Gör årsavslut i bokföringen

Här beskrivs hur du gör ett årsavslut i Visma Administration 500.

Resultatenheter följer företagets bokföringsår och avslutas samtidigt som du gör årsavslut i bokföringen.

1. Starta Visma Administration 500 och välj det företag du vill arbeta med.

2. Registrera alla leverantörsfakturor, kundinbetalningar och leverantörsutbetalningar som tillhör det gamla året och skriv ut alla kundfakturor.
3. Se till att alla journaler är utskrivna och godkända.
4. Välj Arkiv - Säkerhetskopiering - Aktivt företag. Märk lagringsmediet "Före årsavslut", företagsnamn, datum, signatur.

5. Välj Arkiv - Bokföringsår - Skapa nytt år.

6. Skriv in start- och slutdatum för det nya bokföringsåret.
7. Välj kontoplan.

8. Klicka på Nästa.

9. Gå igenom tabellen och välj de åtgärder du vill göra för respektive konto. Läs mer om de olika valen du kan göra i fältförklaringen för Åtgärd i avsnittet Skapa nytt år..

10. Klicka på Slutför.

11. Välj Arkiv - Bokföringsår - Välj bokföringsår och öppna det gamla bokföringsåret när du ska fortsätta med bokslutsarbetet.

12. Har du några verifikationer som inte är registrerade och som tillhör det gamla året registrerar du dem nu.
13. Välj Utskrifter - Journaler.
14. Skriv ut alla journaler som ska tillhöra det gamla året och som inte är utskrivna (de som har svart text och är markerade). Kontrollera att du anger rätt journaldatum, dvs rätt år och godkänn journalerna. Om du skriver ut en journal med ett datum som inte ingår i ditt bokföringsår visas ett felmeddelande. Läs mer om felmeddelandet Det finns inget bokföringsår där angivet datum ingår i avsnittet Felmeddelanden.
15. Skriv ut Balans- och Resultatrapport för att ha dem som arbetsmaterial i det gamla året.

Stäm av det gamla bokföringsåret

16. Välj Bokföring - Avstämningar.
17. Ange datumet du gör avstämningen på och markera om du vill stämma av kundreskontra, leverantörsreskontra och/eller övriga konton som t ex kassa, bank och plusgiro. Om du får upp en differens kan du dubbelklicka på raden för att få förslag på vad differensen kan bero på. Du kan läsa mer om detta i avsnittet Gör automatisk avstämning.
18. Stäm av ditt lagerkonto mot ditt faktiska lagervärde.
19. Gör en manuell avstämning av lagerkontot genom att skriva ut en Kontoanalys till bildskärm på det eller de konton du använder för att bokföra lagertransaktioner. Saldot på lagerkontot ska stämma med den total som finns på lagervärdeslistan. Om det inte gör det kan du söka efter det avvikande beloppet i kontoanalysen du har på bildskärmen.

20. Bokför korrigeringarna. Om korrigeringar ska göras i kundreskontra eller leverantörsreskontra eller på lagerantal på artiklar utan att påverka bokföringen måste du gå in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter och markera Bokför journaler och momsrapporter manuellt.
21. Skriv ut journaler på korrigeringarna. Glöm inte att ta bort markeringen när du har godkänt journalerna.

22. Skriv ut momsrapport för sista perioden i bokföringsåret. Kontrollera och för över till bokföringen. Det är viktigt att du på nytt för över UB innan du gör den första momsrapporten för det nya året.
23. Bokför bokslutsverifikationer t ex interimsfordringar, interimsskulder och avskrivningar.
24. Skriv ut Balansrapport och Resultatrapport och stäm av rapporterna mot bokslutsbilagorna.
25. Gör bokslutsdispositioner.
26. Boka om återstående resultat på balansrapporten som en verifikation. Vid positivt resultat debiterar du resultatkontot för redovisat resultat, vanligen ett konto ur 89-klassen, och krediterar balanskontot för redovisat resultat, vanligen ett konto ur 20-klassen.

27. Skriv ut Balansrapport och Resultatrapport och kontrollera dem.
28. Säkerhetskopiera genom att välja Arkiv - Säkerhetskopiering - Aktivt företag. Märk lagringsmediet som ska arkiveras på ett säkert ställe under en längre tid med "År XXXX". Ta ytterligare en säkerhetskopia som förvaras bland dina vanliga säkerhetskopior.
29. När du är klar med året ska du låsa det. Kontrollera med din redovisningsbyrå att allt är klart innan du låser året. När du har låst året kan du varken registrera verifikationer eller bokslutstransaktioner. Du låser året genom att välja Arkiv - Bokföringsår - Lås period. Läs mer i avsnittet Lås period.

30. Skriv ut Balansrapport, Resultatrapport, Huvudbok och Verifikationslista. Eftersom året nu är låst har beteckningen "preliminär" under rubrikerna försvunnit.
31. Byt bokföringsår till det nya året under Arkiv - Bokföringsår - Välj bokföringsår.
32. För över den slutliga utgående balansen från föregående år genom att välja Bokföring - Ingående balans och kommandot Överför UB från föregående år. Har du valet Överför UB till IB automatiskt markerat i företagsinställningarna sker detta automatiskt så fort du gör ändringar i föregående år.

Relaterade avsnitt