När du har fört över dina uppgifter till Visma Tid Smart jobbar du vidare här med att registrera tid, arbeta med kundens projekt och sammanställa fakturaunderlag. Fakturaunderlagen kan sedan föras över till Visma Administration/Visma Fakturering för vidarefakturering till kunden. Har du Visma Administration 1000/2000 kan du välja om underlaget ska läsas in som order eller faktura. Denna inställning gör du i Visma Administration under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Tidintegration.
- Öppna Visma Tid Smart.
- Välj Fakturering - Att fakturera.
- Välj den kund eller projekt du vill skapa fakturaunderlag för.
- Färdigställ fakturaunderlaget och klicka på Skapa underlag i Visma Tid och ladda ned för Visma Administration.
- Klicka på Skapa underlag i Visma Tid.
Nu skapas fakturaunderlaget och förs samtidigt över till Visma Administration/Visma Fakturering.
Du kan också ladda ner underlaget till Visma Administration/Visma Fakturering genom att välja Fakturering - Fakturaunderlag och där klicka på knappen med en nedladdningsikon och Visma-loggan.
- Öppna Visma Administration/Visma Fakturering.
- Välj Försäljning - Kundfakturor eller Försäljning - Order (Visma Administration 1000/2000).
Nu visas en informationslist där du kan välja att läsa in underlag från Visma Tid Smart. Informationslisten visas endast i den programdel som du har angett att du vill läsa in underlag till.
För att läsa in underlag kan du också använda kommandot Hämta underlag - Visma Tid Smart/Pro i listläget för Kundfakturor och Order.
- Klicka på Läs in.
- Klicka på Ja.
Nu har fakturan/ordern skapats enligt det underlag som lästes in från Visma Tid Smart. Du hittar fakturan under Försäljning - Kundfakturor och ordern under Försäljning - Order.
Om något går fel när du försöker läsa in underlag i Visma Administration/Visma Fakturering kan du alltid välja att läsa in samma underlag på nytt. Det gör du genom att i Visma Tid Smart välja Fakturering- Fakturaunderlag och klicka på knappen med Visma-loggan på raden för fakturaunderlaget.
Vill du göra om en inläsning trots att den är genomförd och fakturan/ordern är skapad, måste du makulera den skapade fakturan/ordern innan du läser in underlaget på nytt.
Varifrån hämtas informationen till fakturan?
Artiklar
Nya artiklar ska aldrig läggas upp i Visma Tid Smart utan istället läggas till i Visma Administration/Visma Fakturering. Därefter görs en import till Visma Tid Smart.
Om artikelnumret redan finns i Visma Administration/Visma Fakturering, men där benämningen skiljer sig åt mellan programmen, kommer benämningen från fakturaunderlaget att användas på fakturan, men artikeln i registret kommer inte att uppdateras .
Bokföringsprojekt
Bokföringsprojekt som inte redan är upplagda i Visma Administration/Visma Fakturering läggs till automatiskt vid import av fakturaunderlaget.
Om projektet redan finns upplagt i Visma Administration/Visma Fakturering, men om uppgifter som till exempel Start och Slutdatum skiljer sig åt från fakturaunderlaget, ändras inga uppgifter i registret.
Enheter
Enheter som inte redan är upplagda i Visma Administration/Visma Fakturering kommer att importeras som enhet på fakturan, men läggs inte till i enhetsregistret.
Er referens
Er referens hämtas från fakturaunderlaget i Visma Tid Smart
Fakturadatum
Då fakturadatumet ska återspegla det faktiska datum när fakturan skapades. Därför blir fakturadatum alltid dagens datum.
Fakturatext
Den fakturatext du anger på fakturaunderlaget i Visma Tid Smart läggs in som en textrad på fakturan i Visma Administration/Visma Fakturering.
Kunder
Om en ny kund lagts till på fakturaunderlaget i Visma Tid Smart kommer kundens uppgifter att läggas till i kundregistret vid en import av underlaget.
Finns kunden redan upplagd i Visma Administration/Visma Fakturering, men information såsom adress skiljer sig åt, kommer informationen att hämtas från fakturaunderlaget i Visma Tid Smart. Uppgifterna för kunden uppdateras även i kundregistret i Visma Administration/Visma Fakturering.
Kundens referensmärkning
Kundens referensmärkning på projekt i Visma Tid Smart förs över till fältet Ert ordernummer på fakturan i Visma Administration.
Moms
Om momsuppgifterna skiljer sig åt mellan Visma Administration/Visma Fakturering och underlaget från Visma Tid Smart, kommer den slutliga momsen att beräknas utifrån uppgifterna i Visma Administration/Visma Fakturering.
Referenskod
Referenskoden hämtas från kunden i kundregistret i Visma Administration/Visma Fakturering.
Resultatenheter
Resultatenheter som inte finns upplagda i Visma Administration/Visma Fakturering sedan tidigare, läggs till automatiskt vid import av fakturaunderlaget.
Om resultatenheten redan finns upplagd i Visma Administration/Visma Fakturering, men uppgifterna skiljer sig åt mellan programmen, kommer inte uppgifterna att ändras i Visma Administration/Visma Fakturering.
Språk
Språk hämtas från kunden i kundregistret i Visma Administration.
Valuta
Valutan hämtas från fakturaunderlaget i Visma Tid Smart och det sker ingen omräkning vid import av underlaget även om kunden i Visma Administration har en annan valuta angiven. Du får en upplysning vid importen att valutan i underlaget skiljer sig från det som är angivet på kunden i registret
Vår referens
I Visma Administration 500 hämtas Vår referens alltid från Visma Administration. Om du arbetar med Visma Administration 1000/2000 hämtas Vår referens istället från fakturaunderlaget i Visma Tid Smart.
