Visma Administration 1000

Du är här:

Skapa företag

När du lägger upp ett nytt företag följer du en guide där du får ange vissa grunduppgifter, välja en kontoplan och skapa ett bokföringsår. Guiden består av tre steg. Efter att du har lagt upp ett nytt företag kan du ändra och komplettera dina uppgifter genom att välja Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar. Du kan lägga upp flera företag i programmet.

Du kan använda funktionen Installera från säkerhetskopia för att lägga tillbaka en säkerhetskopia eller om du ska flytta företaget från en dator till en annan. Du kan också använda funktionen för att kopiera ett företags data från din säkerhetskopia till en ny mapp. Läs mer i avsnittet Installera och återkopiera från säkerhetskopia.

Följ stegen nedan för att skapa ditt företag:

Ange företagsmapp

I guidens första steg ska du ange sökvägen till vilken mapp företaget ska sparas i.

Välj Arkiv - Företagsunderhåll - Nytt företag.

Har du flera flikar aktiva i programmet får du ett meddelande om att dessa kommer att stängas. Klicka på OK för att fortsätta.

Ange vilken mapp företaget ska sparas i.

Programmet föreslår alltid FTG1 som mapp fram till dess att du har använt det mappnamnet. Därefter föreslår programmet FTG2 osv. Du kan ändra både enhet och huvudmapp/undermapp.

Du kan använda alla vanliga bokstäver och siffror till mappnamnet. Du bör undvika att användablanksteg och specialtecken.

Det har ingen betydelse om du använder stora eller små bokstäver (versaler eller gemener) när du skriver in mappnamnet.

Klicka på Nästa för att gå vidare.

Ange företagsuppgifter

I nästa steg i guiden anger du grunduppgifterna för företaget. Du kan senare ändra eller lägga till uppgifter under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.

Ange företagets uppgifter.

Om du skickar dina kundfakturor som e-dokument behöver du ange ditt VAT-/momsregnr. Läs mer om Detta är Digitala fakturor och dokument.

Klicka på Nästa för att ange ditt bokföringsår.

Fältförklaringar

Bankgiro

Här anger du företagets bankgiro.

Landskod/Land

Det du lägger in här kommer med i adressen till företaget. Klicka på listknappen och välj landskod i listan. Till höger om landskoden visas landets namn.

Namn

Här anger du företagets namn. Du kan använda upp till 50 tecken. Anger du inget namn här får företaget namnet "Namnlös".

Orgnr

Här kan du skriva in företagets organisationsnummer. Du kan använda upp till 14 tecken.

PlusGiro

Här anger du företagets PlusGiro. Du kan använda upp till 13 tecken.

Postadress

Här anger du företagets postadress. Du kan använda upp till 35 tecken.

Postnr/ort

Här anger du företagets postnummer och ort. Du kan använda 12 tecken till postnumret och upp till 24 tecken till orten. I fältet Ort kan du använda både bokstäver och siffror.

Säte

Här skriver du in namnet på den ort där företaget har sitt säte. Denna uppgift ska finnas på fakturorna. Om styrelsen säte är identisk med den adress som finns på fakturorna behöver inte sätet anges särskilt, d v s i det fallet måste du inte skriva in uppgiften här.

Om styrelsens säte har en annan adress än den som står på fakturorna är däremot denna uppgift obligatorisk, enligt aktiebolagslagen. I det fallet måste du alltid skriva in uppgifterna här.

VAT-/momsregnr

Här skriver du in företagets momsregistreringsnummer. Momsregistreringsnumret inleds med den svenska landskoden SE, följt av organisationsnummer och avslutas med 01. VAT-nr som du behöver för momsredovisning i EU är samma sak om momsregistreringsnummer.

Om du skickar dina kundfakturor som e-dokument måste ditt VAT-/momsregnr vara angivet.

Ange bokföringsår och kontoplan

I nästa steg i guiden visas fönstret Skapa nytt år.

Skriv in startdatum och slutdatum för bokföringsåret du ska arbeta med.

Om du skriver in ett bokföringsår som Skatteverket inte tillåter visas ett meddelande på bildskärmen. Du måste skriva in datum med formen år-månad-dag, om du har valt Svenska som nationella alternativ i Kontrollpanelen. Du behöver inte skriva in bindestrecken. Du kan t ex för 20XX skriva in antingen 20XX eller XX. Du måste skriva in två tecken för månad och dag. Du måste alltså skriva 01 för januari och 01 för den första etc.

Om du upptäcker att du har skrivit in ett felaktigt datum, efter att du har lagt upp ett nytt företag, kan du ändra datumet genom att använda funktionen Ändra årsuppgifter.

Välj företagstyp.
Välj vilken kontoplan du vill använda.

Den senaste kontoplanen för din företagstyp är den som föreslås. Vill du använda en annan kontoplan än den föreslagna väljer du Avancerat. Vill du själv lägga in alla konton i din kontoplan väljer du företagstypen EGEN och kontoplanen Tom kontoplan.

Observera att det är endast när du skapar ett nytt företag/nytt år som du har möjlighet att välja kontoplan. Du kan inte byta kontoplan i ett företag du har skapat, men du kan alltid lägga till, ändra och ta bort konton. Vill du uppdatera din befintliga kontoplan med programmets senaste kontoplan från BAS, gör du det via kommandot Kontrollera mot ny kontoplan.

Du kan läsa mer om kontoplaner i avsnitten Kontoplaner och Kontoplan, listläge.

Klicka på Slutför.

Nu är ditt nya företagskapat och du kan börja ange de inställningar som ska gälla i dittföretag.

Att tänka på i ditt nya företag

Följande inställningar och kontroller bör du göra innan du börjar registrera uppgifter i ditt nya företag:

Fyll i dina företagsuppgifter

Dina företagsuppgifter lägger du in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar. Företagsuppgifterna kommer med på dina dokument. Längst ned till höger på bildskärmen kan du se namnet på det aktiva företaget. Har du inte skrivit in några företagsuppgifter står det Namnlös där.

Ange startnummer för de nummerserier som används av programmet

Du anger dina nummerserier under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar. Tänk på att du inte kan börja med fakturanummer 1 vid varje nytt år. Vill du ha ett sådant system ska du börja med en beteckning för året, t ex 20080001, 20090001.

Löpnummer för programmets dokument, exempelvis leverantörsfakturor och journaler, kan endast innehålla siffror. Löpnumret sorteras numeriskt t ex 1, 2… 10, 11… 20, 21.

Löpnummer för kund, leverantör, projekt och artikel kan innehålla både bokstäver och siffror. Löpnumret sorteras alfanumeriskt, alltså t ex 1, 11, 2, 20, 21, 3, 4. Om du har en nummerserie där det alltid kommer att vara samma antal tecken slipper du problemet. Om du till exempel använder startnummer 1001 får du alltid rätt sortering i ett register med färre poster än 9000. När det gäller kundnummer, leverantörsnummer, projektnummer och artikelnummer så är de så kallade nyckelfält, vilket innebär att du inte kan ändra fältet om du har registrerat något på kunden, leverantören, projektet respektive artikeln. Därför är det inte bra att lägga upp t ex bankgironummer, telefonnummer som kund- respektive leverantörsnummer eftersom det ändras ibland.

Programmet räknar automatiskt upp de olika nummerserierna då det är aktuellt.

Kontrollera betalningsvillkor och leveranssätt

Kontrollera och ändra så att de betalningsvillkor och leveranssätt som finns angivna är de som används i ditt företag. Dessa värden kan ändras på kunder och leverantörer. Du hittar Betalningvillkor och Leveranssätt under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.

Kontrollera kontonummer

Kontrollera att de kontonummer som kommer att förelsås på till exempel kundfakturor och leverantörsfakturor är de konton du vill använda. Du hittar Kontonummer under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.

Lägg upp artikelkonteringskoder

Om du kommer att jobba med artikelregister kan du styra olika försäljningskonton till olika artiklar. Artikelkonteringskoder lägger du upp för att inte riskera att registrera en artikel utan konteringskod. Du lägger upp konteringskoder under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/lager - Artikelkonteringar.

Lägg upp en försäljningsprislista

Försäljningsprislistan bör läggas upp innan du börjar lägga in några kunder. Du lägger upp försäljningsprislistan under Försäljning - Försäljningsprislistor. Du måste kunna ange vilken prislista kunden ska ha när du lägger upp kunden.

Säkerhetskopiera ofta

Det är mycket viktigt att du regelbundet tar säkerhetskopior. Med programmets inbyggda funktion går det snabbt och smidigt att säkerhetskopiera uppgifterna för de företag du har. Programmets säkerhetskopiering kopierar alltid all data och andra filer som hör till det företag du valt att säkerhetskopiera.

Ju fler korrekta inställningar du gör under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar, desto mindre uppgifter behöver du fylla i under ditt dagliga arbete med Visma Administration 1000.