Kunder, fliken Grunduppgifter

Här har du möjlighet att skriva in uppgifter och anteckningar som berör din kund. Om du kopierar en kund följer inte anteckningen med till den nya posten. Du kan använda upp till 2000 tecken.

När du väljer Försäljning - Kundfakturor och Försäljning - Order kan du enkelt läsa de anteckningar som finns på dina kunder. Anteckningarna visas i en sidopanel till höger i arbetsbilden. Om du har gjort en anteckning på en kund visas det med en gul markering vid kundens namn i sidopanelen. När du drar muspekaren över namnet öppnas sidopanelen och du kan läsa anteckningen. Du kan se anteckningar för dina kunder i sidopanelen både i listläget och kortläget.

Följande fält används om leveransadressen inte är samma som kundens fakturaadress. Du kan lägga upp flera avvikande leveransadresser på kunden. Genom att fälla ner listknappen kan du välja adress, lägga upp ny eller ändra befintliga uppgifter.

På den här raden kan du skriva besöksadressen. Du kan använda upp till 35 tecken. Blanksteg räknas också som tecken.

Här kan du ange något av de distrikt du har inlagda. Om du inte kommer ihåg vilka distrikt du har lagt in kan du titta på listan genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Där kan du också välja att lägga upp ett nytt eller ändra ett befintligt distrikt. Du får plats med 8 tecken.

Här anger du kundens e-post adress. Du kan använda upp till 70 tecken.

Här skriver du in kundens GLN. Detta nummer används bland annat för identifiering av avsändare och mottagare m m i samband med transport av gods.

Läs mer om GLN i avsnittet Vad betyder ID, GLN-nummer, tjänsteleverantör/VAN-operatör, format och Peppol ID?.

Här markerar du om kunden godkänner reklam via e-post.

Här markerar du om kontakten godkänner reklam via sms.

Här kan du ange adressen till kundens hemsida.

Klicka på Hämta adress för att söka efter din kunds adressuppgifter. En dialogruta visas med ett sökresultat. Du markerar raden för det företag du vill hämta adressuppgifter för och klickar på Hämta adress. Företagets adressuppgifter förs då över till ditt kundregister. Du kan endast söka adressuppgifter för svenska adresser.

Visas inget sökresultat eller du vill förfina sökresultatet kan du komplettera sökvillkoren och klicka på Sök.

För att kunna hämta adressuppgifter via ditt program behöver du ha ett serviceavtal.

En kund som markeras som inaktiv finns kvar i registret men syns inte i plocklistan för kunder på order eller fakturor. Avmarkera rutan för att aktivera kunden igen. Det går också inaktivera/aktivera kunden med kommandot Massuppdatera.

Det här är ett sätt att skilja mellan olika typer av kunder. Om du inte kommer ihåg vilka kundkategorier du har inlagda kan du titta på listan genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Där kan du också välja att lägga upp en ny eller ändra en befintlig kundkategori. Du får plats med 4 tecken.

Här skriver du in ett kundnummer du väljer själv. Kundnumret kan vara upp till 16 tecken och innehålla både siffror och bokstäver. Blanksteg räknas också som tecken.

I och med att du kan använda både siffror och bokstäver så sorteras kunderna i alfanumerisk ordning, t ex 1, 11, 2, 20, 21, 3, 4, A1, A11, B1, B11. Tänk på att sorteringen av kunderna blir bäst om du använder samma antal tecken på dina kundnummer.

Här lägger du in landskoden genom att klicka på listknappen och välja i den lista som visas. När landskoden är inlagd visas landets namn i det högra fältet.

Har du angett att kunden är en exportkund kommer landet att skrivas ut på fakturan tillsammans med adressuppgifterna. Du anger att kunden är en exportkund genom att markera Export på fliken Fler uppgifter i kundregistret. För exportkunder blir det ingen moms på fakturorna och du kan inte heller arbeta med priser inklusive moms för en sådan kund.

Handlar du med Storbritanien eller Nordirland - då hittar du mer information i avsnittet Vad ska jag tänka på vid handel med Storbritannien efter Brexit?

Vill du att landet ska skrivas ut även för de som inte är exportkunder behöver du, via malleditorn, göra en ändring i fakturamallen. Du tar då bort villkoret %Export på de fält som skriver ut land (t ex Kundens land (i Ruta-kundens fakturaadress) samt Land (i Ruta-adress). I filmen Grundinställningar i malleditorn ser du hur du arbetar med malleditorn.

Här kan du skriva in mobilnummer till referensen. Har du plockat referensen från kontaktregistret kan du inte ändra mobilnumret här utan du får gå in på kontakten och göra det.

Här skriver du in kundens namn. Namnet kan vara upp till 50 tecken långt. Du kan använda vilka tecken som helst. Blanksteg räknas också som tecken.

Här kan du skriva in kundens organisationsnummer/personnummer. Det finns plats för 14 tecken.

Här skriver du in postadressen. Du kan använda upp till 35 tecken. Blanksteg räknas också som tecken.

Detta fält kan du använda om inte hela adressen får plats i fältet Postadr eller om du vill dela upp adressen på två rader. Du kan använda upp till 35 tecken. Blanksteg räknas som tecken.

Först skriver du in postnumret och trycker på Enter-tangenten. Skriver du in ett svenskt postnummer ska du inte använda något mellanslag i numret. Du kan även skriva in ett utländskt postnummer i fältet för postnummer. Du kan använda upp till 12 tecken. Därefter skriver du in ort. Där kan du använda 24 tecken.

Du kan lägga upp flera kontaktpersoner på en kund. Antingen kan du skriva in ett namn här eller kan du lägga in kontakten i kontaktregistret genom att klicka på listknappen och välja ny. Du kan också ändra en befintlig kontakt. Fördelen med att lägga in referensen i kontaktregistret är att du kan lägga in fler uppgifter på referensen och du kan sedan välja att göra utskick genom att välja olika utskicksgrupper.

I fältet Referenskod kan du ange den elektroniska referens som vissa mottagare kräver för att du ska kunna skicka e-fakturor till dem.

Vanligtvis består den elektroniska referensen av en kod som identifierar en person, avdelning eller liknande.

Här kan du ange någon av de säljare du lagt upp i registret Referens/Attest. Genom att fälla ner listknappen kan du välja säljare, lägga upp ny eller ändra befintliga uppgifter. Du kan använda upp till 25 tecken.

Den säljare du anger här är den som automatiskt föreslås som säljare/referens när du skapar dokument till den aktuella kunden.

Om du vill att den användare som är inloggad i programmet automatiskt ska föreslås som säljare när du skapar dokument ska du lämna det här fältet tomt. Istället använder du dig av kolumnen Inloggad användare under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Referens/Attest. Läs mer i avsnittet Använd inloggad användare som säljare/referens.

Du kan skriva in telefonnumret precis som du själv önskar, med blanksteg, bindestreck eller snedstreck. Du kan använda upp till 20 tecken.

Om kunden har ytterligare ett telefonnummer du vill ha registrerat skriver du in det här. Du kan använda upp till 20 tecken.

Här finns plats för ett telefonnummer till, exempelvis kundens mobiltelefonnummer. Du kan använda upp till 20 tecken.

Här finns plats för ett telefonnummer till, exempelvis kundens mobiltelefonnummer. Du kan använda upp till 20 tecken.

Med de regler som gäller måste du, för att kunna fakturera kunder i andra EU-länder som exportkunder, ange kundens VAT-nummer (EUs momsregistreringsnummer) här. Detta nummer måste synas på fakturan. Ditt företags VAT-nr måste också synas på fakturan. Det lägger du in i företagsinställningarna. Om kundens VAT-nr saknas på fakturan måste du använda svenska momsregler.

Om du säljer till en utländsk kund som har en avvikande leveransadress till ett annat land än dit fakturan ska gå, så behöver du ange VAT-numret som tillhör den avvikande leveransadressen i fältet VAT-nr i rutan Avvikande leveransadress. Detta krävs för att rapporten Intrastat - Utförsel ska bli korrekt.

Om du har tecknat dig för tjänsten Visma Kreditupplysning kan du göra en kreditupplysning på kunden. Läs mer om Kreditupplysning, kortläge.