Visma eEkonomi Fakturering

Skicka e-fakturor

Funktionen att skicka e-fakturor finns redan inbyggd i ditt program. Du kan skicka alla fakturor som e-fakturor i Visma eEkonomi Fakturering, oavsett om du skickar dem en åt gången, skickar till flera mottagare samtidigt eller om du skapar återkommande fakturor. Både kundfakturor och kreditfakturor kan skickas som e-fakturor och du kan skicka alla fakturor digitalt, oavsett om du skickar dem som brev, via mejl eller som e-fakturor till kunden. Du hittar aktuella priser och mer information om fördelarna med e-fakturor på vismaspcs.se.

För att kunna skicka e-fakturor måste du ha lagt in ditt momsregistreringsnummer under Inställningar - Företagsinställningar - Grunduppgifter.

Ett momsregistreringsnummer i Sverige består först av landskoden SE, sedan av organisationsnumret eller personnummer beroende på bolagsform och slutligen 01. Inom EU är VAT-/momsregistreringsnummer uppbyggt på samma vis, antal tecken kan dock variera beroende på land men det är alltid en inledande landskod som består av två bokstäver. Därefter är det ytterligare tecken som kan vara siffror eller bokstäver. I Sverige läggs det alltid till 01 på slutet. Specialtecken är inte tillåtna.

För att ta emot e-fakturor måste du använda en annan variant av Visma eEkonomi. Läs mer om de olika varianterna på vismaspcs.se.

1. Kontrollera/lägg till mottagare av e-fakturor

Om du har angett organisationsnummer , en e-postadress eller ett personnummer (10 eller 12 siffror) för din kund, kontrollerar programmet automatiskt om kunden kan ta emot e-fakturor när du skapar en faktura. Du får ett litet meddelande om det i fakturavyn. Du kan även kontrollera om kunden kan ta emot e-fakturor genom att öppna kunden i redigeringsläge.

Kontrollera mottagare av e-fakturor

Funktionen Kontrollera finns bara för kundtypen företag.

För att ta reda på om en privatperson kan ta emot e-fakturor via Kivra, redigerar du kunduppgifterna och lägger till kundens personnummer (10 eller 12 siffror) eller e-postadress. Om kunden är ansluten till Kivra kommer alternativet Skicka till Kivra vara tillgängligt när du skapar fakturan.

Lägg till en ny kund eller öppna en befintlig kund för redigering.
Välj Kontrollera.

När programmet söker efter din kunds elektroniska mottagaruppgifter används kundnamn, organisationsnummer eller GLN för att identifiera om kunden kan ta emot e-fakturor.

Markera den mottagare som stämmer med din kund.

Ibland får programmet träffar på flera möjliga mottagare baserat på kundens uppgifter. Kontrollera resultaten och välj mottagaren som matchar din kund.

Klicka på Välj markerad.
Lägg till referenskod om din kund kräver det för att ta emot e-fakturor.
Välj Spara.

Om en kund som har möjlighet att ta emot e-fakturor inte har aktiverat funktionen i sitt ekonomiprogram, kan du skicka en förfrågan till kunden via Visma eEkonomi Fakturering och be kunden aktivera sig som mottagare av e-fakturor.

Om du inte hittar din kund genom att söka efter fakturamottagare, men vet att din kund gärna tar emot e-fakturor, kan du skicka kundens uppgifter till Visma så att vi kan lägga till kunden som mottagare.

2. Skapa och skicka e-fakturor

När du skickar e-fakturor skapar du dina fakturor precis som vanligt. Både vanliga fakturor och kreditfakturor kan skickas som e-fakturor.

Välj Försäljning - Kundfakturor.
Välj Ny kundfaktura.
Välj den kund du ska fakturera.
Fyll i fakturadatumet.
Lägg till de artiklar du vill fakturera.
Välj alternativet som passar kundtypen:

Spara och skicka till Kivra för företagskunder.

Spara och skicka till Kivra för privatpersoner.

Om du har angett ditt bank- eller plusgironummer i företagsinställningarna kan kunden betala fakturan direkt från Kivras app.

Tänk på att om du har bifogat bilagor till din e-faktura så kommer dessa att skickas separat och en extra avgift debiteras per bilaga.

Du kan skicka fakturor digitalt från Visma eEkonomi Fakturering, oavsett om din kund kan ta emot e-fakturor eller inte. Om du väljer Spara och skicka brev, kommer Visma skriva ut fakturan, lägga den i ett kuvert, frankera och skicka den i posten till din kund.

Formatet som används för att skicka e-fakturor i Visma eEkonomi Fakturering kallas S-EDI. Detta konverteras sedan till formatet Svefaktura via InExchange, för att anpassas till mottagarens bokföringsprogram.

E-fakturor som skickas till den offentliga sektorn måste följa Peppol-standarden och detta sköter programmet automatiskt.

Du hittar ditt Peppol ID under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter, under E-fakturor, om du har klickat i boxen för Ta emot e-fakturor.