Visma Administration 2000
Skapa automatfördelning
Automatfördelningar använder du om du vill få en fråga om en fördelning ska göras när ett visst konto används annars kan du använda konteringsmallar eller periodiseringar för att fördela bokföringstransaktioner. Läs mer i avsnitten Skapa konteringsmall för periodisering/fördelning och Periodisering.
Automatfördelningar används endast vid verifikationsregistrering i bokföringen. Har du valt att ha automatisk överföring av dina journaler kommer inte automatfördelningen att genomföras när du godkänner journalen.
Om du vill att automatfördelningen ska genomföras utifrån dina journaler måste du välja att registrera bokföringsunderlaget som medföljer journalen manuellt. Under Arkiv - - Bokföring, fliken Grunduppgifter markerar du i så fall Bokför journaler och momsrapporter manuellt.
Automatfördelningarna som du lägger upp bokförs inte automatiskt vid ett speciellt datum, utan du måste själv skapa verifikatet i bokföringen.
Gör så här för att skapa en automatfördelning:
- Välj Arkiv - Inställningar - - Bokföring - Automatfördelningar. Klicka på knappen Ny (Ctrl+N).
- Skriv in vilken beteckning du vill ha på automatfördelningen i fältet Fördelning. Beteckningen blir unik för just den här fördelningen och kan inte ändras efter uppläggning. Du kan använda upp till 6 tecken och du kan använda både siffror och bokstäver.
- Skriv in en text vid fälltet Kommentar som underlättar för dig att komma ihåg vad den här automatfördelningen gör.
- Vill du använda ett fast belopp i automatfördelningen ska du skriva in beloppet i rutan Belopp. Det här beloppet visas som förslag när du sedan registrerar det konto i verifikatet, som du har knutit automatfördelningen till via kontoplanen. Fast belopp kan t ex användas för hyra. Vill du inte använda fast belopp låter du siffran 0 vara kvar i fältet.
- Skriv in kontot du vill att automatfördelningen ska ske på i kolumnen Konto. Du kan lämna första raden tom, kontot som utlöser automatfördelningen blir då det konto du skriver in på verifikationen. Du kan också hämta upp de konton som finns i kontoplanen genom att antingen klicka på listknappen bredvid Konto (Alt+Pil ned) och sedan plocka upp det konto som är aktuellt.
De konton du skriver in i automatfördelningen måste finnas upplagda i kontoplanen.
Fördelen med att inte ange något konto på översta raden är att du kan använda samma automatfördelning till olika konton i din kontoplan.
Om du har valt att använda dig av Resultatenheter under Arkiv - Inställningar - - Bokföring - Resultatenheter visas kolumnen Re i kortläget för automatfördelningen.
- Skriv in resultatenheten det gäller om du vill att det ska fördelas på resultatenheter. Du kan också välja att plocka upp den via listknappen bredvid Re (Alt+Pil ned). Kontot som du har på samma rad som resultatenheten måste vara märkt för användning av resultatenhet i kontoplanen.
Om du har valt att använda dig av Projekt under Bokföring - Projekt får du upp en kolumn för Pr här på automatfördelningen.
- Skriv in projektet det gäller om du vill att det ska fördelas på projekt. Du kan också välja att plocka upp det via listknappen bredvid Pr (Alt+Pil ned). Kontot som du har på samma rad som projektet måste vara märkt för användning av projekt i kontoplanen.
I kolumnen Benämning visas kontots benämning som hämtas från kontoplanen.
- Ange ett procenttal i kolumnen % om du vill fördela ett belopp i procent, dvs att beloppet du registrerar fördelas på det utlösande kontot. Du anger hur många procent av beloppet som ska fördelas till kontot du angivit på raden. Du skriver in ett minustecken före procentsatsen om konteringen ska ske på motsatt sida jämfört med konteringen på det utlösande kontot. Om du vill fördela ett fast belopp lämnar du den här kolumnen tom.
- Ange ett belopp i kolumnen Belopp om du vill fördela ett fast belopp. Du skriver in ett minustecken före beloppet om konteringen ska ske på motsatt sida jämfört med konteringen på det utlösande kontot.
Aktivera automatfördelningen
Gör så här för att aktivera automatfördelningen:
- Välj Bokföring - Kontoplan för att välja på vilket konto som automatfördelningen ska aktiveras.
- Dubbelklicka på det aktuella kontot.
- Skriv in fördelningsnumret på den automatfördelning du vill använda för detta konto vid fältet Automatfördelning på fliken Kontoplan. Vet du inte fördelningsnumret kan du klicka på listknappen bredvid fältet (Alt+Pil ned).
Nästa gång du bokför på ett konto som du har kopplat en automatfördelning till kommer du att få frågan Ska automatfördelningen utföras?. Då har du möjlighet att välja Ja eller Nej.
Du kan koppla samma automatfördelning till flera konton, men inte flera automatfördelningar till samma konto.
Om du vill skriva ut en lista på dina automatfördelningar väljer du Utskrifter - Bokföring. Här kan du välja om du vill ha utskriften stående eller liggande. Du väljer också om du vill skriva ut på skrivare, bildskärm eller fil.
