Inläsning underlag, listläge

Programdelen Inläsning underlag hittar du under både Inköp och Bokföring.

I den här programdelen läser du in underlag som har skickats till dig, både e-fakturor från dina leverantörer och scannade underlag från Visma Scanner.

För att kunna läsa in e-fakturor måste du ha markerat Ta emot e-fakturor under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument. För att kunna läsa in scannade dokument till den här programdelen behöver du ha markerat Kontrollera om det finns scannade underlag att läsa in. Denna inställning görs under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Visma Scanner.

Varje gång du öppnar Inläsning underlag görs en kontroll på om det finns underlag att läsa in. Du kan också manuellt kontrollera detta genom att använda kommandot Hämta nya underlag.

Alla underlag som kan läsas in visas i den övre tabellen och visas enligt den sorteringsordning du har valt. Du ser om det är en e-faktura, ett scannat kvitto eller en scannad leverantörsfaktura . Du kan också se vilken status underlaget har, statusen kan vara grön, röd eller gul. Du kan lägga till och ta bort kolumner eller ändra ordning bland kolumnerna i den övre tabellen.

Förklaringen till ett underlags olika statusar visas ovanför den nedre tabellen. Det är statusen för den rad som är blåmarkerad i den övre tabellen som visas. Det är också för det underlaget som du ser ett förslag på kontering. Läs mer om de olika statusmeddelanden som finns i avsnittet Status vid inläsning av underlag.

Till höger i arbetsbilden visas det inlästa underlaget som en bild. Du kan klicka på bilden för att öppna den i ett separat fönster som är fristående från programmet. Därifrån kan du förstora bilden och även skriva ut den om du önskar det. Består underlaget av flera sidor kan du använda pilarna för att bläddra mellan sidorna.

Innan du läser in underlagen går du igenom dem och försöker åtgärda de statusar som visas. När du är klar markerar du dina underlag och klickar på Läs in markerade underlag. Nu skapas verifikationer respektive leverantörsfakturor utifrån underlagen.

En leverantörsfaktura behöver inte vara färdigkonterad i den här programdelen. Du kan skapa leverantörsfakturan genom Läs in markerade underlag och sedan kontera klart den under Inköp - Leverantörsfaktura.

Du kan inte skapa en kreditfaktura utifrån ett inläst scannat underlag, till exempel en pdf som skickats via e-post.

Har du inlästa men ej kopplade underlag, som är scannade i en programversion äldre än 2020.3, kommer uppgifter som t ex datum och belopp inte att föras över utan du får själv komplettera underlaget med detta.

Vill du ändra storleken på de olika delarna i arbetsbilden kan du göra det genom att dra i handtagen på de lodräta och vågräta linjerna. På så sätt kan du anpassa vyn så som du vill ha den. Du kan till exempel använda det lodräta handtaget för att visa ditt underlag lite större eller det vågräta handtaget för att justera storleken på tabellerna. Justeringarna du gör i arbetsbilden sparas per företag.

Här föreslås beloppen för de olika raderna utifrån underlaget och den eventuella konteringsmall som är vald på leverantören.

Denna kolumn visas endast om underlaget är en leverantörsfaktura.

I kolumnen Benämning visas kontots benämning.

Denna kolumn visas endast om underlaget är ett kvitto.

Om e-fakturan innehåller en bilaga finns det en markering i den här kolumnen.

Om du vill visa den här kolumnen i tabellen lägger du till den genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar. Läs mer i avsnittet Kolumninställningar.

I kolumnerna Debet kr och Kredit kr skriver du in de belopp du ska kontera.

Differensen ska vara 0 i den nedre tabellen. Om differensen inte är 0 är det något belopp som är felaktigt. Gå i så fall igenom dina konteringar.

En leverantörsfaktura behöver inte vara färdigkonterad i den här programdelen. Du kan skapa leverantörsfakturan genom Läs in markerade underlag även om den diffar och sedan kontera klart den under Inköp - Leverantörsfaktura.

I den här kolumnen visas totalbeloppet minus momsen.

Om du vill visa den här kolumnen i tabellen lägger du till den genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar. Läs mer i avsnittet Kolumninställningar.

Här visas det fakturadatum respektive betaldatum som kommer från underlaget, antingen e-fakturan eller det scannade underlaget. Vill du ändra datumet gör du det i kolumnen Fakturadatum eller Verifikationsdatum.

Detta datum hämtas från fältet Fakt-/Betaldatum. Vill du ha ett annat fakturadatum ändrar du det här.

Denna kolumn visas endast om underlaget är en leverantörsfaktura.

Den här kolumnen visar e-fakturans fakturanummer eller det fakturanummer du har angett på fakturan i appen Visma Scanner.

Här visas underlagets förfallodatum. Är underlaget ett scannat kvitto finns det inga uppgifter om förfallodatum att hämta från appen.

Om du vill visa den här kolumnen i tabellen lägger du till den genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar. Läs mer i avsnittet Kolumninställningar.

Här visas artikelns benämning, fakturans totalbelopp, frakt och moms. Om du lämnar fältet tomt kommer kontobenämningen för raden att visas här.

Läs mer om hur artiklar på den inlästa e-fakturan matchas mot artikelregistret.

Denna kolumn visas endast om underlaget är en leverantörsfaktura.

I rutan Kommentar kan du skriva in en anteckning kring underlaget. Om det gjordes en kommentar i samband med att underlaget scannades i Visma Scanner visas även den här.

Kommentaren kommer att läggas till på leverantörsfakturan när den läses in och skapas.

Observera! Tänk på att inte skriva känsliga personuppgifter eller känslig information i programmets fritextfält.

I tabellen under Konteringsförslag visas ett förslag på hur det inlästa underlaget kan konteras. Justera så att konteringen blir som du vill ha den innan du klickar på Läs in markerade underlag.

När du klickar på listpilen i kolumnen Konteringsmall kan du välja den konteringsmall du vill använda för underlaget.

I företagsinställningarna kan du ange vilka konteringsmallar du vill ska föreslås för underlag av typen Scanner - kvitto. Du kan välja en konteringsmall för underlag som är betalade med kort och en för kontant betalning.

Vilken konteringsmall som ska föreslås när du läser in underlag av typen Scanner - Faktura och E-faktura kan du ange på leverantören i leverantörsregistret. Tänk på att du måste markera Läs in alla transaktioner i den konteringsmall du anger, om du vill att e-fakturans alla rader ska läsas in. I konteringsmallen kan du också ange vilket konto som ska användas för de rader som inte har en artikelkontering.

Om du skapar en konteringsmall som du vill ska gälla för underlag som redan är hämtade kan du använda kommandot Hämta markerade underlag på nytt. Du får då en fråga om du vill ersätta befintliga rader. De alternativ du har att välja mellan är:

Ja Gamla rader raderas och nya rader skapas enligt den valda konteringsmallen.
Nej Gamla rader finns kvar och nya rader enligt den valda konteringsmallen läggs till.
Avbryt Den gamla konteringsmallen ligger kvar.

Läs mer i avsnittet Hämta markerade underlag på nytt, kommando.

Här registrerar du det konto raden ska bokföras på.

Här visas den beställningsrad/inkommande följesedelsrad som underlagsraden har kopplats till. Kolumnen visas endast om underlaget är av typen Leverantörsfaktura. Inleds raden med Bestnr är kopplingen gjord mot en beställningsrad och står det Regnr är kopplingen gjord mot en inkommande följesedelsrad.

För att kunna använda kopplingsraden måste programmet veta vilken artikel i artikelregistret som leverantören har levererat. Kopplingen mellan ditt artikelnummer och din leverantörs artikelnummer gör du på fliken Inköp i artikelregistret. I kolumnen Lev artikelnr anger du din leverantörs artikelnummer. Detta måste vara angivet innan du läser in underlaget. Använder du en konteringsmall behöver den vara markerad för att läsa in alla transaktionsrader för att artikelraderna ska läsas in på fakturan. Använder du ingen konteringsmall läses artikelraderna in.

Om du vill ändra koppling klickar du på listpilen till höger på raden. För att se vad som är möjligt att koppla till tar du bort det som är valt sedan tidigare, då visas en lista med de beställningsrader/inkommande följesedelsrader du kan välja.

Kolumnerna som visas när du klickar på listpilen i kolumnen Kopplingsrad är följande:

Här visas ditt artikelnummer.

Här visas det beställda antalet på beställningen. Vid typen Inkommande följesedel är den här kolumnen tom.

Här visas beställningsdatum eller följesedelsdatum beroende på om raden är av typen Beställning eller Inkommande följesedel.

Här visas numret för beställningen eller den inkommande följesedeln.

Här visas vilken enhet raden har.

Om du vill visa den här kolumnen i tabellen lägger du till den genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar. Läs mer i avsnittet Kolumninställningar.

Här visas följesedelsnumret eller leverantörens ordernummer beroende på om raden är av typen Inkommande följesedel eller Beställning.

Om det finns ett beställningsnummer på den inkommande följesedeln visas det här. Kolumnen är tom om raden är en beställning.

Om du vill visa den här kolumnen i tabellen lägger du till den genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar. Läs mer i avsnittet Kolumninställningar.

Här visas det som har angetts som leverantörens artikelnummer på dokumentet.

Här visas det antal som har levererats in på en inkommande följesedel.

Om beställningen sedan tidigare har inlevererade antal, är det det antalet som visas här.

Här visas det à-pris som finns på beställningen/inkommande följesedeln.

Om du vill visa den här kolumnen i tabellen lägger du till den genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar. Läs mer i avsnittet Kolumninställningar.

Här visas radnumret från artikelraden för den rad som visas.

Här visas om det är en beställning eller inkommande följesedel.

Här visas hur många som inte ännu är levererade/fakturerade av radens beställda antal.

Här anger du kvantitet om du arbetar med det i din bokföring. Kolumnen visas om du har markerat Kvantitetsredovisning under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Verifikationer.

Här visas det antal som finns på e-fakturan, om raden är en artikelrad.

Denna kolumn visas endast om underlaget är en leverantörsfaktura.

Den här kolumnen visar leverantörens artikelnummer som finns på underlaget.

Kolumnen visas endast om underlaget är av typen Leverantörsfaktura.

Här visas det leverantörsnummer som underlaget är kopplat till. Fältet Leverantörsnummer fylls i automatiskt när du väljer en leverantör i kolumnen Leverantörsnamn.

Om du vill byta leverantör som underlaget ska kopplas till gör du det genom att klicka på listpilen och väljer leverantör i listan. Du får då en fråga om du vill ersätta befintliga konteringsrader. De alternativ du har att välja mellan är:

Ja Gamla rader raderas och nya rader skapas enligt den konteringsmall som finns på leverantören.
Nej Gamla rader finns kvar och nya rader läggs till enligt den konteringsmall som finns på leverantören.
Avbryt Tidigare konteringsrader ligger kvar.

Vill du lägga upp en ny leverantör gör du det genom att använda kommandot Skapa leverantör.

Läs mer i avsnittet Hämta markerade underlag på nytt, kommando.

Denna kolumn visas endast om underlaget är en leverantörsfaktura.

Här visas namnet på den leverantör som underlaget är kopplat till. Fältet Leverantörsnamn fylls i automatiskt när du anger Leverantörsnummer.

Om du vill byta leverantör som underlaget ska kopplas till gör du det genom att klicka på listpilen och väljer leverantör i listan. Du får då en fråga om du vill ersätta befintliga konteringsrader. De alternativ du har att välja mellan är:

Ja Gamla rader raderas och nya rader skapas enligt den konteringsmall som finns på leverantören.
Nej Gamla rader finns kvar och nya rader läggs till enligt den konteringsmall som finns på leverantören.
Avbryt Tidigare konteringsrader ligger kvar.

Vill du lägga upp en ny leverantör gör du det genom att använda kommandot Skapa leverantör

Läs mer i avsnittet Hämta markerade underlag på nytt, kommando.

Denna kolumn visas endast om underlaget är en leverantörsfaktura.

När du har gått igenom dina underlag så markerar du de du vill läsa in i kolumnen Markering. När du sedan klickar på Läs in markerade underlag är det dessa som läses in och leverantörsfakturor och/eller verifikationer skapas.

Dessa hittar du under Inköp - Leverantörsfakturor och Bokföring - Verifikationer.

Den här kolumnen använder du för att markera vilka underlag du vill läsa in när du klickar på Läs in markerade underlag.

Överst i kolumnen ser du hur många poster du har markerat.

Här visas det namn som finns i underlaget.

Här visas det organisationsnummer som finns i underlaget.

Om du vill visa den här kolumnen i tabellen lägger du till den genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar. Läs mer i avsnittet Kolumninställningar.

Om du har markerat Ta emot pdf-/pappersfaktura som e-faktura under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Digitala fakturor och dokument, och underlaget är en pdf- eller pappersfaktura som har scannats, så visas det med en markering i den här kolumnen.

Om du vill visa den här kolumnen i tabellen lägger du till den genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar. Läs mer i avsnittet Kolumninställningar.

Här anger du projekt om du vill kontera på det. Kolumnen visas endast om det finns projekt upplagda under Bokföring - Projekt.

Här anger du resultatenhet om du vill kontera på det. Kolumnen visas endast om det finns resultatenheter upplagda under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring - Resultatenheter.

Här visas vilken verifikationsserie verifikationen kommer att tillhöra. Vill du registrera verifikationen på en annan serie raderar du innehållet i kolumnen och väljer en annan serie.

Denna kolumn visas endast om underlaget är ett kvitto.

Här visas vilken status underlaget har, antingen OK, Varning eller Fel. Förklaringen till statusikonen hittar du ovanför den nedre tabellen. Statusen visar om underlaget är färdigkonterat eller om något behövs korrigeras.

Ett underlag kan ha flera olika statusar/åtgärder som behöver göras. För att se alla dessa kan du markera Visa alla statusar.

De tre olika statusarna innebär:

En status av typen OK innebär att det inte finns något att åtgärda och underlaget går att läsa in.
En status av typen Varning innebär att det finns något som behöver åtgärdas, men det är inget som stoppar möjligheten att läsa in underlaget och skapa leverantörsfaktura/verifikation. Det som inte åtärdas här, kan istället åtgärdas på den skapade leverantörsfakturan/verifikationen.
En status av typen Fel innebär att underlaget behöver åtgärdas för att kunna läsas in.

Läs mer om olika statumeddelanden som kan visas.

Här visas vilken status som gäller för den rad som är aktiv (blåmarkerad) i den övre tabellen. Ett underlag kan ha flera statusar. För att se alla dessa kan du markera Visa alla statusar. Då visas dessa i en tabell till höger.

Här anger du subkonto om du vill kontera på det. Kolumnen visas om du har markerat Subkonto under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Verifikationer.

Denna kolumn visas endast om underlaget är ett kvitto.

Här visas summan i debet- respektive kreditkolumnen.

Här visas totalsumman för underlaget.

Här anger du transaktionsinfo om du arbetar med det i din bokföring. Kolumnen visas om du har markerat Transaktionsinfo under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Verifikationer.

Denna kolumn visas endast om underlaget är ett kvitto.

Här visas vad det inlästa underlaget kommer att generera, antingen en leverantörsfaktura eller en verifikation.

På scannade underlag kan du byta typ om du vill att något annat än det som föreslås ska skapas.

Här visas vilket typ av underlag det är. Det kan vara en e-faktura, en scannad leverantörsfaktura eller ett scannat kvitto.

Här kan du se vilken valuta som är angiven för underlaget.

Här visas den enhet som valutan har.

Om du vill visa den här kolumnen i tabellen lägger du till den genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar. Läs mer i avsnittet Kolumninställningar.

Här kan du se vilken kurs som gäller för den valda valutan. Kursen hämtas från inställningarna för Valutakurser. Du kan ändra kursen om det skulle behövas.

Här visas VAT-numret om det finns med på e-fakturan.

Om du vill visa den här kolumnen i tabellen lägger du till den genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar. Läs mer i avsnittet Kolumninställningar.

Här anger du den verifikationstext du vill ha. Har du valt en konteringsmall för underlaget så är det verifikationstexten från konteringsmallen som föreslås.

Denna kolumn visas endast om underlaget är ett kvitto.

Detta datum hämtas från fältet Fakt-/Betaldatum. Vill du ha ett annat verifikationsdatum ändrar du det här.

Denna kolumn visas endast om underlaget är ett kvitto.

Ett underlag kan ha flera olika statusar/åtgärder som behöver göras innan det går att läsa in. För att se alla dessa kan du markera Visa alla statusar. Då visas dessa i en tabell till höger. Läs mer om olika statumeddelanden som kan visas.

Avmarkera alla
Gör ny statuskontroll
Hämta markerade underlag på nytt
Hämta nya underlag
Markera alla
Skapa leverantör
Öppna underlag

Relaterade avsnitt

Inläsning underlag

Läs in underlag

Status vid inläsning av underlag

Arbeta smartare

Arbeta smart med faktureringen i Visma Administration

Därför ska du fakturera digitalt

Inget papper, inget porto, inget strul

9 tips som tar ditt företag ur likviditetsproblem

Filmer

Läs in e-fakturor

Inställningar för att ta emot e-fakturor

Aktivera Visma Scanner

Se alla filmer om Visma Administration 2000

Supportforum

Prova Visma Administration gratis!