Checklista när en medarbetare slutar

Här har vi gjort en checklista med de steg du behöver gå igenom när en medarbetare slutar.

Om medarbetaren har lämnat företaget, kan du ta bort tillgången till Visma Advisor via Mina tjänster. Läs mer i hjälpen för Mina tjänster - Användare och tjänster i avsnittet Avsluta användarlicenser.

Fortsätt nu arbeta i Visma Advisor

Om medarbetaren har planerade timmar i resursplaneringen, kan du flytta de planerade timmarna till en annan medarbetare. Notera att båda medarbetarna måste vara kopplade till samma kund och uppdrag. Om det inte stämmer överens, kommer inget att kopieras eller flyttas. Om du vill flytta timmarna till fler än en medarbetare, behöver du upprepa flytten till respektive medarbetare tills alla timmar flyttats över.

Läs mer i Resursplanera genom att använda guiden under avsnittet Flytta planerade timmar för medarbetare.

Om medarbetaren är kundansvarig, måste du tilldela rollen som kundansvarig till en annan medarbetare.

  1. Gå till Kundöversikten.
  2. Ange medarbetaren i fältet för Kundansvarig för att filtrera och se vilka kunder medarbetaren är kopplad till som kundansvarig.
  1. Klicka på kunden och välj fliken Kundinformation.
  2. I fältet Kundansvarig anger du den medarbetare som ska bli ny kundansvarig.
  3. Välj Spara.

Om medarbetaren är kundansvarig för ett större antal kunder, rekommenderar vi dig att använda funktionen Massuppdatera överst på sidan.

  1. Klicka på ikonen Massuppdatera och välj Redigera grunduppgifter i listan.
  2. De kunder som ska uppdateras visas nu.
  3. Välj Nästa.
  4. I steg 2 Uppdatera anger du den medarbetare som ska ta över som kundansvarig i fältet Kundansvarig och väljer Nästa.

Nu visas en lista över de kunder som uppdaterats med en ny kundansvarig.

  1. Välj Bekräfta och i översikten som öppnas kan du välja om du vill skriva ut eller exportera en översikt av ändringarna.

Om medarbetaren är uppdragsansvarig, måste du tilldela rollen som uppdragsansvarig till en annan medarbetare .

  1. Gå till Kundöversikten.
  2. Ange medarbetaren i fältet Uppdragsansvarig och ange uppdrag i fältet Uppdrag för att se vilka kunder medarbetaren är kopplad till som uppdragsansvarig.
  1. Klicka på kunden och välj fliken Uppdrag.

I listan visas de uppdrag där medarbetaren är uppdragsansvarig.

  1. Klicka på ett uppdrag och nu expanderar raden och du kan nu ändra uppdragsansvarig.
  2. Välj Spara.

Om den anställde är uppdragsansvarig för ett specifikt uppdrag, kan det vara enklare att använda funktionen Massuppdatera överst på sidan.

  1. Klicka på ikonen Massuppdatera och välj Redigera uppdrag.

De kunder som ska uppdateras visas nu.

  1. Välj Nästa.
  2. I steg 2 Uppdatera anger du den medarbetare som ska vara ny uppdragsansvarig i fältet Uppdragsansvarig och väljer Nästa.

Nu visas en lista över de kunder som fått en ny uppdragsansvarig.

  1. Välj Bekräfta och i översikten som öppnas kan du välja om du vill skriva ut eller exportera en översikt av ändringarna.

Om medarbetaren har timmar och/eller utlägg som inte blivit fakturerade måste ett fakturaunderlag skapas. Om det finns en integration mellan Visma Advisor och ett ekonomisystem rekommenderar vi att man också exporterar fakturaunderlaget för fakturering.

Kontrollera att medarbetarens tidregistreringar har exporterats från Visma Advisor om det finns en integration med Visma Lön Smart. Läs mer i avsnittet Tidregistrera i Visma Advisor med Visma Lön Smart integration.

Kontrollera att filen med medarbetarens tidregistreringar har exporterats. Läs mer i avsnittet Exportera löneunderlag till Visma Lön 600. Du kan också läsa mer i avsnittet Checklista när anställd slutar.

När du inaktiverat en medarbetare, kommer medarbetaren att fortfarande vara synlig i rapporter som skapats för perioder när medarbetaren var aktiv i företaget.

  1. Gå till Underhåll - Medarbetare.
  2. Välj den medarbetare som du önskar att inaktivera.
  3. Klicka på knappen under Aktiv för att inaktivera medarbetaren.

Medarbetaren döljs nu i listan, men inga uppgifter tas bort. Om du vill att den inaktiverade medarbetaren ska visas i listan markerar du bara kryssrutan vid Inkludera inaktiva.

Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Vi rekommenderar att avidentifiera medarbetaren i Visma Advisor för att arbeta enligt GDPR.

  1. Gå till Underhåll - Medarbetare.
  2. Välj den medarbetare i listan som du vill ta bort/avidentifiera.

Om du har inaktiverat medarbetaren, kommer medarbetaren inte att visas i listan. Markera kryssrutan vid Inkludera inaktiva för att medarbetaren ska bli synlig i listan.

  1. Gå till medarbetaren och klicka på ikonen Ta bort längst till höger. Observera att medarbetaren måste vara inaktiv för att kunna tas bort.

En medarbetare kan inte tas bort om det finns data registrerad såsom tid- och utläggsregistreringar. Om det finns sådana registreringar kommer medarbetaren att avidentifieras istället.

En avidentifierad medarbetare kommer inte längre att visas i Underhåll - Medarbetare, men kan komma att visas i avidentifierat läge i rapporter, resursplaneringen, med mera. När en medarbetare har avidentifierats visas bara de två första bokstäverna i dennes namn, medan resten av bokstäverna ersätts med *****.

Alla steg är nu genomförda i Visma Advisor. Logga nu in på vismaspcs.se - Mina tjänster.

Innan du tar bort en medarbetare i Mina tjänster under Användare och tjänster, rekommenderar vi att du kontrollerar vilka andra tjänster medarbetaren har tillgång till. I vissa fall kan en medarbetare även vara Huvudkontakt i Mina tjänster för en kund. Om så är fallet, måste du ange en annan medarbetare som huvudkontakt för kunden. Den ändringen görs via Mina tjänster - Användare och tjänster.

  1. Gå till vismaspcs.se och Mina tjänster.
  2. Välj Användare och tjänster i menyn.
  3. Klicka på den användare du vill ta bort.

Nu visas en översikt av användarens detaljer och du kan se vilka tjänster de har tillgång till.

  1. Klicka på Ta bort längst ner på sidan.

När du nu tar bort medarbetaren tas även alla tjänster bort som medarbetaren har tillgång till.

Relaterade avsnitt

Ställ in behörighet på medarbetare

Arbeta smartare

Allt om digitala samarbetstjänster

Utbildningar för redovisningsbyråer

Filmer

Se alla filmer om Visma Advisor

Supportforum

Kolla in andra användares frågor och funderingar i vårt forum

Visma Smarta Byrån

Sök ord: Radera medarbetare, radera anställd, anonymisera medarbetare, anonymisera anställd, ta bort medarbetare, ta bort anställd, anställd slutar