Visma Bokslut

Lås och exportera årsredovisning

Exportera årsredovisning till Visma Koncern

Du kan exportera uppgifter från ett dotterföretags årsredovisning till årsredovisningsmatrisen (Uppgifter ÅR) i Visma Koncern.

När du vill exportera informationen till Visma Koncern gör du så här:

Välj Arkiv - Export - Export till Visma Skatt/Koncern/Analys.

Ett meddelande visas.

Klicka på OK.

Filen skapas och du får ett meddelande när exporten är klar. Därefter kan du importera filen i Visma Koncern.

Om du har Visma Bokslut och Visma Koncern installerat på samma dator kan du istället starta Visma Koncern och importera uppgifterna direkt från bokslutet utan att exportera filen.

Princip för överföring

Principen för hur överföringen av årsredovisningsuppgifterna går till bygger på att varje belopp i en not får en referens, (RadID), som talar om exakt vad ett belopp avser. Dessa referenser kan i de allra flesta fall sättas på radnivå som i kombination med kolumndefinitionen Aktuellt eller Föregående ger varje belopp en unik identitet. För enstaka noter måste referenser anges på cellnivå, vilket berör noten Medelantalet anställda, alternativt Medelantalet anställda tabell, noten Andra långfristiga värdepappersinnehav samt noten Kortfristiga fordringar. Motsvarande ID finns redan sedan tidigare för de flesta noter och dokument i årsredovisningen i Visma Koncern, där dessa visas i Uppgifter ÅR, dit också importen av uppgifterna från Visma Bokslut kommer att ske.

Referenser (RadID) i Visma Bokslut?

Programmet sätter automatiskt referenser

Skapar du ett helt nytt bokslut (d v s ej baserat på tidigare bokslut) anger programmet automatiskt en koppling (ett RadID) till motsvarande not och rad i årsredovisningen i Visma Koncern. Denna koppling finns i dialogrutan Koppla referenser i Visma Bokslut som du når genom att markera aktuellt dokument eller not, högerklicka och välj Koppla referenser. Bokslut skapade i Visma Bokslut 2003.0 eller senare får automatiskt dessa rad-id.

Situationer då du själv måste ange referenser

Skapar du ett nytt bokslut som du baserar på ett bokslut som är skapat i en tidigare version av Visma Bokslut måste du själv ange referenser för respektive not. Det innebär att du måste se till att aktuella rader eller celler får den koppling till RadID som krävs för att beloppen ska kunna överföras och hamna på rätt ställe vid import till årsredovisningen i Visma Koncern. Bokslut skapade i Visma Bokslut 2003.0 eller senare får automatiskt dessa rad-id.

Det finns två olika sätt att ange referenser, vi rekommenderar alternativ 1.

Alternativ 1

För att på enklaste sätt åtgärda så att alla rader får förslag på koppling till RadID rekommenderar vi dig att för dokumentet Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser och för varje not välja in aktuellt standardalternativ på nytt. Observera dock att du då blir tvungen att mata in vissa av föregående års värden på nytt. Har du lagt upp egna rader måste dessa läggas upp på nytt men du sparar ändå mest tid på att göra på detta sätt. Har du skapat en egen not kan det vara aktuellt att istället ange referens enligt beskrivning under alternativ 2.

Alternativ 2

Detta alternativ innebär att du måste gå in på alla rader i berörda noter och dokument och ange till vilket RadID en rad skall kopplas. Detta gör du genom att markera aktuellt dokument eller not, högerklicka och välj Koppla referenser. Kontrollera att rätt dokument och alternativ är valda vid Koppling Visma Koncern. Är dessa fält tomma kan du välja in lämplig not från mallfilen genom att klicka på listpilen.

När du klickar på en rad i kolumnen Koppla till RadID Visma Koncern visas en listknapp som du kan klicka på. En lista visas där du kan välja den rad och tillhörande RadID som stämmer överens med motsvarande rad i Visma Bokslut. Du får på motsvarande sätt gå igenom alla rader i de dokument och noter från vilka du vill överföra uppgifter till Visma Koncern. Programmet föreslår att RadID ska hämtas från en fil som heter KoncernMall.xml, vilken innehåller alla referenser som finns upplagda i årsredovisningsmallen i Visma Koncern.

Observera att ovanstående komplettering av RadID behöver du bara göra en gång!

Välj in RadID från koncernspecifik mallfil skapad i Visma Koncern

Det går även att skapa en mallfil från Visma Koncern som speglar exakt hur årsredovisningen ser ut för en specifik koncern. Mallfilen som kan skapas och exporteras från Visma Koncern heter t ex Koncern555555-5555 2003-12-31.xml och kan efter export väljas in i Visma Bokslut i dialogrutan Koppla referenser. Det kan vara bra om koncernen har flera dotterföretag och vill ha en bättre kontroll på inrapportering från dotterföretagens bokslut. Arbetet kan då styras upp och förenklas med hjälp av den koncernspecifika mallfilen.

Du tjänar mycket på att tänka igenom upplägg och innehåll för din årsredovisning i Visma Koncern i förväg och styra så att samtliga dotterföretag rapporterar på ett enhetligt sätt. Genom att styra upp arbetet kring årsredovisningens utseende underlättar du överföringen av årsredovisningsuppgifter från Visma Bokslut till Visma Koncern.

Ett exempel där styrning från koncernmodern behövs är noten Nettoomsättningen - fördelning per rörelsegren. I programmets förslag på not benämns raderna Rörelsegren A, Rörelsegren B etc och där måste den person som upprättar koncernmoderns årsredovisning styra upp vad som ska stå på raderna och vilka RadID som ska användas. Dessa radbenämningar och RadID finns med i den mallfil som kan genereras från Visma Koncern och hämtas in i dialogrutan Koppla referenser. Det blir då enklare för den som upprättar årsredovisningen för dotterföretaget att kontrollera och eventuellt välja in rätt RadID. Det gäller även om nya rader och RadID lagts upp i moderns och koncernens årsredovisning som inte finns med i den standardmallfil, KoncernMall.xml, som följer med programmet.

Noter där programmet inte föreslår koppling till RadID

I årsredovisningsmallen som skickas med i programmet finns förslag på koppling till RadID på alla noter exklusive Srf konsulterna-alternativen, Bokslutsdispositioner, Skatt på årets resultat, Eget kapital och Obeskattade reserver. Anledningen är bland annat att flera av dessa noter i Visma Koncern enbart avser moderföretaget, därför är det inte intressant att överföra dotterföretagens siffror. Anledningen till att inga uppgifter från noten Skatt på årets resultat kopplas, är att dessa belopp i Visma Koncern hämtas direkt från Koncerntablån istället för från Uppgifter ÅR.