Bokföringsnämndens vägledning om bokföring

Bokföringsnämnden är ett statligt organ som har till uppgift att utveckla god redovisningssed. Det gör de genom att ge ut regler och informationsmaterial om bokföringslagen och årsredovisningslagen.

I bokföringsnämndens vägledning samlas alla regler om bokföring på ett ställe. Tidigare har reglerna varit utspridda i olika allmänna råd, rekommendationer och utlåtanden och det har varit svårt att få överblick. Vägledningen innebär inte många förändringar i sak. De ändringar som gjorts beror på lagändringar, teknisk utveckling eller behov av förtydliganden.

I Bokföringsnämndens vägledning finns alla regler om:

• Löpande bokföring
• Verifikationer
• Arkivering av räkenskapsinformation
• Systemdokumentation
• Behandlingshistorik

Det finns tre saker i vägledningen som påverkar hur du arbetar i våra bokföringsprogram: Rätt till senareläggning av bokföring, krav på att låsa bokföringsperioder och regler för rättelse av bokföringsposter. Reglerna för rättelse trädde i kraft 1 januari 2015.

Senareläggning av bokföring

Bokföringslagen har ändrats så att du kan vänta längre innan du bokför. I den nya vägledningen talar Bokföringsnämnden om hur länge du kan vänta enligt god redovisningssed.

Alla företag har rätt att senarelägga bokföringen av allt utom kontanta in- och utbetalningar. Dessa måste grundbokföras senast påföljande arbetsdag. Att kravet bara gäller grundbokföring betyder att du inte nödvändigtvis behöver bokföra kassatransaktioner i ditt bokföringsprogram. En notering i en enkel kassabok eller en registrering i ett certifierat kassaregister räknas som grundbokföring och sedan kan du vänta med att bokföra i bokföringsprogrammet. Hur länge du får senarelägga din bokföring och när du måste låsa en bokföringsperiod beror på företagets storlek.

• Alla företag får vänta att bokföra till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade.
• Om nettoomsättningen normalt är högst tre miljoner får du vänta till 50 dagar efter utgången av det kvartal då affärshändelsen inträffade.
• Om nettoomsättningen normalt är högst en miljon och du har högst 50 verifikationer med högst 250 affärshändelser per år får du vänta till 60 dagar efter bokföringsårets utgång.
• Enskilda näringsidkare som omsätter högst en miljon, inte har någon EU-handel samt har högst 50 verifikationer med högst 250 affärshändelser per år får vänta med att bokföra tills inkomstdeklarationen ska lämnas in.

Även om du har rätt att vänta med att bokföra kräver reglerna att du har dina fakturor, kvitton och annat som ska bokföras i ordnat skick. Det innebär att du ska ha dem samlade i t ex en pärm i väntan på bokföring.

Låsa bokföringsperioder

I den nya vägledningen fastslår Bokföringsnämnden att så länge bokföringen inte är låst kan affärshändelserna inte anses vara bokförda. Det innebär att du måste låsa dina bokföringsperioder senast när tiden för senareläggning går ut.

Rättelse av bokföringspost

I vägledningen finns reglerna om rättelser i bokföringen under rubriken "Rättelse av bokföringspost". När man talar om verifikation i reglerna avser man själva underlaget som du bokför, t ex en faktura eller ett kvitto. Det du registrerar i programmet kallas i regelverket för bokföringspost.

En registrerad bokföringspost som kan ändras räknas enligt vägledningen inte som bokförd. I ditt program kallas sådana bokföringsposter för preliminära verifikationer. På en preliminär verifikation kan du göra vilka ändringar du vill och på vilket sätt du vill, eftersom den inte är bokförd förrän den är låst. Om du använder preliminära verifikationer är det viktigt att du låser perioderna för annars har du inte fullgjort din bokföringsskyldighet.

Reglerna för rättelse är tydliga i Bokföringsnämndens vägledning. I datoriserad bokföring måste rättelse på en bokföringspost som ingår i en låst period göras med en ny ändringsverifikation. Det innebär att rättelser inte får göras med hjälp av att stryka eller lägga till rader på en bokförd bokföringspost.

I bokföringen ska man bara se en verifikation i sin slutgiltiga form. Hur verifikationen såg ut innan ändringen gjordes får inte visas i den externa bokföringen. Däremot finns det inget som hindrar att de gjorda ändringarna finns sparade i bakgrunden och kan visas i den interna bokföringen.

Fel som upptäcks efter att en period är avslutad (avstämd och låst) ska enligt vägledningen bokföras i den olåsta perioden som felet upptäcks. Om du till exempel upptäcker felet i juni och den felaktiga bokföringsposten finns i den låsta perioden mars, ska du bokföra rättelsen i juni.

Läs mer i Bokföringsnämndens vägledning.

Relaterade avsnitt