Visma Administration 200

Säkerhetskopiering

Programdelen finns under Arkiv - Säkerhetskopiering.

Det är mycket viktigt att du regelbundet tar säkerhetskopior. När du använder ett administrationsprogram är det extra viktigt att du säkerhetskopierar ofta och på rätt sätt. Läs mer om hur du kan spara dina säkerhetskopior i avsnittet Säkerhetskopiering till olika media.

I samband med att du avslutar ditt program får du en påminnelse om att säkerhetskopiera. Där kan du ange hur många dagar det ska gå efter förra säkerhetskopieringen innan påminnelsen visas igen. Vill du inte att påminnelsen ska visas alls när du avslutar programmet tar du bort markeringen i rutan Visa meddelandet nästa gång.

Med programmets inbyggda funktion går det snabbt och smidigt att säkerhetskopiera uppgifterna för de företag du har. Programmets säkerhetskopiering kopierar alltid alla data och andra filer som hör till det företag du valt att säkerhetskopiera.

Även om du väljer att säkerhetskopiera på något annat sätt bör du alltid använda programmets inbyggda säkerhetskopiering för att säkerhetskopiera företagens data. Programmets inbyggda säkerhetskopiering kopierar enbart de olika företagens data, inte själva programfilerna. Det kan också vara bra att ta en systemsäkerhetskopia som säkerhetskopierar företagsgemensamma uppgifter som till exempel mallar och rapporter i rapportgeneratorn.

Du bör alltid ta en säkerhetskopia innan du låser en bokföringsmånad/ett bokföringsår, gör ett årsavslut och innan du raderar ett företag.

För att säkerhetskopiera väljer du Arkiv - Säkerhetskopiering. I programmet kan du säkerhetskopiera det aktiva företaget, alla företag och göra en systemsäkerhetskopia.

Väljer du att säkerhetskopiera aktivt företag kopieras det företag vars namn du ser längst ned på bildskärmen. Väljer du att kopiera alla företag kopieras alla företag som finns i systermappar till företagets mapp, d v s de företagsmappar som ligger under samma huvudmapp som det aktiva företagets mapp. Systemsäkerhetskopia använder du för att kopiera mallar, rapporter, teckensnitt, stiltyper och kontoplaner som du gjort själv. De kommer inte med på den vanliga säkerhetskopian.

Om du har en äldre version av programmet än 2017.1 och arbetar med digitala fakturor och dokument måste du även se till att dina pdf-underlag säkerhetskopieras. Detta gör du genom att kopiera mapparna Autoinvoice_bilagor och Temp_bilagor som finns i företagsmappen. Du hittar enklast till företagsmappen genom att i menyraden välja Hjälp - Om Visma Administration, klicka på Systeminfo och sedan klicka på Utforska på raden för Sökväg företaget. Spara sedan undan de kopierade mapparna på lämpligt ställe.

Så här namnges säkerhetskopiorna:

Typ av säkerhetskopia	Filnamn
Aktivtföretag	ADMBA_ditt företagsnamn_dagens datum_1.BCK
Alla företag	ADMBA_Alla Företag_dagens datum_1.BCK
Systemsäkerhetskopia	SYSBA _dagens datum_1.BCK

Om du tar flera säkerhetskopior samma dag räknas löpnumret i filnamnet (1 i tabellen ovan) upp för varje säkerhetskopia du tar. Detta gäller från och med version 2017.1.

Du kan säkerhetskopiera till olika typer av lagringsmedia. Läs mer i Säkerhetskopiering till olika media.

Skulle något bli fel eller om du till exempel har raderat företagsuppgifter som du skulle haft kvar kan du välja Installera säkerhetskopia för att få tillbaka dina uppgifter. Detta förutsätter dock att du har tagit en säkerhetskopia sedan tidgare.

Hur ofta?

Hur ofta du bör ta säkerhetskopior beror på hur stora och hur viktiga datamängder du hanterar. Du bör åtminstone säkerhetskopiera en gång i veckan, men helst bör du ta en säkerhetskopia varje dag.

Det här rekommenderar vi:

Ta en säkerhetskopia av dina uppgifter flera gånger om dagen, med hjälp av funktionen Säkerhetskopiering i programmet.
Gör en extra säkerhetskopiering innan du genomför månadslåsning eller årsavslut.

Om du är osäker på om säkerhetskopian är korrekt kan det vara bra att göra en provinstallation av den. Det gör du genom att välja Installera från säkerhetskopia. Därefter tar du bort rätt företag via funktionen Radera företag.

Om du följer våra råd har du en mycket stor säkerhet i ditt system.

Att lägga in senaste säkerhetskopia

Om olyckan är framme kan du behöva lägga tillbaka senaste säkerhetskopian för att komma igång igen. Detta gör du enklast genom att välja Installera från säkerhetskopia. Läs mer om hur du gör i avsnittet Installera och återkopiera från säkerhetskopia.

Allt arbete du har gjort sedan du säkerhetskopierade senast går förlorat. För att allting ska bli riktigt rätt bör du göra om allting på exakt samma sätt som förut. Det är viktigt att du lägger in förlorade data så att allt är exakt likadant som på de utskrivna/skickade listorna, verifikationerna och rapporterna, både vad gäller nummer, konteringar och belopp.