Visma Administration 200

Du är här:

Skapa utbetalning via betalfil

Vill du arbeta smartare?

Du vet väl om att du enkelt kan läsa in en återrapporteringsfil från din bank för att se vilka leverantörsfakturor som har blivit betalda. Betalningar och leverantörsfakturor matchas automatiskt och fakturorna byter status till Betalda. Bara för dig att kontrollera och skriva ut en utbetalningsjournal. Läs mer om återrapportering i avsnittet Återrapportera leverantörsbetalningar.

Här beskrivs hur du gör en utbetalning i programmet genom att skicka en betalfil till din bank. Du hittar också information om hur du gör en delbetalning av en leverantörsfaktura.

För att kunna skicka betalningar via din bank måste du använda bankernas internetbankslösningar. Kontakta din bank angående dessa tjänster.

Inställningar

Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Betalningar.
Kontrollera om din bank finns med i listan över banker att välja, i så fall väljer du den, annars väljer du Annan bank. När du väljer Annan bank kan dina svenska betalningar endast skickas i betalformatet LB.
DNB: Ange eventuell division i fältet Divisionsnamn.
Nordea: Om du använder Nordea och deras filbetalningstjänst Corporate Access markerar du Använder Corporate Access. Fyll i så fall även i uppgifterna för Signer Id respektive CCM Avtalsnr. Detsamma gäller om du använder tjänsten Nordea Business Filhantering
SEB: Ange ditt kundnummer hos banken (SEB Id) i fältet Kund-/Avtalsnr om du ska använda formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03).
Swedbank: Ange ditt avtalsnummer hos banken i fältet Kund-/Avtalsnr om du ska använda formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03).
Ange sökvägen till din banks hemsida i fältet Sökväg till internetbank. Detta gör du om du vill att internetbanken ska öppnas automatiskt när du har skapat din betalfil. Sökvägen du anger används också när du väljer kommandot Gå till internetbank underBetalningar - Utbetalningar.
Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Betalningar - Utbetalningar för att göra ytterligare inställningar.

Annan bank

Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.

Danske Bank

Markera att betalfilen ska sparas i formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03). XML-formatet gör det möjligt att läsa in återrapporteringsfiler. När du skapar ett nytt företag är formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03) förvalt.

Betalfilen som skapas blir en xml-fil som börjar med pain00100103_DB_ följt av sändningsnummer, datum och klockslag.

Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.

DNB

För DNB kan du endast spara betalfilen i formatet XML. XML-formatet gör det möjligt att läsa in återrapporteringsfiler.

Betalfilen som skapas blir en xml-fil som börjar med pain00100103_DB_ följt av sändningsnummer, datum och klockslag.

Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.

Handelsbanken

Markera att betalfilen ska sparas i formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03). XML-formatet gör det möjligt att läsa in återrapporteringsfiler. När du skapar ett nytt företag är formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03) förvalt.

Betalfilen som skapas blir en xml-fil som börjar med pain00100103_SHB_ följt av sändningsnummer, datum och klockslag.

Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.

Nordea

Ange vilket format du vill att betalfilen ska sparas i. Välj XML/ISO20022 (pain.001.001.03) om du vill ha ett framtidssäkert format som hanterar både inhemska betalningar och kreditfakturor. Formaten PO3 och LB kommer att fasas ut inom de kommande åren. Har du markerat Använder Corporate Access under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Betalningar behöver du inte välja något filformat, då blir det automatiskt en XML-fil som skapas.

Betalfilen som skapas blir en xml-fil som börjar med pain00100103_NORDEA_ följt av sändningsnummer, datum och klockslag.

Väljer du PO3 kan betalfilen innehålla både inhemska betalningar och kreditfakturor. Väljer du LB kan betalfilen innehålla inhemska betalningar i SEK. Vill du använda LB-formatet och ändå kunna få med kreditfakturor måste du skicka LB-filen via Girolink. Kontakta i så fall din bank för att avtala om detta.

Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.

SEB

Markera att betalfilen ska sparas i formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03). XML-formatet gör det möjligt att läsa in återrapporteringsfiler. När du skapar ett nytt företag är formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03) förvalt.

Betalfilen som skapas blir en xml-fil som börjar med pain00100103_SEB_ följt av sändningsnummer, datum och klockslag.

Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.

Swedbank

Markera att betalfilen ska sparas i formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03). XML-formatet gör det möjligt att läsa in återrapporteringsfiler. När du skapar ett nytt företag är formatet XML/ISO20022 (pain.001.001.03) förvalt.

Betalfilen som skapas blir en xml-fil som börjar med pain00100103_Swedbank_ följt av sändningsnummer, datum och klockslag.

Ange var du vill att betalfilen ska hamna när du skapar den. Detta gör du i fältet Sökväg till mappen där betalfilen sparas. Det måste finnas en sökväg angiven här för att filen ska kunna skapas. Enklaste sättet att ange din sökväg är genom att klicka på mappen till höger om fältet. Den förvalda sökvägen är C:\SPCSfiler.

Läs mer vilka generella inställningar du kan göra i avsnittet Utbetalningar, företagsinställningar.

Skapa betalfil

Gå till Betalningar - Utbetalningar.

I listläget visas alla leverantörsfakturor som är attesterade men inte journalförda, samt betalningar utan leverantörsfaktura som inte är journalförda.

Under Urval/sortering kan du välja vilka fakturor du vill se i listan. Du kan också välja i vilken ordning du vill att fakturorna sorteras och om du vill att posterna ska sorteras Stigande eller Fallande. Du kan också använda urvalsraden överst i tabellen för att söka i de olika kolumnerna.

Markera de fakturor med status Ej betalda som du vill betala.

Om du bara vill se de fakturor som har status Ej betalda väljer du urvalet Ej betalda vid Urval/sortering. Därefter kan du använda kommandot Markera alla för att markera alla obetalda fakturor.

Vid delbetalning av en faktura ändrar du summan i kolumnen Belopp att betala till den summa du ska betala. Vill du göra andra ändringar kan du dubbelklicka på fakturan eller markera fakturan och välja Kort.

Välj kommandot Skicka betalfil.

Kontrollera att det är rätt utbetalningskonto.

Utbetalningskontot hämtas automatiskt från Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Kontonummer. Har du angett att du har Nordea som bank under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Betalningar och valt formatet PO3, hämtas det kontonummer som står i fältet Betalfil - PO3. För andra banker hämtas kontonumret från fältet Betalfil. Du kan ändra här om du vill betala från ett annat konto.

Kontrollera att det är rätt antal uppdrag och rätt belopp som kommer att skickas iväg. Du ser också vilket betalsätt som kommer att användas, alternativen är:

Bankgiro	Insättning på leverantörens bankgironummer. Betalsättet Bankgiro används för inhemska betalningar.
Bankkonto	Insättning på leverantörens bankkonto. Betalsättet Bankkonto används för inhemska betalningar.
Utbetkort	Leverantören får ett utbetalningskort. Betalsättet Utbetkort används för inhemska betalningar om det saknas kontonummer på leverantören.
PlusGiro	Insättning på leverantörens PlusGirokonto. Betalsättet PlusGiro används för inhemska betalningar. Du kan inte använda betalsättet PlusGiro om du ska skicka kreditfakturor via LB-fil.

Om du har angett både bankgironummer och plusgironummer när du registrerade leverantören i leverantörsregistret så väljer programmet Bankgiro automatiskt. Har du Nordea och formatet PO3 väljer programmet PlusGiro istället.

Klicka på Mer info för att se exakt vilka fakturor som ingår i betalningsuppdraget.

Klicka på OK och sedan på Skicka betalfil.

Nu skapas betalfilen. Namnet på betalfilen innehåller sändningsnummer, datum och tid när filen skapades.

Din internetbank öppnas automatiskt om du har angett sökvägen under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Betalningar.

Logga in i din internetbank och slutför betalningarna.

Markera fakturorna som betalda

När utbetalningarna är gjorda och du har fått betalningsspecifikationen gör du enligt följande:

Välj Betalningar - Utbetalningar.
Välj urvalet På väg under Urval/sortering.
Kontrollera att betaldatumet är korrekt för fakturorna. Är betaldatumet felaktigt ändrar du datumet i kolumnen Betaldatum. Om du vill ändra betaldatum för flera fakturor samtidigt markerar du dem först och väljer sedan kommandot Ändra datum m m.

Markera de fakturor som är betalda i kolumnen Markering.
Välj kommandot Ändra betalstatus och sätt markering för Betald.
Klicka på OK.
Välj Skriv ut - Utbetalningsjournal.
Ange vilket till och med datum du vill skriva ut journalen för och markera Skriv konteringar för varje faktura om du vill att varje utbetalning ska vara konterad för sig i journalen.

Det är endast de betalningar som har ett tidigare betaldatum eller samma till och med datum som kommer med på journalen.

När journalen är utskriven till skrivare kan du godkänna den och samtidigt föra över den automatiskt till bokföringen som nästa verifikat. Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring kan du välja om du vill att det ska skapas en verifikation för hela journalen eller en verifikation per transaktion.

Om du markerar för En verifikation per affärshändelse under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter, kommer det att skapas en verifikation per betalning. Om den inte är markerad blir det en verifikation för alla betalningar som är med på journalen.

Den automatiska överföringen görs inte om du har markerat Bokför journaler och momsrapporter manuellt under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter. Då måste du registrera bokföringsunderlaget manuellt i bokföringen.

Verifikationsdatumet blir det datum som du anger vid Till och med datum när du valde att skriva ut journalen, alltså journalens datum.

Om du godkänt journalerna kan du inte skriva ut dem igen. Det är därför viktigt att du kontrollerar att journalerna är korrekta och utskrivna, innan du godkänner och sparar dem. Du kan skriva ut en kopia på journalen, men du får inte med bokföringsunderlaget. Denna utskrift finns under Bokföring - Gamla journaler.