Visma Lön 300
Bokföring av preliminär semesterskuld
I Visma Lön 300 kan du vid varje lönetillfälle boka upp en preliminär semesterskuld och beräkna arbetsgivaravgift på beloppet. När du sedan betalar ut semester till den anställde minskar den bokförda skulden och kostnaden.
Observera att beräkningen som vi beskriver i detta avsnitt är preliminär. Om du vill ha en exakt uppbokning av semesterskulden bör du istället manuellt bokföra efter semesterskuldlistan varje månad. Du hittar semesterskuldlistan under Utskrifter och Spårning - Semester.
Om du har en semesteravsättning där du bokar upp en preliminär skuld varje månad, har du alltid har överblick över företagets semesterskuld till sina anställda.
Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar på fliken Bokföring anger du vid fältet Uppbokning av semesterskuld vilken procentsats som den preliminära uppbokningen av semesterskuld ska vara för arbetare respektive tjänstemän. 12 procent är förvalt men du kan ange annan procentsats.
Om de anställda har en semesterrätt på över 25 dagar per år bör du lägga in en högre procentsats än 12 procent.
När du sedan registrerar löner multiplicerar programmet den semestergrundande lönen med den procentsats du angivit här, och summorna konteras automatiskt på semesterskuldkontot 2920 samt förändring av semesterlöneskuld 7290 (tjm) eller 7090 (arbetare).
Vid beräkning av preliminär semesterskuld görs ingen värdering av semestergrundande frånvaro, utan beräkning sker endast på semestergrundande lön.
Programmet bokar också upp en skuld för arbetsgivaravgifter konto 2941 på semesterlönen, samt en kostnad för arbetsgivaravgifter semesterlön, konto 7519.
Inställningen för om lönearten är semestergrundande eller ej görs på respektive löneart under Lönearbete - Lönearter, fliken Grunduppgifter vid Påverkar underlag för.
När du betalar ut semesterlöner med de lönearter som finns för utbetalning av semester, debiteras skulden med beloppet för utbetalningen och den definitiva kostnaden (det som utbetalas vid tillfället som semesterlön) konteras på konto 7285 (tjm) eller 7082 (arbetare).
Mellanskillnaden mellan den nya avsättningen och utbetalningen av semesterlönen konteras på konto 7290 (tjm) eller 7090 (arbetare).
Exempel 1 - Vanlig löneutbetalning på 10 000 kronor och en semesteravsättning på 12%
Det som står angivet inom parentes visar hur beloppet är framräknat i programmet. Exemplet är på en tjänsteman.
Kontonummer inom parentes avser BAS 96.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 (1040) | Företagskonto, checkkonto, affärskonto | 8485,00
(10 000-1515) |
|
| 2710 (2510) | Personalskatt | 1515,00
(skatt enl. kodning) |
|
| 2920 (2320) | Upplupna semesterlöner | 1200,00
(12% av 10 000) |
|
| 2731 (2321) | Avräkning lagstadgade sociala avgifter | 3142,00
(31,42% av 10 000) |
|
| 2941 (2330) | Beräknade upplupna lagstadgade sociala avgifter | 377,04
(31,42% av 1200) |
|
| 7210 (5220) | Löner till tjänstemän | 10 000,00
(månadslön brutto) |
|
| 7290 (5290) | Förändring av semesterlöneskuld | 1200,00
(preliminär kostnad semesterlön) |
|
| 7510 (5610) | Lagstadgade sociala avgifter | 3142,00
(kostnad arbetsgivaravgift) |
|
| 7519 (5619) | Sociala avgifter för semester- och löneskuld | 377,04
(preliminär kostnad arbetsgivaravgifter för uppbokad semesterlöneskuld) |
Om du vill se exakt hur allt konteras är det bra att skriva ut kontrollistan med bokföringskontona specificerade. Då ser du alla transaktioner på respektive konto både debet och kredit. Läs mer i avsnittet Utskrifter.
Exempel 2 - Utbetalning vanlig lön på 10 000 och utbetalning av semesterlön och en semesteravsättning på 12%
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 (1040) | Företagskonto, checkkonto, affärskonto | 8499,00
(10 043-1544) |
|
| 2710 (2510) | Personalskatt | 1544,00
(skatt enligt kodning) |
|
| 2920 (2320) | Upplupna semesterlöner | 697,00
(10.000*12% =1200 är den preliminära kostnaden för den nya uppbokningen - 460+43=697,00 är kostnaden för utbetalningen av semesterlönen och semestertillägget) |
|
| 7285 (5282) | Semesterlön tjänstemän | 43,00
(utbetalning av semestertillägg 10 000*0,43%) |
|
| 7285 (5282) | Semesterlön tjänstemän | 460,00
(utbetalning av semesterlön 10 000*4,6%) |
|
| 7510 | Lagstadgade sociala avgifter | 144,53
(460 * 31,42%) |
|
| 7510 | Lagstadgade sociala avgifter | 144,53
(460 * 31,42%) |
|
| 7510 | Lagstadgade sociala avgifter | 13,51
(43 * 31,42%) |
|
| 2941 (2321) | Beräknade upplupna lagstadgade sociala avgifter | 219,00
(1 200*31,42%=377,04 för den nya uppbokningen - 460+43*31,42%=158,04 för utbetalningen av semesterlönen och semestertillägget) |
|
| 2731 (2330) | Upplupna lagstadgade sociala och andra avgifter | 3155,51
(10 000+460+43-460*31,42%) |
|
| 7210 (5220) | Löner till tjänstemän | 460,00
(semesteravdraget) |
|
| 7210 (5220) | Löner till tjänstemän | 10 000,00
(månadslönen, brutto) |
|
| 7290 (5290) | Förändring av semesterlöneskuld | 697,00
(den nya avsättningen på 1 200 minus utbetald semester på 540) |
|
| 7510 (5610) | Lagstadgade sociala avgifter | 3142,00 (10.000*31,42%) | |
|
7519 (5619) |
Sociala avgifter för semester- och löneskuld |
219,00
(1 200*31,42%=377,04 för den nya uppbokningen - 460+43*31,42%=158,04 för utbetalningen av semesterlönen och semestertillägget) |
|
Om du vill se exakt hur allt konteras är det bra att skriva ut kontrollistan detaljerad med bokföringskontona specificerade. Då ser du alla transaktioner på respektive konto både debet och kredit. Samma konto kan alltså förekomma på listan flera gånger. Läs mer i avsnittet Utskrifter.
På kontot Förändring semesterlöneskuld, 7290, kan du i bokföringen se den aktuella skulden. Om du i samma period betalar ut semesterlön och vanlig lön blir den nya semesteravsättningen enligt följande:
- Ny avsättning 1 200,00 - 503,00 för utbetald semesterlön = 697,00 som är den nya kostnaden som ska kostnadsföras på kontot Förändring semesterlöneskuld.
- Du har också en ny uppbokning på Skuld arbetsgivaravgifter semesterlön som är 1200 * 31,42% = 377,04.
Eftersom det på denna lönen finns en utbetalning av semesterlön på kontot Skuld arbetsgivaravgifter semesterlön debiteras summan av 503 * 31,42% = 158,04.
Mellanskillanden blir då 377,04 - 158,04= 219,00 och det är detta som du ser på kontrollistan ovan.
Om den preliminära semesteruppbokningen inte stämmer mot semesterskuldlistan
Semesteruppbokningen i programmet är preliminär vilket gör att du kan få en differens mellan konto 2920, Upplupna semesterlöner i bokföringen och i semesterskuldlistan. Orsakerna till differensen kan vara på följande:
- Semestergrundande frånvaro värderas inte i den preliminära uppbokningen.
Exempel
I nedanstående fall kommer sjukfrånvaron att minska den semestergrundande lönen och uppbokningen kommer endast ske på det som betalas ut som semestergrundad lön, 25 754 kr). Egentligen borde 27 000 kr ligga till grund för uppbokningen eftersom de första 14 sjukdagarna i en sjukfrånvaro är semestergrundande och genererar semesterdagar.
Har du mycket semestergrundad frånvaro på företaget kan du höja procentsatsen för uppbokningen under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring. Hur mycket du ska höja beror på hur stor del av det som ska bokas upp som gäller semestergrundad frånvaro och blir en preliminär bedömning.
-
Om du har anställda som går på semestervillkor 20, 21 eller 40 (månadsavlönade) så görs en uppbokning av all semestergrundande lön och rörlig lön. Det betyder att all semestergrundande lön bokas upp på konto 2920. Denna uppbokning är en preliminär då det är månadslönen som ligger till grund för semesterlönen. Semesterskuldlistan visar korrekt semesterskuld.
-
Om en anställd med semestervillkor 30 har utbetalning av semesterersättning varje månad och även semestergrundande frånvaro, blir det en differens mellan semesterskuldlistan och den preliminära uppbokningen. Differensen är beloppet som avser semesterersättning beräknad på den semestergrundande frånvaron. Detta eftersom den preliminära uppbokningen endast gör en beräkning på semestergrundande lön och inte tar hänsyn till semestergrundande frånvaro.
- Om du inte betalar ut någon rörlig lön (det vill säga om du har lagt in 0 procent på semestervillkoret i företagsinställningarna) eller har en högre procentsats för den rörliga delen än vad du har valt som uppbokningsprocent, så blir det också en differens mellan uppbokningen på konto 2920 och semesterskuldlistan.
- Om du har anställda som går på semestervillkor 20, 21 eller 40 (månadsavlönade) och har en högre semesterrätt än 25 dagar blir uppbokningen på konto 2920 för låg i jämförelse med semesterskuldlistan om du har en uppbokning på 12 procent. 25 dagars semesterrätt motsvarar 12 procent i uppbokning och har du en högre semesterrätt bör du höja upp procentsatsen för uppbokningen med hänsyn tagen till dessa dagar.
- Om du tar ut semesterskuldlistan i efterhand går det inte att jämföra den mot bokföringsunderlaget för samma månad om du har avvikelseperiod månaden innan på lönekörningen.
Exempel
Om du har:
- Gjort en lönekörning i juni
- Registrerat bokföringsunderlaget för juni
- Gjort en lönekörning i juli
Om du därefter stämmer av semesterskuldlistan per 20XX-06 mot bokföringsunderlaget för juni så kommer dessa inte att stämma eftersom semesterskuldlistan går på händelsedatum och har fått med avvikelser för juni från julis lönekörning.
Du behöver därför jämföra semesterskuldlistan mot konto 2920 direkt efter varje lönekörning.
- Om du inte har haft något semestervillkor valt på en anställd under en tidigare del av semesteråret har ingen semesteruppbokning gjorts på konto 2920 för dessa månader. Om du sedan väljer ett semestervillkor på den anställde och lägger in semesterdagar för hela året kommer semesterskuldlistan att visa ett högre värde än konto 2920 eftersom en uppbokning på kontot inte har skett under de månader som den anställde inte hade något semestervillkor.
Relaterade avsnitt
|
Arbeta med semester |
