Visma Administration 500

Hantera inbetalning från Visma AutoCollect

När du har skickat ett uppdrag via AutoCollect bevakar tjänsten betalningen från din kund. När kunden betalar till Visma Amili sätts de inbetalda beloppet in på det konto du har angett i företagsinställningarna. I samband med detta skapar programmet automatiskt en betalning på fakturan. Betalningen innehåller vanligtvis en betalrad för fakturabeloppet och en för räntan. Fakturabeloppet konteras på det konto som är angett för betalsättet BG under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning - Betalsätt. Räntan konteras på det konto för ränteintäkter du har angett under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Kontonummer.

När ett uppdrag som har gått vidare till bevakning blir slutbetalt, betalar Visma Amili ut hela fakturabeloppet till ditt konto. Därefter skickar de en faktura till dig på 10% av fakturabeloppet (max 2 000 kr), vilket är avgiften för bevakningsuppdraget. Läs mer i Registrera ett slutbetalt bevakningsuppdrag.

Om hela fakturan har blivit betald ändras statusen på uppdraget till Slutbetald. En slutbetald faktura flyttas till fliken Avslutade uppdrag. En faktura anses vara slutbetald även om ränta och avgifter inte är betalda. I vissa fall driver Visma Amili ärendet vidare för att få in även dessa avgifter, men det är inget som påverkar dig.

Slutbetald faktura:

Om fakturan har blivit delbetald skapas en betalrad för delinbetalningen och uppdraget behåller sin nuvarande status.

Delbetald faktura:

När Visma Amili får en inbetalning från kunden använder de sig av en avräkningsordning som innebär att betalningen ska täcka i första hand fakturabeloppet, i andra hand avgifterna och sist räntan. Om ditt uppdrag har status Kronofogden kan avräkningsordningen istället bli först omkostnader, i andra hand ränta och sist kapital. Detta gäller till exempel om uppdraget ligger för utmätning hos Kronofogden.

När en faktura är betald/delbetald får du en notifiering i programmets sidopanel om att statusförändringar har skett.

Gör så här för att se vilka fakturor som har blivit betalda:

Klicka på länken i notifieringen eller välj Betalningar - Visma AutoCollect, fliken Pågående uppdrag

Om du har fått en inbetalning visas då en informationsruta där du kan se vilka uppdrag som har blivit betalda.

Klicka på Stäng när du har läst klart informationsrutan.

Vill du kontrollera de betalrader som har skapats på din faktura klickar du på förstoringsglaset vid fakturanumret, för slutbetalda fakturor gör du det på fliken Avslutade uppdrag och för delbetalda fakturor gör du det på fliken Pågående uppdrag. Fakturan öppnas och du hittar betalraderna på fliken Spårning.

När du skriver ut en inbetalningsjournal kommer betalraderna från AutoCollect att hanteras som vanliga inbetalningar.

Om kunden betalar direkt till dig

Om din kund betalar direkt till dig, trots att du har skickat uppdraget till Visma AutoCollect, så registrerar du inbetalningen genom att göra en direktbetalning. Detsamma gäller om du använder dig av funktionen Återrapportering inbetalningar och filen som du läser in innehåller inbetalningar för ett pågående uppdrag hos AutoCollect.

När du gör en direktbetalning synkas den automatiskt över till Visma AutoCollect. Gör så här:

Välj Försäljning - Kundfakturor.
Markera den aktuella fakturan i listan och välj kommandot Direktbetala.

I dialogrutan Direktbetala visas uppgifter som har med ditt uppdrag hos AutoCollect att göra, till exempel vilka avgifter och vilken ränta som har debiterats kunden och vilket totalbelopp kunden är skyldig.

Ange det belopp som kunden har betalat in i fältet Betalt.

Programmet räknar ner saldot för fakturan. Om kunden har betalat in räntan och avgifterna till ditt konto registrerar programmet betalrader även för det. Eventuell ränta och avgift konteras på det konto för ränteintäkt respektive påminnelseavgift du har angett under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Kontonummer.

Välj Lagra när du är klar.

Programmet bearbetar betalningsinformationen och meddelar AutoCollect att fakturan är betald direkt till dig. Skulle kunden av misstag ha betalat in påminnelseavgiften direkt till dig kommer du att få en faktura från Visma Amili på den avgiften.

När hela fakturan är betald får uppdraget status Slutbetald, oavsett om ränta och avgifter inte är betalda. I vissa fall driver Visma Amili ärendet vidare med det är inget som påverkar dig.

Vid delbetalning får uppdraget samma status som det hade innan betalningen gjordes.

Om du har registrerat en direktinbetalning och statusen trots det inte ändras kan du kontrollera följande:

När skickades ärendet till AutoCollect? Uppdatering av status sker kl 18:00 varje dag.
Är det rätt person som är inloggad i programmet (om du använder inloggning)?
Är rätt e-postadress och lösenord angiven under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster och har den personen behörighet till AutoCollect?
Är rätt uppgifter inlagda under Visma AutoCollect?
Testa att göra en förändring i företagsinställningarna, du kan t ex ta bort en bokstav i företagsnamnet och lägga till den igen. På så sätt görs en uppdatering och en ny synkronisering mot tjänsterna automatiskt.