Kontrollera föreningens databas

När du har arbetat med programmet ett tag kanske det har blivit fel i dina register. Det kan till exempel vara fel som har uppstått i statistikuppgifter. Du kan rätta till dessa fel genom att välja Kontrollera föreningens databas under Arkiv - Registervård/Rensning - Registervård. Du behöver endast göra detta om du märker att några värden inte är korrekta och då går det fortast om du väljer att kontrollera den aktuella programdelen.

Det är endast den som har behörighet som systemoperatör som kan kontrollera föreningens databas.

Tänk på att det tar längre tid att göra registervård på arbetsplatserna än på servern om du arbetar med programmet i nätverk.

  1. Välj Arkiv - Registervård/Rensning - Registervård och markera Kontrollera föreningens databas.
  2. Välj sedan Utför.
  3. Välj vilken eller vilka moduler du vill kontrollera.

Om du markerar Visa detaljerat, får du en detaljerad lista där du kan välja vad som ska kontrolleras. På så vis kan du välja ut vissa uppgifter som du vill kontrollera. Genom att klicka på knappen Markera alla sätter programmet automatiskt en markering för alla moduler och alla fält i kolumnen Kontrollera. Vill du ta bort alla markeringar klickar du på knappen Avmarkera alla.

  1. Välj Starta kontroll när du gjort ditt val.

Programmet visar en fellista om kontrollen hittar några fel. Du kan skriva ut fellistan. På så sätt kan du kontrollera om du vill göra korrigeringen eller inte genom att själv stämma av i dina register. Om du vill avbryta kontrollen efter att du har skrivit ut fellistan väljer du Avbryt.

Hittar inte programmet något fel får du ett meddelande om detta, då väljer du Avsluta.

När du gör kontrollen sker ingen förändring i dina register. Det sker först när du startar korrigeringen.

  1. Välj Fortsätt om det finns uppgifter att korrigera eller Avsluta om det inte finns några fel att korrigera.
  2. Välj mellan Säkerhetskopiera eller Hoppa över säkerhetskopiering. Vi rekommenderar att du säkerhetskopierar innan du fortsätter. Följ de instruktioner du får på bildskärmen.
  3. Välj om alla fel som har hittats ska korrigeras eller bara vissa delar. Programmet har endast markerat de delar där felen finns.
  4. Välj Starta korrigering. Programmet rättar nu till de felaktigheter som du har valt att korrigera.

I vissa fall kommer programmet att ge dig en varning, se mer information under rubriken Förklaring av de olika kontrollerna.

  1. Välj Avsluta när kontrollen är klar. Du kan även här skriva ut fellistan genom att klicka på Skriv fellista.
  2. Kontrollera uppgifterna på fellistan.

Förklaring av de olika kontrollerna

Verifikationer Här kontrolleras att det inte finns någon differens på verifikationerna. Om verifikationen har differens på grund av felaktigt avslut, får du ange ett konto som rekonstruktionen lägger differensen på.
Kontosaldon Här kontrolleras kredit- och debetsumman på varje konto mot de befintliga verifikationer som finns registrerade.
Ingående saldon Här kontrolleras projektens ingående balans.
Omsättning på artiklar Kontrollerar omsättning i kronor för artikeln mot de artikelrader som finns registrerade på fakturor. Du får en varning eftersom som du kan ändra omsättningen manuellt.

Kontrollen kan göras både för det aktiva året och för föregående år.
Omsatt antal på artiklar Kontrollerar antal artiklar mot de artikelrader som finns registrerade på fakturor. Du får en varning eftersom som du kan ändra antalet manuellt.

Kontrollen kan göras både för det aktiva året och för föregående år.
Täckningsbidrag på artiklar Kontrollerar det uträknade täckningsbidraget mot de artikelrader som finns registrerade på fakturor. Du får en varning eftersom som du kan ändra täckningsbidraget manuellt.

Kontrollen kan göras både för det aktiva året och för föregående år.
Senaste faktura Visar fakturan med högst löpnummer. Om nummerserien har ändrats behöver det inte vara den senaste fakturan som skapats i programmet.
Saldo Räknar om fakturans saldo utifrån fakturans totalbelopp och gjorda betalningar. Om både Saldo/Saldo kr och betalningar ska korrigeras visas en ruta där du ska välja hur rekonstrueringen ska göras. Om enbart Saldo/Saldo kr är markerat kommer inte detta val upp eftersom du då redan har valt att det är saldot du vill korrigera.
Saldo Kr Räknar om fakturans saldo i inhemsk valuta utifrån fakturans totalbelopp och gjorda betalningar. Se även Saldo.
Markera makulerade fakturor skickade Har du makulerade fakturor som inte har status skickad kommer de att få status Skickad när du väljer detta. Efter rekonstruktionen får du inte upp dessa som möjliga att skicka när du väljer Skicka - Fakturor.
Uppdatera slutbetaldatum Kontrollerar om slutbetaldatumet på fakturan är det korrekta.
Kontroll av betalningar Kontrollerar alla fakturor mot de betalningar som finns på fakturan. Har fakturan saldo 0 och saknar betalningar, skapas en betalning med valt betalsätt. Betalningen får journalnummer 1, verifikationsnummer 1. Om både Saldo/Saldo kr och betalningar ska korrigeras får man upp nedanstående val.

Här ska du välja hur rekonstruktionen ska göras. Om bara betalningar är markerat kommer inte detta val upp eftersom du då redan har valt att det är betalningar du vill korrigera.

Väljer du att skapa betalningar ska du även välja vilket betalsätt betalningen ska få.
Betalningar på fakturor Går igenom alla betalposter så det finns en koppling till en faktura.
Medlems-/kundfordringar Räknar om medlemmens/kundens fordran utifrån alla fakturor Saldo kr.

Kontrollen kan göras både för det aktiva året och för föregående år.
Omsättning detta år Räknar om medlemmens/kundens omsättning utifrån fakturornas (ej räntefakturor) värde.
Året räknas som datumet för senaste årsavslut + 1 dag och framåt. Du får en varning eftersom du kan ändra omsättningen manuellt.
Omsättning fg år Räknar om medlemmens/kundens omsättning utifrån fakturornas (ej räntefakturor) värde.
Föregående år räknas som datumet för näst senaste årsavslut + 1 dag till och med datumet för det senaste årsavslutet. Du får en varning eftersom som du kan ändra föregående års omsättning manuellt.
TB detta år Räknar om medlemmens/kundens täckningsbidrag utifrån fakturornas täckningsbidragsvärde.
Året räknas som datumet för senaste årsavslut + 1 dag och framåt. Du får en varning eftersom som du kan ändra täckningsbidraget manuellt.
TB fg år Räknar om medlemmens/kundens täckningsbidrag utifrån fakturornas täckningsbidragsvärde.
Föregående år räknas som datumet för näst senaste årsavslut + 1 dag till och med datumet för det senaste årsavslutet. Du får en varning eftersom som du kan ändra föregående års täckningsbidrag manuellt.
Genomsnittlig betaltid, antal betalningar Kontrollerar antal dagar mellan fakturadatum och betaldatum och delar detta med antal fakturor som finns på medlemmen/kunden.

Kontrollen kan göras både för det aktiva året och för föregående år.
Senaste faktura Kontrollerar alla skickade och giltiga debetfakturor (ej räntefakturor eller kreditfakturor) och uppdaterar med det senaste datumet för respektive medlem/kund.
Datum för nästa period Kontrollerar datum för periodslut utifrån datum för periodstart och fakturaintervall.
Saldo Kontrollerar saldo mot de betalningar som finns på fakturan.
Betalt på väg Korrigerar betalt på väg på fakturan mot de befintliga betalningarna som finns med status På väg.
Skuld Summerar leverantörsfakturornas saldo (ej makulerade) till leverantörens skuld.
Betalning på väg Summerar leverantörsfakturornas (ej makulerade) fält Betalat på väg till leverantörens Betalat på väg.
Årets inköp Summerar leverantörsfakturornas total (ej makulerade) exklusive moms till fältet Ackumulerad omsättning på leverantören.
Året räknas som datumet för senaste årsavslut + 1 dag och framåt. Du får en varning eftersom som du kan ändra årets inköp manuellt.
Förra årets inköp Summerar leverantörsfakturornas total (ej makulerade) exklusive moms till fältet Ackumulerad omsättning på leverantören för föregående år.
Föregående år räknas som datumet för näst senaste årsavslut + 1 dag till och med datumet för det senaste årsavslutet. Du får en varning eftersom som du kan ändra föregående års inköp manuellt.
Senaste faktura Visar fakturan med högst löpnummer. Om nummerserien har ändrats behöver det inte vara den senaste fakturan som skapats i programmet.

Relaterade avsnitt

Registervård

Arbeta smartare

Skattekalender - viktiga datum för momsinbetalning

Upptäck Visma eEkonomi - bokföring och fakturering på autopilot!