Visma Administration 500
Fakturor, utskrift
Du kan skicka fakturor i programdelen Försäljning - Kundfakturor via knappen Skicka. Klickar du på pilen vid Skicka kan du välja Aktuell faktura för att skicka den faktura du har på skärmen, eller Fakturor för att skicka flera fakturor samtidigt. När du väljer Fakturor kommer du till programdelen Fakturahantering. Där markerar du de fakturor du vill skicka och väljer sedan kommandot Skicka fakturor. Klickar du direkt på själva ikonen för Skicka så är det den aktuella fakturan som skickas. Du kan självklart även gå direkt till programdelen Försäljning - Fakturahantering för att skicka dina fakturor.
Under Arkiv - Inställningar - - Försäljning, fliken Normalvärden anger du vilka utskriftsval du vill använda när du skickar olika typer av dokument. Du kan välja mellan Pdf, E-post, Brev, Lokal e-post och Skrivare beroende på vilken typ av dokument det är. Läs mer i avsnittet Försäljning, fliken Normalvärden, företagsinställningar.
När du väljer Fakturor är det enbart fakturor som inte har någon markering i rutan Ej klar och som inte redan är skickade som visas i programdelen Fakturahantering och som sedan kan skickas därifrån. När det gäller valet Aktuell faktura skickas fakturan alltid, oavsett om den har markering i Ej klar eller om den redan är skickad.
Läs mer i avsnittet Fakturahantering, listläge om hur du jobbar i den programdelen.
Det är enbart fakturor som är markerade som skickade, som kan komma med på fakturajournal och bokföringsunderlag. En faktura måste finnas med på en utskriven och godkänd fakturajournal för att den ska betraktas som avslutad, ur bokföringsperspektiv.
Om du har en felaktig eller ofullständig faktura kommer den inte att skickas. Det kan exempelvis vara en faktura som har blivit skapad av misstag och som inte har några fakturarader. Du kan i efterhand rätta till en felaktig faktura. Vill du inte behålla en faktura som blivit skapad av misstag sätter du en markering i rutan Makulerad.
Vill du skriva ut skickade fakturor i efterhand kan du göra det via utskriften Skickade fakturor som du hittar under Utskrifter - Faktura - Skickade fakturor.
Fältförklaringar
Här visas fältförklaringar för dialogen som öppnas när du har valt Skicka - Aktuell faktura. Har du valt Skicka - Fakturor öpnnas istället programdelen Fakturahantering. Den beskrivs i avsnittet Fakturahantering, listläge.
Fakturanr
Här visas fakturanumret för den aktuella fakturan. Det är enbart fakturor som saknar markering i rutorna Ej klar och Skickad - Faktura i arbetsbilden för faktoror som kan skickas.
Förhandsgranska
När du valt Förhandsgranska visas fönstret Förhandsgranska. Här kan du välja att skriva ut, söka i utskriften, förstora/förminska utskriften på bildskärmen eller gå till en specifik sida i utskriften.
När du väljer att skriva ut från fönstret Förhandsgranska skrivs dokumenten ut enligt de inställningar du har gjort på kunden eller dokumentet. Ett dokument som skrivs ut via Förhandsgranska blir markerat som skickat.
Föregående sida/Nästa sida
Dessa knappar använder du om du vill bläddra dig framåt eller bakåt i utskriften.
Förhandsgranskning till pdf
Vill du granska eller skriva ut ett dokument, utan att det blir markerat som skickat, gör du det via knappen Förhandsgranskning till pdf.
Förstoring
Om du vill se din bildskärmsutskrift i olika förstoring klickar du på knappen Förstoring.
Du kan visa med dynamisk skala, med eller utan minimumförstoring och du kan välja att alltid visa med fast förstoring. Du kan både skriva in värden som är större och mindre än 100%.
Om du väljer Anpassa skala efter fönster, anpassas visningen alltid efter fönstrets storlek, hur litet fönstret än är. För att utskriften inte ska bli helt oläslig kan du skriva in en minimiförstoring. Då blir skalan för visningen aldrig bli mindre än det du skriver in.
Om du väljer Egen skala visas alltid bildskärmsutskriften med samma storlek, oavsett hur stort eller litet fönstret är. Du måste också ange den skala du vill använda.
När du tittat klart på utskriften klickar du på knappen Stäng.
Gå till sida
Om du vill gå till en speciell sida i utskriften väljer du knappen Gå till sida. Här skriver du in den sida du vill titta på.
Sök/Sök bakåt/Sök framåt
Om det är något speciellt i utskriften du vill titta på, exempelvis ett särskilt konto eller ett visst datum, kan du söka efter det genom att klicka på knappen Sök. I dialogen som visas skriver du in vad du vill söka efter. Det kan vara hela eller delar av konton, benämningar, datum eller belopp. Du måste skriva exakt det du söker. Om du exempelvis söker datum så måste du ange dem på exakt samma sätt som de skrivs i listan. När du har skrivit in något att söka och programmet har hittat den första positionen som överensstämmer med sökbegreppet kan du söka framåt (mot slutet i utskriften) via Sök framåt eller bakåt (mot början i utskriften) via Sök bakåt.
Utskrift
Om du vill skriva ut direkt från fönstret Förhandsgranska klickar du på ikonen Utskrift. Utskrifterna sker nu enligt de inställningar du har gjort tidigare och dokumenten markeras som utskrivna.
Inställningar
När du klickar på knappen Inställningar visas en dialogruta där du kan kan göra inställningar för din skrivare och även göra justeringar för dina dokument och egna kopior. Här visas också vilken skrivare som är vald.
Antal egna kopior
Under Arkiv - Inställningar - - Mallar, fliken Dokumentmallar kan du ange hur många kopior av dokumenten som du vill skriva ut för eget bruk. Det antal du har valt i är det antal som gäller så länge du inte anger ett annat värde här.
Om du justerar antalet egna kopior här gäller det bara den utskrift du gör just nu. Om du vill göra en permanent ändring går du in under Arkiv - Inställningar - - Mallar, fliken Dokumentmallar.
Automatisk sidbrytning per kund vid utskriftsval Skrivare
Om du använder en utskriftsmall som endast täcker en del av pappret kan du välja att ha sidbrytning efter varje kund. Det gör du genom att markera den här rutan. Exempel på en sådan utskriftsmall är BG Avier.
Skicka e-post utan att öppna för redigering
Om du markerar det här valet innebär det att dokument som har utskriftsvalet Lokal e-post kommer att skickas iväg till mottagaren direkt när du klickar på Skicka, utan att först öppnas i ditt e-postprogram.
Skrivarinställningar
När du väljer Skrivarinställningar kan du välja vilken skrivare du vill använda för den aktuella utskriften. Om du alltid vill använda dig av en viss skrivare för en viss dokumenttyp gör du inställningar för det under Arkiv - Inställningar - Skrivarinställningar. Läs mer i avsnittet Skrivarinställningar.
Skicka dokument med utskriftsval Pdf till samma pdf-fil
Om du markerar det här valet kommer de dokument som har utskriftsvalet Pdf att samlas i en och samma pdf-fil.
Justering vänster/Justering topp
Här kan du göra justeringar så att din utskrift ser korrekt ut på pappret. Du anger justeringarna i millimeter och kan ange både positiva och negativa värden. Justeringarna här gäller bara den utskrift du gör just nu. Om du vill göra en permanent ändring går du in under Arkiv - Inställningar - - Mallar, fliken Dokumentmallar.
Skicka
När du klickar på knappen Skicka kommer dokumentet att skickas enligt det utskriftsval som är angett.
