Leverantörsfakturajournal, utskrift

Utskriften hittar du under Utskrifter - Journaler.

När du har gjort dina registreringar av leverantörsfakturor måste du skriva ut journalen för att transaktionerna ska föras över till bokföringen. Om du vill kan du skriva ut journaler från alla programdelar periodiskt, t ex efter varje dag eller i slutet av varje vecka. Du går då in under Utskrifter och väljer Journaler. Du kan också välja att skriva ut journalen från menyn Skriv ut när du jobbar med arbetsbilden för leverantörsfakturor.  När du skriver ut en journal får du alltid med alla transaktioner som är gjorda, men som inte ingått på tidigare journal, fram till och med det datum du angivit i dialogrutan för utskrift.

Standardinställningen i programmet är att alla konteringar från en journal automatiskt förs över till bokföringen och skapar en verifikation där, när du godkänner journalen. Om du i stället vill registrera dessa verifikationer manuellt, med utgångspunkt från bokföringsunderlagen, ska du välja Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Bokföring och markera rutan Bokför journaler och momsrapporter manuellt.

Om du vill journalföra en verifikation per affärshändelse går du in under under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Bokföring och markerar något av valen. Om rutan inte är markerad skapas en verifikation per journal. Inställningen kan göras för alla journaler

Du måste skriva ut journalen på skrivare, till fil eller till pdf för att den ska kunna godkännas.

Efter journalen skrivs alltid ett bokföringsunderlag ut automatiskt. Det bokföringsunderlaget kan du använda som verifikationer i bokföringen eller för registrering av verifikationer.

Det är ditt svar på frågan om du vill godkänna leverantörsfakturajournalen och skapa verifikation XX som avgör om transaktionerna ska märkas som genomförda eller inte. Om du upptäcker något fel på journalerna kan du svara Nej, genomföra de rättningar som behövs och sedan skriva ut journalen på nytt. När du en gång svarat Ja på den här frågan kan du inte längre göra några ändringar i de dokument eller registreringar som finns med på journalerna. Om du inte arbetar med automatisk överföring godkänner du endast journalen och får därefter bokföra bokföringsunderlaget manuellt.

Skriv ut leverantörsfakturajournal

1. Kontrollera att fakturan är attesterad och att du i programmet längst ned på fliken Faktura har en markering i rutan Attesterad innan du skriver ut Leverantörsfakturajournalen.
2. Välj Skriv ut - Leverantörsfakturajournal.
3. Här anger du till och med vilket datum du vill skriva ut journalen.

När journalen är utskriven till skrivare får du möjlighet att godkänna den och samtidigt föra över den automatiskt till bokföringen som nästa verifikat. Du kan välja att skriva ut dina journaler detaljerat. Det innebär att du får över journalerna rad för rad till bokföringen. Om du hellre vill att bokföringsordern ska vara summerad per konto går det också bra. Om du har valt att arbeta med transaktionsinfo på leverantörsfakturor kommer rapporten automatiskt att skrivas ut detaljerat.

Om du markerar för En verifikation per affärshändelse under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Bokföring, kommer det att skapas en verifikation per faktura. Om den inte är markerad blir det en verifikation för alla fakturor som är med på journalen.

Den automatiska överföringen görs inte om du har markerat Bokför journaler och momsrapporter manuellt under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter. Då måste du registrera bokföringsunderlaget manuellt i bokföringen.

Om du har skrivit in en konteringsrad som är felaktig, markerar du någonstans på raden och raderar den sedan genom att klicka på Radera (Ctrl+R).

De konteringsrader som gäller för Total, Frakt eller Moms går ej att radera i konteringsbilden. Om du däremot i rutan mallvärde anger 0 i respektive fält kommer raderna att försvinna automatiskt när du lämnat den sista raden med Enter-tangenten.