Importera eller exportera leverantörsregister

Du kan på ett effektivt och enkelt sätt uppdatera ditt leverantörsregister genom att använda import- och exportfunktionen i Bokföring & Fakturering Bas. För att kunna importera en fil måste den vara i CSV-format. Läs mer om att spara data i CSV-format nedan.

För en lyckad import av en CSV-fil till Bokföring & Fakturering Bas är det viktigt att varje kolumn har rätt rubrik, kommer i rätt ordning, har rätt kod samt att det finns ett värde på de fält som är obligatoriska. Rubriken på kolumnen i filen motsvarar de fält du finner i Bokföring & Fakturering Bas när du skapar en ny leverantör. Se fältförklaringarna nedan för att få mer information om de olika kolumnerna i filen. Se fältförklaringarna nedan för att få mer information om de olika kolumnerna i filen. Ett enkelt sätt att få en korrekt formaterad CSV-fil är att först göra en export av leverantörsregistret att använda som mall vid en import. Du kan läsa mer om hur du gör en export för att få korrekt formatering nedan.

Lägg till eller uppdatera leverantörsregister

För att uppdatera ditt leverantörsregister exporterar du en CSV-fil (Excel), uppdaterar leverantörsregistret i filen och importerar sedan tillbaka registret igen. Observera att om ett värde är unikt, som exempelvis ett leverantörsnummer, kommer värdet inte ändras även om du har ändrat det i csv-filen. Istället kommer en ny leverantör läggas till när du importerar csv-filen.

Ta bort leverantörer

Det är inte möjligt att ta bort leverantörer från ett register genom att exportera och importera. Rader som tas bort från en exporterad fil och sedan importeras till Bokföring & Fakturering Bas kommer fortfarande att visas i Bokföring & Fakturering Bas.

Standardvärde

När du upprättar en ny leverantör finns där fält som inte är obligatoriska, men de får ett standardvärde som kan ändras, till exempel fältet Betalningsvillkor. Om du lägger till rader i en csv-fil och inte fyller ut ett värde på dessa fält kommer Bokföring & Fakturering Bas att lägga till standardvärdet åt dig vid en import.

Bjud in leverantörer till att skicka e-fakturor

I samband med importen av nya leverantörer, så finns det möjlighet att bjuda in dina leverantörer till att skicka e-fakturor. En kryssruta för detta kommer vara förvald vid det sista steget i importen. Ta tillfället i akt och utnyttja smidigheten med e-fakturor.

För att få en korrekt formaterad CSV-fil som du kan använda för att kopiera in data i, kan du göra följande:

  1. Lägg till en ny leverantör i Bokföring & Fakturering Bas. Läs mer i avsnittet Lägg till leverantör.
  2. Välj att exportera leverantörsregistret. Läs mer i avsnittet Importera eller exportera register (CSV-fil).

Nu skapas en kommaseparerad CSV-fil med den exporterade leverantören.

  1. Välj att ta bort den tillagda leverantören. Läs mer i avsnittet Ta bort leverantör.

Du har nu en fil som du kan använda som underlag vid importen.

  1. Välj Spara som i formatet kommaseparerad CSV-fil, på önskat ställe.
  2. Nu kan du börja klistra in dina leverantörsuppgifter i de olika fälten i CSV-filen, som du vill importera till Bokföring & Fakturering Bas.

För att importen ska fungera utan problem, måste all data ha sparats på ett korrekt sätt i en kommaseparerad CSV-fil. I filen avgränsas uppgifterna med semikolon. I Microsoft kallas filen för csv kommaseparerad eller csv kommavgränsad, beroende på vilket Office-paket du har installerat. I Mac heter samma format Windows-kommavgränsad (.csv).

I vilket format dina exporterade uppgifter skapas i kan vara olika, beroende på program, men du kan formatera dem så att du kan läsa in uppgifterna i Bokföring & Fakturering Bas.

I fältförklaringarna nedan, får du mer information om vilka fält som måste finnas med för att importen ska funka och hur de ska kodas. Det är viktigt att du läser igenom dessa så du får rätt kodning.

I listan är vissa fält obligatoriska. Dessa måste vara med för att du ska kunna göra en import till Bokföring & Fakturering Bas.

För att olika betalningsvillkor ska kunna läsas in, måste dessa kodas enligt nedanstående tabell.

För att landskoder ska kunna läsas in måste de anges enligt ISO-standard. På countrycode.org i kolumnen ISO Country Codes, hittar du de koder som ska användas. Koderna ska anges med två bokstäver.

Exempel: Brunei = BN

För att valutakoder ska kunna läsas in måste de anges enligt internationell standard. På nationsonline.org hittar du de koder som ska användas. Koderna ska anges med tre bokstäver.

Exempel: Euro = EUR

För att vem som ska betala bankavgiften ska kunna läsas in, ska kolumnen kodas enligt tabellen.

Bankavgiftkod i program Kod i csv-fil
Avsändaren betalar alla bankavgifter 1
Mottagaren betalar alla bankavgifter 2
Mottagaren betalar alla utländska kostnader 3

Relaterade avsnitt

Importera eller exportera register (CSV-fil)
Importera eller exportera artikelregister
Importera eller exportera kundregister
Importera eller exportera kontoplan

Arbeta smartare

Så jobbar du på bästa sätt

Jobba smartare i Bokföring & Fakturering med vår app

Ta en titt på vår utbildningswebb

Filmer

Se alla filmer om Bokföring & Fakturering Bas

Supportforum

Prova Spiris bokföringsprogram

Sökord: Massuppdatera