Inaktivera/ta bort en medarbetare i Visma Advisor

När en medarbetare inte längre ska finnas kvar i Visma Advisor kan du välja att inaktivera och avidentifiera medarbetaren.

Notera att en medarbetare inte kan tas bort om det finns data registrerad såsom tid- och utläggsregistreringar. Om det finns uppgifter registrerade, kommer medarbetaren att anonymiseras istället.

Om medarbetaren har lämnat företaget, kan du ta bort tillgången till Visma Advisor via Mina tjänster innan du inaktiverar medarbetaren i Visma Advisor. Läs mer i hjälpen för Mina tjänster - Användare och tjänster i avsnittet Avsluta användarlicenser.

Gör så här för att inaktivera eller ta bort en medarbetare i Visma Advisor

  1. Gå till Underhåll - Medarbetare.
  2. Välj den medarbetare i listan som du vill inaktivera/ta bort.
  3. Klicka på knappen under Aktiv

Nu öppnas en guide och här visas uppgifter om något behöver åtgärdas innan en inaktivering/borttag kan ske. Information kommer att visa om:

Medarbetaren är kundansvarig

Om medarbetaren är kundansvarig, måste du tilldela rollen som kundansvarig till en annan medarbetare.

  1. Klicka på länken så att Kundöversikten öppnas.
  2. Ange medarbetaren i fältet för Kundansvarig för att filtrera och se vilka kunder medarbetaren är kopplad till som kundansvarig.

Även inaktiva kunder kommer att visas, då du behöver ändra där med.

  1. Klicka på kunden och välj fliken Kundinformation.
  2. I fältet Kundansvarig anger du den medarbetare som ska bli ny kundansvarig.
  3. Välj Spara.

Om medarbetaren är kundansvarig för ett större antal kunder, rekommenderar vi dig att använda funktionen Massuppdatera överst på sidan.

  1. Klicka på ikonen Massuppdatera och välj Redigera grunduppgifter i listan.
  2. De kunder som ska uppdateras visas nu.
  3. Välj Nästa.
  4. I steg 2 Uppdatera anger du den medarbetare som ska ta över som kundansvarig i fältet Kundansvarig och väljer Nästa.

Nu visas en lista över de kunder som uppdaterats med en ny kundansvarig.

  1. Välj Bekräfta och i översikten som öppnas kan du välja om du vill skriva ut eller exportera en översikt av ändringarna.

Medarbetaren är uppdragsansvarig

Om medarbetaren är uppdragsansvarig, måste du tilldela rollen som uppdragsansvarig till en annan medarbetare .

  1. Klicka på länken så att Kundöversikten öppnas.
  2. Ange medarbetaren i fältet Uppdragsansvarig och ange uppdrag i fältet Uppdrag för att se vilka kunder medarbetaren är kopplad till som uppdragsansvarig.
  1. Klicka på kunden och välj fliken Uppdrag.

I listan visas de uppdrag där medarbetaren är uppdragsansvarig.

  1. Klicka på ett uppdrag och nu expanderar raden och du kan nu ändra uppdragsansvarig.
  2. Välj Spara.

Om den anställde är uppdragsansvarig för ett specifikt uppdrag, kan det vara enklare att använda funktionen Massuppdatera överst på sidan.

  1. Klicka på ikonen Massuppdatera och välj Redigera uppdrag.

De kunder som ska uppdateras visas nu.

  1. Välj Nästa.
  2. I steg 2 Uppdatera anger du den medarbetare som ska vara ny uppdragsansvarig i fältet Uppdragsansvarig och väljer Nästa.

Nu visas en lista över de kunder som fått en ny uppdragsansvarig.

  1. Välj Bekräfta och i översikten som öppnas kan du välja om du vill skriva ut eller exportera en översikt av ändringarna.

Medarbetaren har planerade timmar

Om medarbetaren har planerade timmar i resursplaneringen, kan du flytta de planerade timmarna till en annan medarbetare. Notera att båda medarbetarna måste vara kopplade till samma kund och uppdrag. Om det inte stämmer överens, kommer inget att kopieras eller flyttas. Om du vill flytta timmarna till fler än en medarbetare, behöver du upprepa flytten till respektive medarbetare tills alla timmar flyttats över.

Läs mer i Resursplanera genom att använda guiden under avsnittet Flytta planerade timmar för medarbetare.

Medarbetaren har timmar som inte blivit fakturerade

Om medarbetaren har timmar och/eller utlägg som inte blivit fakturerade måste ett fakturaunderlag skapas. Om det finns en integration mellan Visma Advisor och ett ekonomisystem rekommenderar vi att man också exporterar fakturaunderlaget för fakturering.

Medarbetaren har registrerade fullmakter för en kund

Om medarbetaren har en registrerad fullmakt för en kund, kan du välja att antingen återkalla fullmakten och skapa en ny, eller ändra medarbetare under Medarbetare. Om du väljer att ändra medarbetare, säkerställ att alla uppladdade dokument är korrekta.

Läs mer i avsnittet Jobba med fullmakter.

En anonymiserad medarbetare kommer inte längre att visas under Underhåll - Medarbetare, men kan komma att visas i avidentifierat läge i rapporter, resursplaneringen, med mera. När en medarbetare har avidentifierats visas bara de två första bokstäverna i dennes namn, medan resten av bokstäverna ersätts med *****.

Medarbetaren har tillgång till andra tjänster

Innan du tar bort en medarbetare i Mina tjänster under Användare och tjänster, rekommenderar vi att du kontrollerar vilka andra tjänster medarbetaren har tillgång till. I vissa fall kan en medarbetare även vara Huvudkontakt i Mina tjänster för en kund. Om så är fallet, måste du ange en annan medarbetare som huvudkontakt för kunden. Den ändringen görs via Mina tjänster - Användare och tjänster.
  1. Gå till vismaspcs.se och Mina tjänster.
  2. Välj Användare och tjänster i menyn.
  3. Klicka på den användare du vill ta bort.

Nu visas en översikt av användarens detaljer och du kan se vilka tjänster de har tillgång till.

  1. Klicka på Ta bort längst ner på sidan.

När du nu tar bort medarbetaren tas även alla tjänster bort som medarbetaren har tillgång till.

Arbeta smartare

Allt om digitala samarbetstjänster

Utbildningar för redovisningsbyråer

Filmer

Se alla filmer om Visma Advisor

Supportforum

Kolla in andra användares frågor och funderingar i vårt forum

Visma Smarta Byrån