Visma Administration 200

Gör årsavslut i bokföringen

Här beskrivs hur du gör ett årsavslut i Visma Administration 200.

Resultatenheter följer företagets bokföringsår och avslutas samtidigt som du gör årsavslut i bokföringen.

Starta Visma Administration 200 och välj det företag du vill arbeta med.

Kontrollera att du är inne i rätt företag och bokföringsår. Du ser vilket företag och år du arbetar med i nedre högra hörnet av bildskärmen.

Registrera alla leverantörsfakturor och leverantörsutbetalningar som tillhör det gamla året.
Se till att alla journaler är utskrivna och godkända.
Välj Arkiv - Säkerhetskopiering - Aktivt företag. Märk lagringsmediet "Före årsavslut", företagsnamn, datum, signatur.

Nu ska du lägga upp bokföringsåret för nästa år, om du inte gjort det tidigare. Bokföringsåret måste vara upplagt för att du ska kunna komma vidare med det dagliga bokföringsarbetet i det nya året.

Välj Arkiv - Bokföringsår - Skapa nytt år.

Om du följer checklistan Checklista årsavslut har du troligtvis redan skapat ditt nya bokföringsår och kan då hoppa över punkt 5-10.

Skriv in start- och slutdatum för det nya bokföringsåret.
Välj kontoplan.

Den senaste kontoplanen för din företagstyp är den som föreslås. Vill du använda en annan kontoplan än den föreslagna väljer du Avancerat.

Klicka på Nästa.

Nu visas en tabell där du ser vad som är ändrat gentemot föregående års kontoplan. I kolumnen Skillnad ser du om det är Nytt konto, Ändrat konto, Eget konto, Bytt kontonr eller Borttaget konto. Läs mer i fältförklaringen för Skillnad i avsnittet Skapa nytt år.

Gå igenom tabellen och välj de åtgärder du vill göra för respektive konto. Läs mer om de olika valen du kan göra i fältförklaringen för Åtgärd i avsnittet Skapa nytt år..

Om du vill att åtgärderna ska anpassas så att din kontoplan har samma benämningar som i den senaste BAS-kontoplanen, då väljer du knappen Föreslå åtgärd enligt senaste. Åtgärderna justeras då och när du klickar på Uppdatera så kommer benämningarna i din kontoplan att stämma med BAS benämningar. Om du vill behålla dina egna benämingar på vissa konton kan du självklart göra det.

Klicka på Slutför.

Nu förs det gamla årets utgående balanser över som ingående balanser i det nya året och du har två år öppna samtidigt.

Välj Arkiv - Bokföringsår - Välj bokföringsår och öppna det gamla bokföringsåret när du ska fortsätta med bokslutsarbetet.

Du ser vilket år du arbetar med i nedre högra hörnet på bildskärmen. Du kan även byta år genom att klicka på året i nedre högra hörnet.

Har du några verifikationer som inte är registrerade och som tillhör det gamla året registrerar du dem nu.
Välj Utskrifter - Journaler.
Skriv ut alla journaler som ska tillhöra det gamla året och som inte är utskrivna (de som har svart text och är markerade). Kontrollera att du anger rätt journaldatum, dvs rätt år och godkänn journalerna. Om du skriver ut en journal med ett datum som inte ingår i ditt bokföringsår visas ett felmeddelande. Läs mer om felmeddelandet Det finns inget bokföringsår där angivet datum ingår i avsnittet Felmeddelanden.
Skriv ut Balans- och Resultatrapport för att ha dem som arbetsmaterial i det gamla året.

Stäm av det gamla bokföringsåret

Välj Bokföring - Avstämningar.
Ange datumet du gör avstämningen på och markera om du vill stämma av leverantörsreskontra och/eller övriga konton som t ex kassa, bank och plusgiro. Om du får upp en differens kan du dubbelklicka på raden för att få förslag på vad differensen kan bero på. Du kan läsa mer om detta i avsnittet Gör automatisk avstämning.

Bokför korrigeringarna. Om korrigeringar ska göras i leverantörsreskontra utan att påverka bokföringen måste du gå in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter och markera Bokför journaler och momsrapporter manuellt.
Skriv ut journaler på korrigeringarna. Glöm inte att ta bort markeringen när du har godkänt journalerna.

Har du markerat Överför UB till IB automatiskt under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter förs utgående balans över till ingående balans automatiskt när du gör förändringar i föregående bokföringsår. Är det valet inte markerat får du tänka på att välja kommandot Överför UB från föregående år i det nya året. Du hittar kommandot under Bokföring - Ingående balans. Du kan föra över föregående års siffror hur många gånger du vill.

Skriv ut momsrapport för sista perioden i bokföringsåret. Kontrollera och för över till bokföringen. Det är viktigt att du på nytt för över UB innan du gör den första momsrapporten för det nya året.
Bokför bokslutsverifikationer t ex interimsfordringar, interimsskulder och avskrivningar.
Skriv ut Balansrapport och Resultatrapport och stäm av rapporterna mot bokslutsbilagorna.
Gör bokslutsdispositioner.
Boka om återstående resultat på balansrapporten som en verifikation. Vid positivt resultat debiterar du resultatkontot för redovisat resultat, vanligen ett konto ur 89-klassen, och krediterar balanskontot för redovisat resultat, vanligen ett konto ur 20-klassen.

Se hur du kan kontera detta för olika bolagsformer

Enskild firma

I en enskild firma brukar man boka resultatet mot konto 2019. Som motkonto används 8999, precis som i alla övriga bolagsformer.

Vinst

2019	Kredit
8999	Debet

Förlust

2019	Debet
8999	Kredit

Aktiebolag

I aktiebolagets bokföring bokförs årets resultat mot konto 2099. Motkontot är 8999.

Vinst

2099	Kredit
8999	Debet

Förlust

2099	Debet
8999	Kredit

Handelsbolag

I ett handelsbolag bokförs hela resultatet mot konto 8999, men sedan ska det fördelas på respektive delägare. Därför har varje delägare ett eget konto för årets resultat; 2019, 2029, 2039 osv.

Vinst

8999	Debet (företagets resultat)
2019	Kredit (delägare 1:s del av företagets resultat)
2029	Kredit (delägare 2:s del av företagets resultat)
2039	Kredit (delägare 3:s del av företagets resultat)

Förlust

8999	Kredit (företagets resultat)
2019	Debet (delägare 1:s del av företagets resultat)
2029	Debet (delägare 2:s del av företagets resultat)
2039	Debet (delägare 3:s del av företagets resultat)

Ideell förening

I en ideell förening bokförs årets resultat på konto 2069. Motkontot är 8999.

Vinst

8999	Debet
2069	Kredit

Förlust

8999	Kredit
2069	Debet

Skriv ut Balansrapport och Resultatrapport och kontrollera dem.
Säkerhetskopiera genom att välja Arkiv - Säkerhetskopiering - Aktivt företag. Märk lagringsmediet som ska arkiveras på ett säkert ställe under en längre tid med "År XXXX". Ta ytterligare en säkerhetskopia som förvaras bland dina vanliga säkerhetskopior.
När du är klar med året ska du låsa det. Kontrollera med din redovisningsbyrå att allt är klart innan du låser året. När du har låst året kan du varken registrera verifikationer eller bokslutstransaktioner. Du låser året genom att välja Arkiv - Bokföringsår - Lås period. Läs mer i avsnittet Lås period.

Du kan inte registrera något i ett år som är låst. Allt måste vara slutfört och korrekt innan du låser året. Däremot kan du skriva ut rapporter från ett år som är låst.

När du låser året kan du få olika felmeddelanden, läs mer om Summa IB är inte noll vid låsning av bokföringsår eller Summa utgående balans är inte noll.

Skriv ut Balansrapport, Resultatrapport, Huvudbok och Verifikationslista. Eftersom året nu är låst har beteckningen "preliminär" under rubrikerna försvunnit.
Byt bokföringsår till det nya året under Arkiv - Bokföringsår - Välj bokföringsår.
För över den slutliga utgående balansen från föregående år genom att välja Bokföring - Ingående balans och kommandot Överför UB från föregående år. Har du valet Överför UB till IB automatiskt markerat i företagsinställningarna sker detta automatiskt så fort du gör ändringar i föregående år.