Visma Administration 200
Kontrollera företagets databas
När du har arbetat med programmet ett tag kanske det har blivit fel i dina register. Det kan till exempel vara fel som har uppstått i statistikuppgifter. Du kan rätta till dessa fel genom att välja Kontrollera företagets databas under Arkiv - Registervård/Rensning - Registervård. Du behöver endast göra detta om du märker att några värden inte är korrekta och då går det fortast om du väljer att kontrollera den aktuella programdelen.
Det är endast den som har behörighet som systemoperatör som kan kontrollera företagets databas.
- Välj Arkiv - Registervård/Rensning - Registervård och markera Kontrollera företagets databas.
- Välj sedan Utför.
- Välj vilken eller vilka moduler du vill kontrollera.
Om du markerar Visa detaljerat, får du en detaljerad lista där du kan välja vad som ska kontrolleras. På så vis kan du välja ut vissa uppgifter som du vill kontrollera. Genom att klicka på knappen Markera alla sätter programmet automatiskt en markering för alla moduler och alla fält i kolumnen Kontrollera. Vill du ta bort alla markeringar klickar du på knappen Avmarkera alla.
- Välj Starta kontroll när du gjort ditt val.
Programmet visar en fellista om kontrollen hittar några fel. Du kan skriva ut fellistan. På så sätt kan du kontrollera om du vill göra korrigeringen eller inte genom att själv stämma av i dina register. Om du vill avbryta kontrollen efter att du har skrivit ut fellistan väljer du Avbryt.
Hittar inte programmet något fel får du ett meddelande om detta, då väljer du Avsluta.
När du gör kontrollen sker ingen förändring i dina register. Det sker först när du startar korrigeringen.
- Välj Fortsätt om det finns uppgifter att korrigera eller Avsluta om det inte finns några fel att korrigera.
- Välj mellan Säkerhetskopiera eller Hoppa över säkerhetskopiering. Vi rekommenderar att du säkerhetskopierar innan du fortsätter. Följ de instruktioner du får på bildskärmen.
- Välj om alla fel som har hittats ska korrigeras eller bara vissa delar. Programmet har endast markerat de delar där felen finns.
- Välj Starta korrigering. Programmet rättar nu till de felaktigheter som du har valt att korrigera.
I vissa fall kommer programmet att ge dig en varning, se mer information under rubriken Förklaring av de olika kontrollerna.
- Välj Avsluta när kontrollen är klar. Du kan även här skriva ut fellistan genom att klicka på Skriv fellista.
- Kontrollera uppgifterna på fellistan.
Förklaring av de olika kontrollerna
Bokföring
| Verifikationer | Här kontrolleras att det inte finns någon differens på verifikationerna. Om verifikationen har differens på grund av felaktigt avslut, får du ange ett konto som rekonstruktionen lägger differensen på. |
| Kontosaldon | Här kontrolleras kredit- och debetsumman på varje konto mot de befintliga verifikationer som finns registrerade. |
Leverantörsfakturor
| Saldo | Kontrollerar saldo mot de betalningar som finns på fakturan. |
| Betalt på väg | Korrigerar betalt på väg på fakturan mot de befintliga betalningarna som finns med status På väg. |
Leverantörer
| Skuld | Summerar leverantörsfakturornas saldo (ej makulerade) till leverantörens skuld. |
| Betalning på väg | Summerar leverantörsfakturornas (ej makulerade) fält Betalat på väg till leverantörens Betalat på väg. |
| Årets inköp | Summerar leverantörsfakturornas total (ej makulerade) exklusive moms till fältet Ackumulerad
omsättning på leverantören. Året räknas som datumet för senaste årsavslut + 1 dag och framåt. Du får en varning eftersom som du kan ändra årets inköp manuellt. |
| Förra årets inköp | Summerar leverantörsfakturornas total (ej makulerade) exklusive moms till fältet Ackumulerad
omsättning på leverantören för föregående år. Föregående år räknas som datumet för näst senaste årsavslut + 1 dag till och med datumet för det senaste årsavslutet. Du får en varning eftersom som du kan ändra föregående års inköp manuellt. |
| Senaste faktura | Visar fakturan med högst löpnummer. Om nummerserien har ändrats behöver det inte vara den senaste fakturan som skapats i programmet. |
