Visma Administration 2000

Gör manuell avstämning

Vid varje månadsavslut bör du göra en avstämning mellan din bokföring och kundreskontra respektive leverantörsreskontra.

Läs mer om funktionen Gör automatisk avstämning.

Reskontra

Om din bokföring inte stämmer överens med reskontran, kan du gå igenom följande och eventuellt hitta felet:

Gå tillbaka i månaderna för att se när din reskontra och bokföring inte stämmer överens.
Gå igenom din reskontra och kontrollera att det är rätt fakturor som är med på journalerna. För att se vilka fakturor som finns med på journalen kan du skriva ut de gamla journalerna. De gamla journalerna hittar du under Bokföring - Gamla Journaler. För att enklast kontrollera vilka fakturor som ligger i din reskontra kan du skriva ut kund- eller leverantörsreskontralista eller kundfordringar respektive leverantörsskulder. Här sätter du ett t o m datum som är samma datum som du försöker stämma av.
Saknar du någon faktura i reskontran som ska vara med, kan det bero på att fakturadatumet är felaktigt på fakturan eller att det finns en betalning på fakturan med felaktigt datum.
Finns det fakturor som inte ska vara med i reskontran, beror det troligtvis på att betaldatumet är felaktigt eller att det saknas en betalning på fakturan. Gå in på fakturan under fliken Spårning för att se på de betalningar som finns. När det gäller leverantörsfakturor finns de under fliken Betalningar mm.

Bokföring

När du har kontrollerat att reskontran stämmer kan du gå igenom det som är bokfört på de konton som du använder i bokföringen för kundfodringar eller leverantörsskulder.

Skriv ut och godkänn alla de journaler med ett t o m datum per den siste i månaden. Du kan skriva ut följande journaler: Lagerförändringsjournal, Fakturajournal, Inbetalningsjournal, Leverantörsfakturajournal och Utbetalningsjournal.

Genom att skriva ut per den siste i månaden får du med alla transaktioner som tillhör rätt månad, eftersom t o m datumet på journalen blir verifikationsdatum om du har automatisk överföring till bokföringen.

Om du bokför dina journaler manuellt är det också viktigt med journaldatum, då datumet styr vad som kommer med på journalen. Vilket datum du anger på verifikationen som du bokför är också viktigt. Det bästa är att sätta samma som datumet på journalen.
Vid månads- och årsskifte är journaldatumet viktigt, så att transaktionen bokförs på rätt månad och år.
Har du automatisk överföring av bokföringsunderlagen kontrollerar du först att det inte finns något annat registrerat på kontot än det som registrerats automatiskt, dvs det ska inte finnas något annat än journaler bokfört på kontona.
Kontrollera att du inte gjort några ändringar på de verifikationer som är registrerade. För att kontrollera detta kan du skriva ut huvudbok eller kontoanalys på kontona för den period som du försöker stämma av. Kontrollera att alla journalerna finns med på kontot. Kontrollera om du eventuellt använt flera konton för kundfordringar och leverantörsskulder.
Kontrollera att ingående balans är korrekt. Ingående balans på det nya året ska vara samma som utgående balans för föregående år, när bokslutet är klart. Stämmer inte dessa överens går du in under Bokföring - Ingående balans och väljer kommandot Överför UB från föregående år för att uppdatera den ingående balansen. Vill du att detta sker automatiskt varje gång du gör ändringar i föregående år markerar du Överför UB till IB automatiskt under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter.
Om allt stämmer får du gå igenom alla verifikationer och jämföra dem med journalerna så att det är rätt bokfört. Därefter får du kontrollera att journalerna stämmer överens med bokföringsunderlaget.

Din redovisningsbyrå kan hjälpa dig med avstämningen om du behöver ytterligare hjälp.

Om du letar efter ett visst belopp kan du använda dig av funktionen Sök i både bildskärmsutskrifter och andra listor i programmet. Om du klickar på knappen Sök när du t ex är inne bland dina leverantörsfakturor skriver du in beloppet under Villkor. Läs mer i avsnittet Söka poster och Sökvillkor.

Prova att dela differensen på kontot med 2 och leta efter det beloppet, om det är så att du av misstag har bokfört i kredit istället för i debet eller tvärtom. Att du ska leta efter halva beloppet beror på att differensen blir dubbelt så stor när du bokför på fel sida. Jämför med att du ska skriva 8-3=5, men att du skriver fel tecken (debet i stället för kredit) och får istället 8+3=11. Differensen blir då 11-5=6, det vill säga dubbelt så stor som det tal (3) du satte fel tecken på.

Om differensen du har är jämnt delbart med 9 kan du ha kastat om siffrorna, t ex 23 istället för 32. Du måste då stämma av fakturorna mot bokföringen.