Visma Administration 500
Betalningspåminnelser
Vill du arbeta smartare?
Du vet väl om att du kan skicka förfallna kundfakturor direkt från ditt program till Visma Amili för professionell påminnelse- och inkassohjälp. Tjänsten heter Visma AutoCollect och är helt integrerad i Visma Administration 500. Du får full kontroll på dina obetalda fakturor och med en inkassotjänst i ryggen får du som regel betalt snabbare än när du skickar egna påminnelser. Du väljer själv vilka fakturor du vill skicka och när kunden betalar får du en automatisk registrering av betalningen direkt i ditt program. Läs mer i avsnittet Detta är Visma AutoCollect.
Funktionen finns under Betalningar - Betalningspåminnelser.
På påminnelsen kommer alla obetalda fakturor som finns registrerade på kunden, dvs även de fakturor som ännu ej har förfallit.
Vill du endast få med fakturor som förfallit, ska du använda mallen Betalningspåminnelse Vit - utan ej förfallna. Mallen hämtar du under rubriken Dokumentmallar med temat Vit - Betalningspåminnelse på vår samlingsida för Mallar för nedladdning. När mallen är inlagd i ditt program, väljer du den via Arkiv - Inställningar - - Mallar.
Följ instruktionerna nedan:
Förberedelser
För att påminnelse (krav) ska skrivas ut måste du ha lagt upp inställningar för påminnelse i ditt företag. Om du inte tidigare har gjort det gör du så här:
- Välj Arkiv - Inställningar - - Betalningar - Påminnelser och ränta.
- Skriv in de uppgifter du vill ska gälla för påminnelserna: Antal påminnelser, Dagar till påminnelse 1, Dagar mellan påminnelser, Påminnelseavgift och Antal påminnelser utan avgift. Dagar till påminnelse 1 beräknas från förfallodatum.
- Välj också en mall för utskrift av påminnelse. Detta gör du under Arkiv - Inställningar - - Mallar.
Om du vill ha påminnelsehantering för de flesta av dina fakturor kan du förenkla dina påminnelserutiner genom att låta markeringen för Betalningspåminnelse och Påminnelseavgift på fakturorna läggas in automatiskt.
- Välj Arkiv - Inställningar - - Försäljning, fliken Normalvärden och markera Betalningspåminnelse och Påminnelseavgift. Då får du Betalningspåminnelse och Påminnelseavgift markerat på alla nya kunder du registrerar. Det är bara de kunder som registreras efter att du lagt in normalvärdet som får en markering automatiskt.
- Om du har kunder som registrerats tidigare går du in på fliken Fler uppgifter i kundregistret (Försäljning - Kunder) och markerar Betalningspåminnelse och Påminnelseavgift om de ska ha det.
- På de kunder som du aldrig vill skriva påminnelse till går du in under Försäljning -
- Påminnelseavgiften debiteras först när räntefakturan skapas.
Tänk på att det är kundens inställning när du skapar fakturan som avgör vad som förs över. Ändringar i kundregistret påverkar inte fakturor som redan är skapade.
Skriv ut påminnelser
- Gå till Betalningar - Betalningspåminnelser.
Här ser du en lista med alla fakturor som är förfallna och obetalda till och med påminnelsedatumet.
Du får alltid dagens datum som förslag på Påminnelsedatum, men det kan du ändra om du vill. I kolumnen Påminnelse visas en markering på alla fakturor som du kan skriva ut påminnelse för.
De fakturor som har en markering i rutan Påminnelser under Försäljning - Kundfakturor, fliken Kunduppgifter får automatiskt en markering här. Om du har glömt att markera den rutan på någon faktura kan du markera den direkt i den här kolumnen. Fakturor som du av någon anledning inte vill ha med i bevakningsrutinen för påminnelser kan du ta bort markeringen för.
Observera att en markering i kolumnen Påminnelser inte alltid betyder att påminnelse skrivs ut nu, eftersom programmet tar hänsyn till dina inställningar du gjort under punkt 2 på Förberedelser. Markeringen i Påminnelser betyder att påminnelse ska skrivas ut om det är dags för det enligt inställningarna.
I kolumnen Skrivs finns en markering för de påminnelser som kommer att skrivas ut när du väljer utskrift av påminnelser.
Ta bort markeringen i kolumnen Påminnelser om du inte vill att påminnelser ska skrivas ut nu och lägg till markeringen om du vill att påminnelser ska skrivas trots att det inte är dags för det enligt inställningarna.
Om du inte får någon markering i kolumnen Skrivs kan det bero på följande:
- Påminnelsedatumet, fakturan har förfallit men inte med så många dagar som du angivit under inställningarna för påminnelser. Du kan flytta fram påminnelsedatumet för att få markeringen i Skrivs.
- Påminnelseantalet, kontrollera att det inte står mer i antal påminnelser än vad som står under inställningarna för påminnelser. Om du vill skriva ut ett påminnelser igen kan du ändra antalet i denna kolumnen.
- Kontrollera om det finns en negativ fordran på kunden eller noll i fordran. Kontrollera under Ej slutbetalda fakturor på fliken Spårning i kundregistret om det finns någon kreditfaktura till kunden. Om den ska vara betald, gör en betalning på den. Ska den ligga kvar på kunden kan du inte skriva ut något påminnelse förrän denna faktura är betald.
- Välj Betalningar - Betalningspåminnelser - Skriv ut för att skriva ut dina påminnelser.
- Välj om du vill Räkna upp påminnelseräknaren och ange hur du vill skriva ut/skicka dina påminnelser.
Om du skriver ut påminnelse 1 och väljer att räkna upp påminnelseräknaren kommer påminnelse 2 att skrivas ut nästa gång.
- Kontrollera påminnelserna när du skrivit ut dem.
- Klicka på Ja, räkna upp om utskriften är korrekt. Om du måste korrigera väljer du Nej. Korrigera och skriv ut påminnelserna igen.
- Om du har 2 under Påminnelseantal betyder det att du har skrivit ut och godkänt påminnelse 1 och påminnelse 2. Vill du skriva ut påminnelse 2 igen, får du ändra till 1 under Påminnelseantal innan du skriver ut.
- Avsluta påminnelserutinen.
Relaterade avsnitt
