Visma Förening
Skapa avtalsmall via guide
I Visma Förening kan du skapa avtal på återkommande fakturering för att underlätta faktureringen till dina kunder. Det kan gälla t ex hyror och prenumerationer.
Det är även möjligt att skapa avtal manuellt, men vi rekommenderar att du använder guiden de första gångerna du skapar dina avtal. Guiden består av ett antal steg med förklarande text och unika hjälpavsnitt. Om du efter ett tag vill gå över till att skapa avtalsmall utan guiden kan du läsa mer om det i avsnittet Skapa avtalsmall utan guide.
Kontrollera följande innan du skapar avtal:
- Kontrollera att den kundkategori du vill använda för avtalet finns upplagd. Detta gör du under Arkiv - Inställningar - - Försäljning - Kundkategorier.
- Kontrollera att samtliga kunder som berörs av avtalet är upplagda i kundregistret och att det finns en kundkategori angiven på kunderna.
Gör så här för att skapa en avtalsmall via guiden:
- Välj Försäljning - Avtal - Avtalsmallar.
- Klicka på knappen Ny (Ctrl+N).
- Ange vad avtalsmallen ska heta så att du vet vad den avser. Du kan lämna detta fält blankt om du vill.
När du väljer att lägga upp din avtalsmall via guiden ska du lägga upp vad som ska faktureras först. Detta gör du nere till vänster i bilden.
- Välj vilka artiklar som ska ingå i ditt avtal. Det gör du i kolumnen Artikelnr i tabellen. Du kan hämta dina artiklar med hjälp av listknappen eller genom att skriva artikelnumret direkt i kolumnen Artikelnr.
Vill du hämta befintliga textrader kan du med hjälp av listknappen bredvid Benämning/Text få fram de som finns inlagda under Arkiv - Inställningar - - Försäljning - Radtexter. Vill du skriva in något själv väljer du kommandot Textrad. Vill du lägga in en tom rad, väljer du kommandot Infoga rad.
På avtalsmallen kommer det inget belopp i kolumnen Summa. När du sedan skapar avtalet kommer priset med.
- För att starta guiden väljer du kommandot Guide.
Avtalets startdatum
Standardinställningen är att avtalets startdatum alltid skapas framåt i tiden. Du kan välja att skapa avtalsmallen efter datumet som finns i datorn eller välja månad och dag.
Om du vill skapa avtal bakåt i tiden måste du markera Starttidpunkter beräknas från aktuellt år. I rutan ser du vilket startdatum det blir. Om startdatumet är felaktigt kan du ändra detta genom att ändra dina inställningar.
- Välj Nästa.
Datum för första faktura
Du kan välja samma månad som du har som startdatum på ditt avtal eller välja en annan kalendermånad. Du ska också välja vilken dag i månaden fakturan ska skickas.
- Om värdet för dag är större än 0, blir fakturadag just den dagen i månaden.
- Om värdet för dag är lika med 0, blir fakturadag samma dag som avtalets startdag.
- Om värdet för dag är mindre än 0, räknas fakturadagen så många dagar innan avtalets startdag.
Du ser i rutan vilken fakturadag det blir. Om datumet är felaktigt kan du ändra detta genom att ändra dina inställningar.
- Välj Nästa.
Slutför
Guiden för din avtalsmall är nu klar.
- Klicka på Slutför för att spara inställningarna för din avtalsmall. Du får nu en fråga om du vill skapa avtal från avtalsmallen.
- Välj Ja om du har lagt in vad som ska faktureras sedan tidigare. Om du inte har lagt in vad du ska fakturera väljer du Nej och du kan nu lägga in vad du vill fakturera innan du skapar avtalen.
Valde du Ja skapas nu avtal enligt de val du gjort på vald avtalsmall. Dina avtal hittar du nu under Försäljning - Avtal - Avtal.
Om du ska skapa många avtal från din mall är det bra att ta en säkerhetskopia innan dessa skapas. Skulle något vara fel kan du då backa genom att installera säkerhetskopian och börja om, i stället för att makulera och radera alla avtal.
