Visma Administration 2000
Kan jag få in mina pdf-fakturor i programmet?
Ja, du kan få in pdf-fakturorna på två sätt, antingen mejlar din leverantör fakturan direkt till vår scanningscentral eller mejlar (vidarebefordrar) du själv fakturan till scanningscentralen. På så sätt sparar du tid och får en smidigare hantering av dina leverantörsfakturor. Dessutom minskar risken för att du stansar in fel uppgifter.
Leverantören mejlar fakturan till vår scanningcentral
Din leverantör kan mejla sina fakturor till vår scanningcentral. Scanningcentralen skickar sedan vidare fakturan till dig som en e-faktura som läses in direkt i Visma Administration 2000. E-fakturan läggs in automatiskt med ifylld fakturainformation, t ex leverantör, fakturanummer, fakturabelopp, momsbelopp, faktura- och förfallodatum.
Gör så här:
- Markera Ta emot pdf-/pappersfaktura som e-faktura under Arkiv - Inställningar - - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument.
- Klicka på knappen Adress för pdf-/pappersfaktura för att se de nya adresserna som dina leverantörer ska använda när de skickar sina fakturor till dig. Det finns en fakturaadress till de som skickar pappersfakturor och en mejladress till de som skickar pdf-fakturor. Adresserna går till scanningcentralen och börjar gälla 24 timmar efter aktivering.
- Kontakta dina leverantörer och be dom att i fortsättningen skicka fakturor till den nya adressen. För att underlätta kan du använda utskriften Begäran om e-faktura.
Tänk på att de nya adresserna endast ska användas för fakturor. Betalningspåminnelser och andra dokument ska leverantören fortfarande skicka till din ordinarie adress.
När dina leverantörer sedan börjar skicka sina fakturor till de nya adresserna så kommer du att se att det finns fakturor att läsa in när du väljer Inköp - Leverantörsfakturor. Läs mer i avsnittet Läs in underlag.
Du mejlar fakturan till scanningcentralen
I stället för att leverantören mejlar sin faktura till en särskild adress kan du göra det själv. När du får ett mejl med en pdf-faktura mejlar du den vidare till scanningcentralen för att få den omgjord till en e-faktura. E-fakturan läggs sedan in automatiskt med ifylld fakturainformation, t ex leverantör, fakturanummer, fakturabelopp, momsbelopp, faktura- och förfallodatum.
Gör så här:
-
Markera Ta emot pdf-/pappersfaktura som e-faktura under Arkiv - Inställningar - - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument.
-
Klicka på knappen Adress för pdf-/pappersfaktura för att se den e-postadress du ska skicka pdf-filerna till. Adressen går till scanningcentralen och börjar gälla 24 timmar efter aktivering.
-
När du får ett mejl som innehåller en pdf-faktura skickar du det vidare till adressen som står i fältet E-postadress för pdf-faktura.
Tänk på att den nya e-postadressen endast ska användas för fakturor.
När scanningcentralen har gjort om pdf-filen till en e-faktura och skickat den till dig kommer du att se att den går att läsa in när du väljer Inköp - Leverantörsfakturor. Läs mer i avsnittet Läs in underlag.
Leveranstid
Pdf-fakturor som kommer in till scanningcentralen innan kl 12:00 behandlas och kan läsas in i ditt program senast kl 09:00 följande arbetsdag. Pdf-fakturor som kommer in efter kl 12:00 dag 1, är tillgängliga för inläsning senast kl 09:00 dag 3 (gäller vardagar).
Pappersfakturor som kommer in till scanningcentralen före kl 12.00 behandlas och kan läsas in i ditt program kl 12.00 följande arbetsdag.
Det kan ta längre tid än det som står ovan beroende på hur IT-miljön ser ut
Relaterade avsnitt
