Rensa dokument

När du har använt ditt program något eller några år finns det säkert en del onödiga dokument i dina register. Det kan t ex gälla fakturor eller leverantörsfakturor du inte vill spara längre. Denna typ av dokument kan du rensa från programmets register med hjälp av funktionen Rensa dokument under Arkiv - Registervård/Rensning. Du rensar fram till och med ett datum du själv anger.

Det är endast den som har behörighet som systemoperatör som kan använda funktionen Rensa dokument.

Det som kan rensas är följande:

  • Offerter - ogiltiga och makulerade offerter. Tillhörande offertrader raderas.
  • Order - fakturerade och makulerade ordrar. Tillhörande orderrader raderas om ordern inte är markerad som levererad.
  • Fakturor - journalförda och slutbetalda fakturor med tillhörande betalningar, journalförda kontantnotor, slutbetalda ingående kundfakturor och makulerade fakturor.
  • Inbetalningsbuntar - journalförda och makulerade inbetalningsbuntar.
  • Beställningar - slutlevererade och makulerade beställningar.
  • Inkommande följesedlar - fakturerade och makulerade följesedlar.
  • Leverantörsfakturor - journalförda och slutbetalda leverantörsfakturor med tillhörande betalningar, makulerade leverantörsfakturor och betalningar utan leverantörsfakturor.
  • Artikeltransaktioner - journalförda lagertransaktioner och artikeltransaktioner som finns med på dokument som har rensats bort.

    Artikeltransaktionen rensas oavsett vilket datum den är journalförd.
    Alla transaktioner innan rensningsdatumet rensas bort och de transaktioner som fortfarande påverkar lagervärdet vid rensningdatumet läggs därefter tillbaka så att lagervärdet blir detsamma som innan rensningen. Om det är minus på lagret eller om lagervärdet blir preliminärt efter rensning så rensas inte några transaktioner bort.

    I de fall dokument inte kan rensas bort, men där transaktionerna inte ska påverka lagret längre, tas lagertransaktionsflaggan bort på raden så att den inte syns under Transaktioner. Däremot visas den till exempel under Fakturerat.

Observera att du endast kan rensa dokument. Register och bokföring kan inte rensas via denna funktion. Vill du ta bort någon post i ett register gör du det inne på respektive register t ex leverantörsregistret. Om du inte kan rensa valda dokument beror det på att något av ovanstående krav inte är uppfyllda. Programmet visar även vilka kopplade poster och dokument som rensas bort.

När du ska genomföra en rensning följer du en guide som leder dig igenom rensningen steg för steg. Blir du osäker kan du alltid avbryta rensningen genom att klicka på knappen Avbryt.

Följ stegen nedan för att utföra rensningen:

  1. Kontrollera att du har rätt företag öppet, dvs det företag som du ska rensa dokument i.
  2. Tänk över vad det är som ska rensas och framförallt till vilket datum rensningen ska ske. Skriv gärna ut de dokument som kan behövas sparas innan du påbörjar rensningen och glöm inte att säkerhetskopiera aktivt företag.

Rensningen kan ta lite tid beroende på hur mycket data det handlar om. Därför är det bra att rensa när du inte är i behov av datorn och dess information.

  1. Välj Arkiv - Registervård/Rensning - Rensa dokument.

För att vara säker på att alla uppgifter i företaget är korrekt uppdaterade föreslås att du först gör en kontroll av databasen. Om du redan har gjort en sådan kontroll kan du välja att inte göra det igen genom att markera Jag har gjort en kontroll av databasen under Registervård och behöver inte göra det igen. Se Kontrollera företagets databas för mer information.

  1. Välj Nästa.

Har du valt att kontrollera företagets databas visas dialogrutan Kontrollera databas.

  1. Välj vilken eller vilka moduler du vill kontrollera. Se Kontrollera företagets databas för mer information.
  2. Välj Starta kontroll.

När kontrollen är klar, eller om du valde att gå vidare utan kontroll direkt, visas nästa steg i guiden, Välj datum för rensningen.

Här väljer du ett datum för att begränsa rensningen. De dokument som är äldre än det datum du anger här och som tillhör de register du väljer i nästa steg kommer att rensas. Rensning kan inte göras i innevarande eller föregående år, oavsett om du har brutet räkenskapsår eller kalenderår. På så vis har programmet kvar statistikunderlag för artiklar, kunder och leverantörer.

Rensar du långa perioder kan det ta lång tid. För att undvika detta väljer du ett datum som förkortar rensningsperioden.

Längst ner i bilden finns information om när du rensade senast.

  1. Välj datum för din rensning. Du kan skriva in datumet direkt eller bläddra dig fram till rätt datum med knapparna.
  2. Klicka på Nästa.

Vill du backa tillbaka till föregående steg klickar du på Föregående. Vill du avbryta rensningen helt och hållet klickar du på Avbryt.

Nu kommer du till nästa steg i guiden, Välj register som ska rensas.

Här väljer du vilka register som ska rensas fram till det datum du har angett. I rutan Rensar följande poster hittar du mer information om vad som rensas för respektive register.

En markering i kolumnen Rensa visar att registret är valt. Om du vill markera alla gör du det enklast genom att klicka på knappen Markera alla.

Gör så här:

  1. Markera de dokumenttyper du vill rensa.
  2. Klicka på knappen Nästa.

Vill du backa tillbaka till föregående steg klickar du på Föregående. Vill du avbryta rensningen helt och hållet klickar du på Avbryt.

Nu kommer du till nästa steg i guiden, Kontrollera dina val.

I den här dialogrutan visas en översikt över de val du har gjort i rensningsguiden.

Gör så här:

  1. Kontrollera att valen stämmer med det du vill rensa. Stämmer det inte går du tillbaka till föregående bild.
  2. Klicka på knappen Nästa.

Vill du backa tillbaka till föregående steg klickar du på Föregående. Vill du avbryta rensningen helt och hållet klickar du på Avbryt.

Nu kommer du till nästa steg i guiden, Säkerhetskopiera före rensning.

Nästa steg i guiden uppmanar dig att säkerhetskopiera innan du går vidare. Du bör alltid säkerhetskopiera innan du genomför en rensning eftersom rensade poster inte kan återställas.

Om du inte vill säkerhetskopiera markerar du Jag har precis säkerhetskopierat företaget och behöver inte göra det igen. När du väljer Nästa, får du upp en ny fråga om du är säker på att du inte vill säkerhetskopiera, eftersom det är viktigt att du har en aktuell säkerhetskopia.

De dokument som du tar bort kan inte återställas. Därför är det mycket viktigt att du har en färsk säkerhetskopia om du skulle göra fel eller ångra dig.

  1. Klicka på Nästa för att säkerhetskopiera företaget.
  2. Välj var du vill spara din säkerhetskopia och klicka på OK.

Nu startar säkerhetskopieringen av det aktiva företaget.

  1. Klicka på OK när säkerhetskopieringen är klar. Läs mer i avsnittet Säkerhetskopiera aktivt företag/alla företag.
  2. Klicka på knappen Slutför.

Nu kommer du till det sista steget i guiden, Rensningen utförs.

När du har valt att slutföra rensningen genomförs den och en löpande rapport om vad som sker visas. Ytterligare information kan du få genom att klicka på knappen Visa info. Du kan även göra en utskrift av informationen.

Rensningen är klar och det går bra att arbeta vidare.

Relaterade avsnitt

Kontrollera företagets databas

Säkerhetskopiera aktivt företag/alla företag

Arbeta smartare

Boka kurs för att lära dig Visma Administration

Skattekalender - viktiga datum för momsinbetalning

Filmer

Se alla filmer om Visma Administration 2000

Supportforum

Prova Visma Administration gratis!