Konteringsmallar, kortläge

I detta fält kan du skriva en notering om hur och vid vilka tillfällen som konteringsmallen ska användas. Informationen följer även med när konteringsmallen exporteras och importeras. Om du gör konteringsmallar åt någon annan kan det vara särskilt praktiskt att lämna information i detta fält.

Här anger du konteringsmallens id. Varje konteringsmall måste ha ett unikt id-nummer. Id-numret kan inte ändras i efterhand. Id-numret kan vara upp till 6 tecken och du kan använda både siffror och bokstäver.

Dessa val aktiveras när du valt att skapa en konteringsmall som ska användas för bokföring.

Verifikationsserie

Om du vill att konteringsmallarna ska knytas till en speciell verifikationsserie när de används i bokföringen eller vid periodisering/fördelning kan du här ange den serie du vill använda. Observera att du först måste lägga upp verifikationsserier under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Bokföring.

Verifikationstext

Här anger du den verifikationstext som ska visas på de verifikationer som du skapar med konteringsmallen. Verifikationstext kan endast anges när konteringsmallarna används för bokföring eller periodisering/fördelning.

Dessa fält visas när du i föreningsinställningarna har markerat att du vill ta emot e-fakturor.

Läs in alla transaktioner

Markera här om du vill kunna läsa in alla artikelrader på en leverantörsfaktura som du tar emot som e-faktura. Ange det konto du vill att raderna ska konteras på i fältet Konto för rader utan artikelkontering.

Konto för rader utan artikelkontering

Markerar du Läs in alla transaktioner bör du ange ett kontonummer här.

Vill du bara ha en rad för de olika transaktionerna på fakturan, markerar du istället Frakt och/eller Moms under Inställningar för Leverantörsfaktura. Därefter lägger du till en ny rad i tabellen Konteringar med det konto som transaktionerna ska bokföras på. I kolumnen Belopp skriver du till exempel {Total}-{Frakt}-{Moms} (beroende på vad du markerade).

När du valt att skapa en konteringsmall som ska användas på en leverantörsfaktura kommer valen Total, Frakt och Moms att aktiveras. Valet Total kan inte avmarkeras eftersom fakturans totalbelopp alltid måste registreras på en leverantörsfaktura. Däremot kan du avmarkera valen för frakt och moms, om du t ex vill skapa en konteringsmall för fraktfria inköp.

Genom att markera valen Total, Frakt och Moms skapas rader under rubriken Kontering. Du kan sedan komplettera konteringsmallen med ytterligare rader, t ex en rad för kostnadskonto. Varje rad motsvarar en rad på leverantörsfakturan.

De konton som används för raderna Total, Frakt och Moms hämtas från de inställningar som du gjort under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Kontonummer.

Dessa val aktiveras när du valt att skapa en konteringsmall som ska användas som en periodisering/fördelning. En periodisering/fördelning är en fast kontering som återkommer med ett visst givet intervall, t ex avskrivning av anläggningstillgångar.

Första verifikationsdatum

Här anger du när det ska vara möjligt att använda periodiseringen/fördelningen första gången.

Senast utförd

Här visas när periodiseringen/fördelningen senast utfördes.

Upphör att utföras fr o m

Här anger du det datum för när du inte längre vill att det ska vara möjligt att utföra periodiseringen/fördelningen.

Utför periodiseringen med ett intervall av

Därefter ska du ange inom vilket intervall periodiseringen/fördelningen ska utföras. Du har möjlighet att välja Kalendermånad eller ett visst antal dagar. Intervallen beräknas från det datum som angivits som första verifikationsdatum. Valet Kalendermånad används om du t ex vill utföra periodiseringen/fördelningen den 25:e i varje månad medan Dagar används om du vill utföra periodiseringen/fördelningen med ett intervall av ett exakt antal dagar, t ex var 7:e dag.

I många fall ska periodiseringen/fördelningen utföras den sista dagen i månaden och därför har ett särskilt val lagts till för detta. När du markerar valet Ska utföras sista dagen i månaden kommer periodiseringen/fördelningen vara möjlig att utföra den sista dagen i månaden oavsett hur många dagar som det är i den aktuella månaden.

I denna del anger du hur konteringen ska se ut. Kolumnerna Konto, Resultatenhet och Belopp kommer alltid att visas. Vilka övriga kolumner som visas beror på vilka inställningar du har gjort i föreningsinställningarna. Om du t ex under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Bokföring angivit att du ska använda kvantitetsredovisning, kommer även denna kolumn att visas.

Observera att kolumnen Kvantitet inte kan användas för att uppdatera lagersaldot.

I varje kolumn kan du välja att mata in ett värde eller använda en variabel för att ställa en fråga. I kolumnen Belopp kan du även ange formler. I formlerna kan du använda de fyra räknesätten och formlerna måste ibland omslutas av parenteser. Till höger om valet för variabler finns snabbknappar för plus, minus, multiplikation, division och parenteser.

Här skriver du in det namn som du vill ge konteringsmallen. När du väljer konteringsmall vid registrering av verifikationer och leverantörsfakturor är det denna text som visas i listan. Namnet kan vara upp till 20 tecken långt.

Saldo används om du vill utgå från saldot på ett visst konto och bokföra en viss del av detta på två andra konton. Detta kan t ex vara aktuellt om du vill göra månatliga avskrivningar som periodiseringar/fördelningar.

SaldoM utgår också från saldot på ett visst konto men här beräknas saldot från första dagen i månaden fram till det datum då konteringsmallen används. Om du t ex inte bokför utgående moms löpande vid försäljning utan för över den del av försäljningen som utgör moms varje månad, kan du använda dig av funktionen SaldoM.

Längst ned till höger i arbetsbilden för konteringsmallar finns knappen Testa. När du klickar på denna knapp kommer du till ett nytt fönster där du har möjlighet att testa dina konteringsmallar innan de används. Om något saknas eller är fel i din konteringsmall kommer du få ett meddelande om vilken rad som innehåller felet.

Här väljer du vilken typ av konteringsmall som ska skapas. Konteringsmallar kan användas:

• I bokföringen för verifikationsregistrering
• Vid registrering av leverantörsfakturor
• För att skapa periodiseringar/fördelningar

När du skapar dina konteringsmallar behöver du inte skapa en komplett kontering. Även om konteringen återkommer löpande kan det finnas någon uppgift som varierar från gång till annan. Variablerna används för att du själv ska kunna fylla i ett värde när konteringsmallen används.

En vanlig verifikation är t ex överföring från kassa till bank. Det belopp som ska föras från kassa till bank är förmodligen inte ett fast belopp utan det varierar vid varje tillfälle. För att du själv ska kunna fylla i aktuellt belopp används variablerna -{Belopp} och {Belopp}. Minus anger kontering i kredit.

Du kan skriva in en egen variabel genom att välja Ny. När du väljer Ny får du upp ett fönster där du skriver in variabeltexten. Den nya variabeln får automatiskt klammerparenteser, {Text}, runt texten. Variabeln finns kvar i listan tills fönstret för konteringsmallar stängs.

Det är också möjligt att direkt skriva in en variabel på en rad. Observera att variablerna måste omslutas av klammerparenteser { }.