand ta bort markeringen för Digitalt. Du kan då välja mellan att behålla den skapade årsredovisningen och att den öppnas upp för redigering eller så kan du välja att skapa om årsredovisningen, balans- och resultaträkningen enligt tidgare K2- eller K3-mall. Värden och texter får i så fall skrivas in på nytt.

Om du tvärtom har skapat ett bokslut och i efterhand kommer på att du vill lämna in din årsredovisning digitalt, markerar du Digitalt. Då kommer årsredovisning, balans- och resultaträkning att skapas om för att kunna lämnas in digitalt. Du får då också skriva in värden och texter på nytt.

När du har markerat Digitalt kan du inte lägga till en bild under Företagslogotyp.

Nu har bokslutet skapats och du har möjlighet att signera och lämna in det digitalt. Läs mer om hur du gör i avsnittet Digital signering och inlämning.

Relaterade avsnitt

Digital signering och inlämning

Vad ska jag tänka på vid redovisning av stöd kopplat till corona?

Skapa fil för att lämna in årsredovisningen digitalt

Arbeta smartare

Redovisningskonsult? Jobba smart med Visma Smarta Byrån

Så funkar digital inlämning

Frågor och svar - Vad gäller vid digital inlämning?

Filmer

Skapa fil för att lämna in årsredovisningen digitalt

Se alla filmer om Visma Bokslut

Supportforum

Visma Skatt & Bokslut Pro