Bedrijfsinstellingen

Begin te typen of klik op het blauwe pictogram in het veld als u een of meer referenties wilt toevoegen. De lijst met referenties waaruit u kunt kiezen, is beschikbaar bij offertes, verkooporders en verkoopfacturen. Als u in dit veld een referentie invoert, dan wordt deze als suggestie weergegeven wanneer u een nieuw verkoopdocument voor het eerst aanmaakt. Klik op een referentie als u deze wilt bewerken of verwijderen.

Het btw-nummer is voor zzp’ers in principe hun burgerservicenummer met de toevoeging B01. Voor grensoverschrijdende handel is er een btw-identificatienummer of internationaal EORI-nummer, bestaande uit 14 tekens, namelijk het btw-nummer, zo nodig aangevuld met voorgaande nullen tot 9 cijfers, voorafgegaan door de landcode NL en gevolgd door een code van 3 tekens: B01 t/m B99. Speciale tekens zijn niet toegestaan. Het btw-nummer dat u hier invoert, komt op alle facturen aan uw debiteuren te staan. Als u zonder btw factureert aan debiteuren in andere EU-landen, moet het btw-nummer van de debiteur op de factuur staan. De reden daarvoor is dat u van btw vrijgestelde leveringen moet aangeven bij de Belastingdienst via de ICP-opgaven. Als het btw-nummer van de debiteur niet op de factuur wordt vermeld, dan gelden de Nederlandse btw-regels.

Als synchronisatie met Visma Webshop is ingeschakeld, kunt u ervoor kiezen de synchronisatie hier uit te schakelen. Als u het bedrijf opnieuw wilt instellen (zie onder), dient u eerst synchronisatie uit te schakelen. Denk eraan dat als u synchronisatie uitschakelt, u betalingsvoorwaarden en verzendwijze in uw webshop opnieuw moet toevoegen wanneer u synchronisatie weer inschakelt.

Markeer deze optie als u de instellingen van dit bedrijf als sjabloon voor andere bedrijven wilt gebruiken.

De volgende instellingen worden gekopieerd:

• instellingen voor boekstukcodering
• gebruik van kostenplaatsgroepen en projecten
• gebruik van Omschrijving regel
• afschrijvingsinterval
• rekeningschema
• standaardgrootboekrekeningen
• vasteactiva-categorieën
• verkoopcategorieën
• boekingssjablonen
• btw-codes

U kunt uw bedrijf opnieuw instellen door Stel opnieuw in te selecteren. De naam en identiteit van het bedrijf blijven behouden, maar de overige informatie, zoals boekhouding, facturen, debiteur- en crediteurgegevens, worden verwijderd. Die informatie kan niet worden teruggehaald.

Lees meer in Bedrijf opnieuw instellen.

Als u deze optie aanvinkt, worden de velden voor btw-verlegging ingeschakeld in het programma. Btw-verlegging is verplicht als u bepaalde diensten verleent. De regeling is van toepassing wanneer u debiteuren factureert die geen btw mag worden berekend.

Markeer deze optie als u tussenhandelaar bent bij een ABC-transactie binnen de EU en als wat u factureert moet worden opgenomen in de ICP-opgaven.

Markeer Pas OSS-regeling toe (One Stop Shop) op het tabblad Facturering bij Instellingen - Bedrijf om de instellingen voor de OSS-regeling in te schakelen. Dan kunt u de verkochte goederen en diensten die onder die regeling vallen boeken. Het programma houdt de verkoop van deze goederen en diensten bij en stelt de aangifte voor de Belastingdienst op. Om de aangifte correct op te kunnen stellen moet u ook een aankruisvakje markeren bij elk artikel dat bij de verkoop van deze goederen en diensten hoort. Lees meer over de OSS-regeling op de website van de Belastingdienst.

Markeer deze optie als u de prijs van een artikel zonder btw wilt tonen wanneer u een factuur voor een particulier aanmaakt.

Als u deze optie markeert, dan wordt voor alle facturen en conceptfacturen de oorspronkelijke datum van de conceptfactuur gebruikt. Als u deze optie niet markeert, dan wordt de datum van de factuur verschoven en wordt deze gelijk aan de datum van de dag waarop u de factuur voltooit.

Voer het bedrag in dat u wilt toevoegen wanneer u herinneringen verzendt.

Vink het vakje aan als u de eerste herinnering wilt verzenden zonder incassokosten in rekening te brengen.

Vink E-invoices ontvangen aan als u wilt dat uw crediteuren u e-invoices kunnen sturen. Wanneer u een e-invoice ontvangt via Visma.net AutoInvoice, wordt de informatie in de inkoopfactuur automatisch toegevoegd aan het programma, waarna u de factuur zoals gebruikelijk kunt invoeren en voldoen. Voor elke e-invoice die u ontvangt, worden u kosten in rekening gebracht. Lees op visma.com meer over de prijzen voor het ontvangen van e-invoices.

Lees meer over de dienst in Visma.net AutoInvoice.

Uw ID-nummer bij uw serviceprovider wordt hier getoond. De velden Electronic ID en Serviceprovider dienen om uw bedrijf te identificeren als afzender en ontvanger van e-invoices.

Mogelijk moet u deze informatie aan uw crediteur verstrekken als die uw gegevens niet bijvoorbeeld via Visma.net AutoInvoice kan opzoeken.

Lees meer over de dienst in Visma.net AutoInvoice.

De serviceprovider waarvan het bedrijf gebruikmaakt om elektronische documenten te verzenden, wordt hier getoond. De velden E-invoicingprovider en Electronic ID dienen om uw bedrijf te identificeren als afzender van e-invoices.

Lees meer over de dienst in Visma.net AutoInvoice.

Als u gebruikmaakt van de scanservice van Visma.net AutoInvoice, dan worden inkoopfacturen die per post naar u worden gezonden, naar de scanservice gezonden in plaats van naar u. Bij de scanservice worden papieren facturen en pdf-facturen omgezet in e-invoices en rechtstreeks naar uw programma verzonden.

Markeer deze optie als u een e-mail wilt ontvangen waarin staat dat er in het programma nieuwe e-invoices voor u klaar staan. Het e-mailadres dat voor deze meldingen wordt gebruikt, wordt ontleend aan het tabblad Algemeen van Instellingen - Bedrijf, maar u kunt dit op elk gewenst moment wijzigen. U kunt ook aangeven of u deze meldingen elke keer wilt ontvangen als er een e-invoice is binnengekomen of dat u de meldingen op dagelijkse of wekelijkse basis wilt ontvangen, op voorwaarde dat er ook inderdaad e-invoices zijn binnengekomen. Als u ervoor kiest om de e-mails met de meldingen dagelijks te ontvangen, dan worden deze elke ochtend naar u verzonden. Als u de e-mails wekelijks wilt ontvangen, dan worden deze op maandagochtend naar u verzonden. Als u geen keuze maakt, dan is de standaardinstelling dat u steeds een e-mail met een melding ontvangt wanneer er een e-invoice is binnengekomen.

Door Sta bewerken van inkoopfacturen toe te markeren, maakt u het mogelijk dat bepaalde wijzigingen rechtstreeks in de factuur kunnen worden aangebracht. Een inkoopfactuur kan worden bewerkt zolang deze niet is opgenomen in een btw-aangifte of een geblokkeerde periode. Lees meer in Inkoopfacturen annuleren of bewerken.

Markeer deze optie om een betalingsbestand te kunnen aanmaken voor inkoopfacturen. Lees meer in Inkoopfacturen betalen via een betalingsbestand.

Deze optie is alleen van toepassing als u een ingeschakelde bankkoppeling heeft waarbij inkoopfacturen automatisch naar de bank worden verzonden om te worden betaald. Als u Bevestig betalingen voordat betalingsbestand naar bank wordt verzonden markeert, dan kunt u selecteren welke inkoopfacturen u voor betaling naar de bank wilt verzenden.

Als u deze optie markeert, moet u de grootboekrekeningen voor uw inkoopfacturen opgeven en vermelden of het bedrag als debet of als credit moet worden geboekt. De keuze maakt u onder Instellingen - Bedrijf - Facturering. U kunt de instelling op elk gewenst moment wijzigen.

Met de instelling Boekhouding geblok. t/m kan er een blokkade worden ingesteld voor alle boekingen in een boekjaar tot en met een bepaalde periode. Dit kan van belang zijn als er bijvoorbeeld geen wijzigingen meer mogen worden gemaakt in de periode die u al heeft gecontroleerd. Er kan nog wel worden geboekt op de laatste dag van het boekjaar. Als u een geheel boekjaar wilt blokkeren, dan doet u dit via Instellingen - Boekjaren en openingsbalans. De selectie van de periode in dit veld staat los van het wel of niet blokkeren van een geheel boekjaar via Instellingen - Boekjaren en openingsbalans - Bewerk - Blokkeer boekjaar.

De optie Kostenplaatsen inschakelen is ingeschakeld wanneer u begint te werken met het programma. Dat betekent dat u in het menu kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen kunt toevoegen onder Boekhouding- Kostenplaatsen. Zie Kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen voor meer informatie over het werken met kostenplaatsgroepen.

Als u het vinkje bij Kostenplaatsen inschakelen verwijdert, worden alle instellingen voor kostenplaatsen uitgeschakeld. Dat betekent dat het volgende wordt verborgen in het programma:

• In het menu is onder Boekhouding de optie Kostenplaatsenniet meer te zien. Alle informatie die u onder kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen heeft ingevoerd, wordt bewaard voor het geval u Kostenplaatsen inschakelen weer wilt inschakelen.
• Onder Verkoopfacturen, Inkoopfacturen, Aankoop met bon of Handmatig boekstuk worden geen kostenplaatsgroepen meer getoond.

Let op: Als u eerder met kostenplaatsen heeft gewerkt, dan blijven die nog altijd weergegeven op aangemaakte boekstukken.

Als de optie is geselecteerd, dan wordt iedereen die facturen registreert waarvoor een kostenplaats moet worden opgegeven, eraan herinnerd dat ook te doen.

Als u delen van uw bedrijf op een meer gedetailleerd niveau en gedurende meerdere boekjaren wilt volgen, dan kunt u Projecten gebruiken. Als u de optie selecteert, dan wordt het mogelijk om projectgegevens toe te voegen voor de volgende documenttypes: inkoopfacturen, offertes, orders, verkoopfacturen en boekstukken voor Aankoop met bon en Overige afschrijvingen.

Projecten worden ingeschakeld voor alle grootboekrekeningen met een nummer tussen 3000 en 8999. U kunt het gebruik van projecten voor rekeningen in- en uitschakelen door de desbetreffende rekeningen te bewerken onder Instellingen - Rekeningschema.

Lees meer in Project..

Als de optie is geselecteerd, dan wordt iedereen die facturen of andere boekstukken registreert waarvoor projectgegevens moeten worden opgegeven, eraan herinnerd dat ook te doen.

Door de optie Gebruik de instellingen voor agrarische bedrijven te selecteren kunt u bepalen welke kolommen u in uw inkoopfacturen, handmatige boekstukken en bepaalde kas- en banktransacties wilt opnemen. Het inschakelen van deze optie reserveert de eerste kostenplaatsgroep voor de Vennoot. Als u op een grootboekrekening van het type ‘kapitaal firmant’ boekt, dan is het verplicht om de kostenplaatsgroep Vennoot te gebruiken wanneer u aankopen op grootboekrekeningen van het type ‘kapitaal firmant’ boekt.

Wanneer u deze optie markeert, is de functionaliteit voor het handmatig registreren van facturen beschikbaar. Hiermee kunt u verkoopfacturen en inkoopfacturen boeken met handmatige boekstukken. Lees meer in Snelle factuurinvoer gebruiken.

Wanneer u deze optie markeert, is bij het aanmaken van boekstukken of het boeken van facturen ook de kolom Omschrijving regel beschikbaar. In het venster Analyse kunt u zoeken in de teksten die u in de tekstvakken heeft ingevoerd.

Selecteer deze optie als u btw-aangiftes digitaal wilt aanmaken en verzenden naar de Belastingdienst.

Door dit selectievak te demarkeren schakelt u het automatisch interpreteren van geüploade foto's uit. U kunt deze functie op elk gewenst moment weer inschakelen door het selectievak weer te markeren.

Als u deze instelling gebruikt, dan boekt Visma eAccounting Pro uw verdelingen automatisch. Wanneer de datum voor een toekomstige verdeling wordt bereikt, zal het programma de verdeling automatisch boeken. De eerste automatische boeking gebeurt de dag nadat deze instelling is geactiveerd, mits er iets te boeken is.

Stel de afschrijving van uw vaste activa in op Maandelijks of Jaarlijks.

Als u Btw-aangiftes moeten worden goedgekeurd markeert, dan krijgt u onder Boekhouding - Btw-aangifte de mogelijkheid om de aangifte eerst ter goedkeuring te verzenden. U maakt eerst de btw-aangifte en selecteert daarna Verzend ter goedkeuring en boek aangifteVerzend ter goedkeuring. De ontvanger opent vervolgens de aangifte en selecteert Goedgekeurd of Afgekeurd. Als de ontvanger de btw-aangifte afkeurt, dan wordt een verplicht berichtenvenster weergegeven waarin de ontvanger de reden voor de afkeuring moet geven.

Als u Inkoopfacturen moeten worden goedgekeurd markeert, dan kunt u bij Inkoop - Inkoopfacturen de factuur eerst voor goedkeuring verzenden voordat deze in het grootboek wordt geboekt. Eerst maakt u de inkoopfactuur aan en kiest u Verzend ter goedkeuring. De factuur wordt dan bewaard onder Concept. Wanneer de ontvanger de factuur heeft geopend en Keur goed en boek heeft gekozen, dan wordt de factuur bewaard in de lijst Openstaand. Als de ontvanger de factuur afkeurt, dan wordt een verplicht berichtenvenster weergegeven waarin de ontvanger de reden voor de afkeuring moet geven.

Markeer deze optie als u wilt dat het programma een e-mail naar goedkeurders verzendt wanneer er inkoopfacturen klaar zijn voor goedkeuring. De e-mail kan op drie verschillende tijdstippen worden verzonden:

• Elke keer als een factuur klaar is voor goedkeuring

• Eén keer per dag (elke ochtend)

• Eén keer per week (elke maandagochtend)

Het programma biedt de mogelijkheid om met boekstukcoderingen te werken. Hier selecteert u welke boekstukcodering u wilt toepassen op welk transactietype. Het voordeel van het werken met boekstukcoderingen is dat het in de toekomst makkelijker is om een bepaald type transactie te traceren, met name als u een groot aantal boekstukken heeft.

Er zijn in het programma 11 boekstukcoderingen als suggestie opgenomen. U kunt zelf nog 5 boekstukcoderingen toevoegen. Om de verschillende boekstukcoderingen makkelijker uit elkaar te houden kunt u een omschrijving toevoegen wanneer u een letter voor een boekstukcodering selecteert. Als u geen wijzigingen aanbrengt, dan is de standaardinstelling dat de letters van alle aangemaakte boekstukcoderingen in alfabetische volgorde staan.

Hier kunt u standaardteksten toevoegen die u wilt opnemen in verschillende soorten documenten in het programma. U wilt bijvoorbeeld misschien wijzen op een gewijzigd adres.

Om teksten in een andere taal toe te voegen, kiest u Toon buitenlandse teksten. Deze teksten worden vervolgens opgenomen in documenten voor uw buitenlandse debiteuren.

Intracommunautaire levering van goederen/diensten

Voor verkoopfacturen aan bedrijven met een geldig btw-nummer in de EU kunt u hier aanvullende teksten vastleggen. Deze teksten worden dan automatisch toegevoegd aan facturen voor intracommunautaire leveringen van goederen en/of diensten die deel uitmaken van de ICP-opgave.

Automatische incasso

Als u gebruikmaakt van automatische incasso, dan moet op de factuur duidelijk worden vermeld dat deze via automatische incasso zal worden geïncasseerd. Hier kunt u de gewenste tekst vastleggen of aanpassen. Deze tekst vervangt de tekst in het grijze blok met betaalinformatie op de factuurlayout die erop wijst dat het factuurnummer bij betaling moet worden vermeld.

Wanneer u hier teksten invoert, worden zij opgenomen in de e-mails die vanuit het programma naar uw debiteuren worden verzonden. Begin met een standaardtekst en pas die aan voordat u het document naar uw debiteur zendt. U kunt de tekst ook in een andere taal invoeren en bewaren.

Selecteer de link Upload/wijzig banner om een afbeelding te uploaden die u als banner wilt gebruiken. Houd er rekening mee dat het bestand niet groter dan 1 MB mag zijn en dat het bestandsformaat gif, jpg of png moet zijn. Ga naar Aangepaste achtergrond, onderaan de websitepagina, en selecteer de instelling Geüploade logobanner en voettekst om de logobanner op de afdruk te laten weergeven.

U kunt kiezen tussen een factuurlayout met of zonder kader. U kunt kiezen tussen factuurregels met of zonder rand. Het resultaat van de verschillende keuzes kunt u in een voorbeeldweergave controleren.

Markeer welke informatie u wilt tonen op de afgedrukte offertes, orders en facturen.

Markeer deze optie als u de leverdatum op facturen wilt weergeven.

De instelling gebruikt het veld Leverdatum op de verkoopfactuur. Als u het veld demarkeert, dan is het nog steeds mogelijk om de leverdatum op de factuur in te voeren, maar die wordt niet getoond op de afdruk.

Markeer deze optie als u de naam van het project op facturen wilt weergeven. Als alle gefactureerde zaken bij één project horen, dan wordt de projectnaam boven aan de factuur weergegeven. Maar als ze bij verschillende projecten horen, dan staan de projectnamen op de afzonderlijke factuurregels.

Markeer deze optie als u voor uw zakelijke debiteuren het totaalbedrag exclusief btw op afgedrukte offertes en verkooporders wilt tonen. Deze instelling geldt niet voor particulieren.