GDPR i Visma Tid Smart

Alla företag som hanterar personuppgifter och är verksamma inom EU måste följa dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Det innebär att du som företagare ansvarar för att dina kunders, anställdas och leverantörers personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.

Grundprinciper för GDPR:

• Du får bara behandla personuppgifter om du uppfyller kraven i lagen.
• Du får bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte.
• Du får bara samla in de uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla syftet.
• Har du personuppgifter måste du hålla dem korrekta och uppdaterade.
• När syftet är uppnått ska uppgifterna tas bort.
• Personuppgifter ska förvaras säkert så de inte ändras eller stjäls.

• Du ska kunna bevisa att din hantering av personuppgifter uppfyller villkoren enligt GDPR.

På vismaspcs.se hittar du mer allmän information om vad GDPR är.

Nedan visas vad du kan göra i ditt program för att tillmötesgå kraven för GDPR.

Enligt GDPR krävs ett samtycke för att lagra personuppgifter. För att underlätta för dig som användare kan du fylla i uppgifterna under Kontakter, fliken Mer info. Där kan du ange syftet med behandlingen, hur du har samlat in uppgifterna, den rättsliga grund som behandlingen stödjer sig på och hur du har fått godkännande av kontakten att lagra dennes personuppgifter. Du kan även ange om du avser kommunicera med kontakten via nyhetsbrev eller övriga marknadsutskick och om ett samtycke har inhämtats för detta.

Redovisa registrerade personuppgifter

Kontakter

Med hjälp av den GDPR-funktionalitet som finns inbyggd i programmet är det enkelt för dig som användare att på begäran ta fram ett underlag för registerutdrag. Visma Tid Smart samlar all information i en överskådlig rapport som därefter ligger till grund för ett komplett registerutdrag.

1. Välj Kontakter.
2. Klicka in på den kontakt som du vill redovisa uppgifter för.
3. Välj fliken Mer info.
4. Klicka på GDPR.
5. Klicka på Registerutdrag.

Ta bort registrerade personuppgifter

När syftet med att lagra data om en individ har upphört att gälla, kan individen begära att lagringen av data ska återkallas, dvs att du ska kunna radera den information som finns om individen alternativt avidentifiera den.

Radera kontakt

I Visma Tid Smart kan du radera en kontakt permanent om den inte har underlag kopplade till sig. Om du raderar en kontakt som används som kund på ett projekt får du frågan om du vill anonymisera kontakten istället.

Radera medarbetare

I Visma Tid Smart kan du radera en medarbetare om den inte har underlag kopplade till sig. Om du raderar en medarbetare som har tidregistreringar på sig eller som nämns i andra händelser i programmet får du frågan om du vill anonymisera användaren istället.

Till personuppgifter räknas uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en nu levande fysisk person. Tänk på att även enskilda firmor räknas som fysisk person. Enligt GDPR får du bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte. Syftet kan skilja sig åt mellan företag beroende på företagets verksamhet. Ett syfte kan t ex vara att spara adressuppgifter för att kunna fakturera kunder.

De personer som du samlar in uppgifter om, har enligt GDPR rätt att få veta följande:

• vem du är
• vilket syftet med insamlingen av uppgifterna är
• vilken rättslig grund du stödjer dig på
• om uppgifterna delas vidare
• hur länge uppgifterna kommer att sparas

Den du har samlat in personuppgifter om har också rätt att begära att få tillgång till uppgifterna.

I programmet finns personuppgifter i fält som har ett förutbestämt syfte, exempelvis fält för namn, telefonnummer och adress. Dessa uppgifter är enkla att sammanställa om någon hör av sig och vill ta del av de uppgifter som finns lagrade om denne. Förutom fält som har ett specifikt syfte, kan personuppgifter också lagras på andra platser i programmet, till exempel i fritextfält och kommentarer. Vi rekommenderar att du undviker att ange personuppgifter på dessa platser eftersom det är svårt att söka efter, analysera och sammanställa dessa uppgifter.

I Visma Tid Smart finns det personuppgifter i många av programdelarna. Dessutom kan det vara så att du har data som kan associeras med enskilda individer sparade i andra fält, som till exempel kommentarsfält på en kund eller anteckningar på enskild medarbetare. För samtliga av dessa register måste kraven på GDPR var uppfyllda.

Nedan finns en beskrivning av fält som innehåller personuppgifter i Visma Tid Smart.

Inställningar

Fältnamn	Fältbeskrivning
Inställningar - Generellt - Företagsinformation
Adress	Företagets postadress (i de fall företaget är en enskild firma).
E-post	Företagets e-post (i de fall företaget är en enskild firma) eller om det har angetts en personlig e-postadress på företaget.
Företagsnamn	Företagets namn (i de fall företaget är en enskild firma).
Organisationsnummer	Företagets organisationsnummer (i de fall företaget är en enskild firma).
Primärkontakt	Namnet på kontaktpersonen.
Telefon	Företagets telefonnummer (i de fall företaget är en enskild firma).
Inställningar - Generellt - Licenser & användare
Anhörig	Namnet på en anhörig till användaren.
Anställningsnummer i lönesystem	Användarens anställningsnummer i företagets löneprogram.
Attestansvar	Namnet på den som är attestansvarig för användaren.
Efternamn	Användarens efternamn.
E-post	Användarens e-postadress.
Förnamn	Användarens förnamn.
Gata	Användarens gatuadress.
Mobiltelefon	Användarens mobiltelefon.
Ort	Orten användaren bor på.
Personnummer	Användarens personnummer.
Postnr	Användarens postnummer.
Telefon arbete	Företagets telefonnummer (i de fall företaget är en enskild firma).
Inställningar - Generellt - Konto & betalning
Fakturaadress	Företagets fakturaadress (i de fall företaget är en enskild firma).
Faktura e-post	E-postadress till fakturamottagaren.
Företagsnamn	Företagets namn (i de fall företaget är en enskild firma).
Organisationsnummer	Företagets organisationsnummer (i de fall företaget är en enskild firma).
Primärkontakt	Namnet på kontaktpersonen.

Kontakter

Fältnamn	Fältbeskrivning
Kontakter, fliken Översikt
E-post	Kontaktens e-postadress.
Kundansvarig	Namnet på den som är kundasvarig för kontakten.
Mobil	Kontaktens mobiltelefonnummer.
Namn	Namnet på kontakten.
Organisationsnummer	Kontaktens personnummer (i de fall företaget är en enskild firma).
Personnummer	Kontaktens personnummer.
Telefon	Kontaktens telefonnummer.
Kontakter, fliken Fler uppgifter
Besöksadress	Kontaktens besöksadress (i de fall företaget är en enskild firma).
Fakturaadress	Företagets fakturaadress (i de fall företaget är en enskild firma).
Faktura e-post	E-postadress till fakturamottagaren.
Leveransadress	Kontaktens leveransadress (i de fall företaget är en enskild firma).
Kontakter, fliken Kontaktpersoner
E-post	Kontaktpersonens e-postadress.
Mobil	Kontaktpersonens mobiltelefonnummer.
Namn	Namn på kontaktperson.

Offerter

Fältnamn	Fältbeskrivning
Samlingsprojekt Offerter, Översikt
Kund	Kundens namn.
Ansvarig	Namn på den som är ansvarig
Samlingsprojekt Offerter, Redigera offert
Kund/Mottagare	Kundens namn.
Ansvarig säljare/Vår referens	Namn på den som är säljansvarig
Er referens	Namn på kundens kontaktperson
Samlingsprojekt Offerter, fliken Arkiv
Kund	Kundens namn.
Ansvarig	Namn på den som är ansvarig

Projekt

Fältnamn	Fältbeskrivning
Projekt, fliken Översikt
Gatuadress	Kundens gatuadress.
Kund	Kundens namn.
Projektansvarig	Namn på den som är projektansvarig.
Ort	Kundens ort.
Postnummer	Kundens postnummer.
Projekt, fliken Pris & fakturering
Kundens referens	Namnet på kundens referens.
Namn (rut/rot)	Kontaktens namn.
Personnr (rut/rot)	Kontaktens personnummer.
Vår referens	Namnet på vår referens.
Projekt, fliken Ekonomi
Leverantör	Leverantörens namn (i de fall företaget är en enskild firma).
Projekt, fliken Tid
Namn	Namn på de personer som har registrerat tid.

Tid & kvitton

Fältnamn	Fältbeskrivning
Dagregistrering/Veckoregistrering
Kund	Den kund man registrerar tid för.
Rapporterar för	Namnet på den som registrerar tid.
Kvitton, fliken Privata utlägg
Användare	Namnet på den som har gjort utlägg.
Kvitton, fliken Inköp företagskort
Användare	Namnet på den som har gjort inköp med företagskort.
Kvitton, fliken Hantera kort
Namn	Namnet på kortinnehavaren.
Attestera, fliken Tidrapporter
Attestansvarig	Namnet på den attestansvarige.
Namn	Namnet på användaren som ska attesteras.
Attestera, fliken Kvitton och utlägg
Attestansvarig	Namnet på den attestansvarige.
Medarbetare	Namnet på den som har gjort utlägget.
Löneunderlag
Namn	Namn på personen som löneunderlaget är skapat för.

Fakturering

Fältnamn	Fältbeskrivning
Fakturering - Att fakturera
Företag/Person	Namnet på företaget eller personen som ska faktureras. Företagsnamnet är en personuppgift i de fall det är en enskild firma.
Fakturering - Att fakturera
Företag/Person	Namnet på företaget eller personen som ska faktureras. Företagsnamnet är en personuppgift i de fall det är en enskild firma.

Visma Tid Smart utvecklas i nära samarbete med Blikk Sverige AB orgnr 559093-8345. Datan lagras i Microsoft Azure och för tjänsten Visma Tid Smart används Microsofts Datacenter på Irland.

Har du exporterat uppgifter från Visma Tid Smart kan du även ha uppgifter lagrade lokalt på din dator eller en annan plats där du sparat dessa filer.

När det gäller information kring personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbidräde i Visma Tid Smart kan du läsa mer om det på vismaspcs.se/vismatidsmart-information.