Tidintegration, företagsinställningar

Om du vill aktivera en integration med Visma Tid Smart/Visma Tid Pro eller Visma Tid gör du det under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Tidintegration. Det är också här du anger sökväg för import av order- och fakturaunderlag från ditt integrerade program.

Att integrera Visma Administration 2000 med ett tidprogram innebär att tidprogrammet används som ett försystem till Visma Administration 2000. Det är i tidprogrammet de anställda rapporterar tid och arbetar med kundens order och prissättning. Det är också där fakturaunderlagen sammanställs. Fakturaunderlagen läser du sedan in i Visma Administration 2000 för fakturering till slutkund.

Läs mer om integration med Visma Tid.

Läs mer om integration med Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

Fältförklaringar

Automatisk påminnelse när nya order- och/eller fakturaunderlag finns att importera

Detta fält visas endast om du integrerar mot Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

Markera rutan om du vill få en automatisk påminnelse när det finns nya order- och fakturaunderlag från Visma Tid Smart/Visma Tid Pro att importera. När du väljer Försäljning - Kundfakturor känner programmet av om det finns fakturaunderlag som inte har importerats, och du får en fråga om att importera dessa. När du väljer Försäljning - Order känner programmet av om det finns fakturaunderlag som inte har importerats, och du får en fråga om att importera dessa.

Automatisk påminnelse när nya underlag finns att importera

Detta fält visas endast om du integrerar mot Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

Markera rutan om du vill få en automatisk påminnelse när det finns nya underlag från Visma Tid Smart/Visma Tid Pro att läsa in. När du sedan väljer Försäljning - Kundfakturor eller Försäljning - Order känner programmet av om det finns underlag som inte har lästs in. Detta visas i så fall i informationslisten ovanför arbetsbilden, där du kan välja Läs in för att läsa in dem till Visma Administration 2000. I listläget för Kundfakturor eller Order kan du även använda kommandot Hämta underlag - Visma Tid Smart/Pro för att läsa in underlag.

Läs in underlag som

Detta fält visas endast om du integrerar mot Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

Markera om du vill läsa in underlag från Visma Tid Smart/Visma Tid Pro som Faktura eller Order.

Markerar du Faktura så skapas automatiskt en faktura i Visma Administration 2000 av det underlag du läser in från Visma Tid Smart/Visma Tid Pro. När detta val är markerat aktiveras kommandot Hämta underlag - Visma Tid Smart/Pro i listläget för programdelen Kundfakturor.

Markerar du Order kommer underlaget som läses in från Visma Tid Smart/Visma Tid Pro att läggas till som en order under Försäljning - Order. I och med detta kan du till exempel löpande läsa in underlag från projekt som pågår i Visma Tid Smart/Visma Tid Pro och på så sätt få kontroll över disponibelt antal i lager. Lagersaldot hålls alltså uppdaterat under hela projekttiden, istället för att det endast uppdateras vid fakturering i slutet av projektet. När det är dags att fakturera projektet kan du göra det genom att antingen fakturera varje delorder eller genom att skapa en samlingsfaktura för samtliga order till en kund. Om Order är markerat aktiveras kommandot Hämta underlag - Visma Tid Smart/Pro i listläget för programdelen Order.

Sökväg

När underlag exporteras från Visma Tid Smart/Visma Tid Pro hamnar de automatiskt i mappen Hämtade filer. Du kan välja att låta Visma Administration 2000 läsa in underlagen direkt från Hämtade filer, alternativt kan du som användare flytta underlagen från Hämtade filer till en annan mapp så att programmet läser in dem därifrån istället. Ange i så fall sökvägen till din inläsningsmapp i fältet Sökväg. När underlagen har lästs in i Visma Administration 2000 raderas de från inläsningsmappen.

Sökvägen till din inläsningsmapp kan också anges under Arkiv - Sökvägar/Filnamn, fliken Övriga filer. Oavsett var du gör inställningen så ändras den på båda ställena.

Uppgifter från leverantörsfakturor

Dessa uppgifter visas endast om du integrerar mot Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

När du markerar Överför uppgifter från journalförda leverantörsfakturor blir rutan Uppgifter från leverantörsfakturor aktiv. Här anger du vilka transaktioner på leverantörsfakturan som ska föras över till Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

Du kan välja mellan:

Inget krav på projekthantering	Markera detta om du vill kunna föra över alla transaktioner oavsett om de är bokförda på projekt eller inte.
Endast transaktioner bokförda på projekt	Markera detta om du endast vill föra över transaktioner som är bokförda på något projekt.
Endast transaktioner bokförda på projekt markerade för Visma Tid Smart/Pro	Markera detta om du endast vill föra över transaktioner som är bokförda på projekt som är markerade för Visma Tid Smart/Pro.

Vid Från och med fakturadatum anger du från och med vilket datum du vill föra över dina leverantörsfakturor.

Vill du föra över transaktioner inom ett visst kontointervall anger du det vid Transaktioner i kontointervall.

För att föra över leverantörsfakturauppgifter kan du använda kommandot Visma Tid Smart/Pro i programdelen Inköp - Leverantörsfakturor.

Visma Tid

Här markerar du om vill integrera ditt program mot Visma Tid.

Visma Tid Smart/Pro

Här markerar du om vill integrera ditt program mot Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

En dialogruta visas där du får ange dina inloggningsuppgifter till Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

Överför uppgifter från journalförda leverantörsfakturor

Detta fält visas endast om du integrerar mot Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

Här markerar du om du vill föra över uppgifter från dina journalförda leverantörsfakturor till Visma Tid Smart/Visma Tid Pro. Överförda uppgifter från Visma Administration 2000 kan sedan användas på fakturaunderlag i Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

Under Uppgifter från leverantörsfakturor anger du vilka uppgifter från leverantörsfakturan som ska föras över. Läs mer om detta under Uppgifter från leverantörsfakturor.

För att föra över leverantörsfakturauppgifter kan du använda kommandot Visma Tid Smart/Pro i programdelen Inköp - Leverantörsfakturor.

När din leverantörsfaktura skickas till Visma Tid Smart/Visma Tid Pro är det de fakturarader som inte har någon koppling till ett artikelnummer i artikelregistret som automatiskt skickas över, till exempel kostnader för frakt och andra utlägg. Dessa fakturarader slås ihop till en summeringsrad per projekt och leverantörsfaktura. Efter överföringen visas leverantörsfakturan och det överförda beloppet under Fakturor - Leverantörsfakturor, fliken Inkorg i Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

När det gäller en fakturarad som har en koppling till ett artikelnummer i ditt artikelregister, måste förbrukningen av artikeln registreras under Projekt, fliken Artiklar i Visma Tid Smart/Visma Tid Pro om du vill ha uppföljning på artikelnivå. Du plockar då upp artikeln och anger förbrukat antal på respektive artikelrad. Detta förutsätter att dina artiklar i artikelregistret är synkade till Visma Tid Smart/Visma Tid Pro. När du sedan läser in din order/faktura i Visma Administration 2000 förs dessa artikelrader över, lagerstatusen uppdateras och du kan fakturera din slutkund.

Vill du inte specificera din förbrukning på artikelnivå kan du markera Överför även totalsummor för inköp av artiklar. Då förs en klumpsumma för inköp av artiklar över till Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

Överför även totalsummor för inköp av artiklar

Detta fält visas endast om du integrerar mot Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.

Markera Överför även totalsummor för inköp av artiklar om du inte har något behov av att specificera din förbrukning på artikelnivå. Då förs en klumpsumma för inköp av artiklar över till Visma Tid Smart/Visma Tid Pro och visas under Fakturor - Leverantörsfakturor, fliken Inkorg.