Visma Administration 1000

Skapa avtalsmall utan guide

I Visma Administration 1000 kan du skapa avtalsmallar för att underlätta arbetet med avtal och för att enkelt kunna skapa avtal till många kunder på en gång. Det kan gälla t ex hyror och prenumerationer. Du skapar först en avtalsmall där du skriver in alla uppgifter och gör dina inställningar, sedan skapar du avtal utifrån mallen till flera kunder på en gång.

Det är även möjligt att skapa avtal genom programmets avtalsguide. Guiden består av ett antal steg med förklarande text och unika hjälpavsnitt. Vi rekommenderar att du de första gångerna använder guiden när du skapar dina avtal. Sedan kan du gå över till att skapa dem utan guiden, om du vill det. Läs mer i avsnittet Skapa avtalsmall via guide.Kontrollera följande innan du skapar en avtalsmall:

Kontrollera att den kundkategori du vill använda för avtalet finns upplagd. Detta gör du under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning - Kundkategorier.
Kontrollera att samtliga kunder som berörs av avtalet är upplagda i kundregistret och att det finns en kundkategori angiven på kunderna.

Observera att du alltid måste börja med att välja vilka artiklar som ska ingå i avtalet, oavsett om guiden används eller inte.

Gör så här för att skapa en avtalsmall utan programmets guide:

Välj Försäljning - Avtal - Avtalsmallar.
Klicka på knappen Ny (Ctrl+N).
Ange vad avtalsmallen ska heta så att du vet vad den avser. Du kan lämna detta fält blankt om du vill.
Välj vilka artiklar som ska ingå i ditt avtal. Det gör du i kolumnen Artikelnr i tabellen nertill i arbetsbilden.

Det är möjligt att använda deltotal, textrader, resultatenheter och projekt när du lägger upp dina artiklar. Uppgifterna kommer sedan att visas på avtalen och på fakturorna som skapas från avtalen.

När du väljer artiklar kommer kolumnen Summa inte att uppdateras. Anledningen till detta är att de kunder som avtalsmallen avser kan ha olika prislistor kopplade till sig och därmed varierar summeringen per rad för respektive kund. På de avtal som skapas från avtalsmallen kommer summeringen att visas och räknas ut automatiskt. Summeringskolumnen kan endast användas i de fall du skrivit in en textrad som följs av ett belopp.

Välj vilken kundkategori du vill skapa avtal för genom att klicka på knappen Kundkat. Detta val gör du om vill skapa avtal för en hel kundkategori på samma gång. De kundkategorier du kan välja mellan är de som finns upplagda under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning - Kundkategorier. Om du vill skapa avtal för samtliga kunder markerar du valet Skapa avtal för alla kunder. Är avtalet avsett för alla medlemmar så markerar du Skapa avtal för alla medlemmar. Om avtalet gäller familjer markerar du Familjeavtal och om det gäller alla som inte ingår i en familj väljer du Välj bort alla som är medlem i någon familj.
Ange avtalets startdatum.

Om inget startdatum har valts kommer avtalet att få dagens datum som startdatum. Då visas siffran noll (0) i fälten för startmånad och dag. Om du vill ange ett annat datum anger du månad genom att fylla i 1 till 12 i rutan för månad och dag genom att fylla i 1 till 31. Dag 31 innebär alltid sista dagen i månaden oavsett om månaden har 28, 29, 30 eller 31 dagar.

Om du vill skapa ett avtal med ett startdatum som passerats måste du markera valet Starttidpunkter räknas från aktuellt år. Om dagens datum är 20XX-07-04 och ett avtal ska skapas med startdatum 20XX-06-04 måste detta val markeras. Om du inte markerat detta val kommer avtalets starttidpunkt att sättas till påföljande år, dvs 20XY-06-04.

Ange avtalets slutdatum.

Avtalets slutdatum beräknas utifrån avtalets startdatum och angiven avtalstid i månader. Om avtalet ska gälla för en obegränsad tid, anger du 0 i rutan för avtalstid. Avtalstiden anges i fältet Avtalstid, månader.

Ange datum för när de första fakturorna, första faktureringsomgången, kan skapas från de avtal som genereras från mallen. Datumet anges i fältet Första fakturan kan skapas.

Om inget datum angivits, dvs månad och dag har angivits till noll (0), kan fakturor skapas från avtalets startdatum.
Om du i månad och dag har angivit ett värde som är större än noll (0), kan fakturor skapas från just denna dag.
Om du anger ett värde som är mindre än noll (0), kan fakturor skapas från avtalets startdatum minus det antal månader och dagar som du angivit.

Om du vill skapa och skicka fakturor några dagar innan avtalet börjar gälla, väljer du att ange ett värde som är mindre än noll i fältet månad alternativt dag. Detta kan t ex vara aktuellt om du vill ha några dagar för hantering av den första fakturaomgången, t ex för postgång.

Så här kan det se ut:

Ange fakturaintervallet i månader i fältet Fakturaintervall, månader. Om du ska fakturera månadsvis anger du fakturaintervall ett (1), ska du fakturera varannan månad anger du fakturaintervall två (2), ska du fakturera varje kvartal anger du fakturaintervall tre (3) osv.

Fakturaintervallet räknas från avtalets startdatum. Om du angivit 20XX-07-05 som startdatum och ett intervall av två månader, kommer första fakturan att omfatta perioden 20XX-07-05 till 20XX-09-04, den andra fakturan kommer att omfatta perioden 20XX-09-05 till 20XX-11-04 osv.

Ange vilka priser som ska gälla när fakturor skapas från avtalet samt om den period som fakturan avser ska anges på avtalet.

Det finns två val för uppdatering av dina försäljningspriser på avtalet. Antingen uppdateras priserna vid varje fakturatillfälle eller endast när du väljer kommandot Uppdatera täckningsbidrag. Vill du att försäljningspriserna ska uppdateras vid varje faktureringstillfälle, markerar du Automatisk prisuppdatering vid fakturering.

Om du markerar Period anges på fakturan kommer avtalsperioden att skrivas ut på fakturan.

Kalkylpriset för artiklarna/tjänsterna uppdateras normalt genom att du utför kommandot Uppdatera täckningsbidrag. Detta kommando leder till att kalkylpriset kommer att motsvara aktuellt värde i artikelregistret. Om du inte vill uppdatera kalkylpriset när du väljer kommandot Uppdatera täckningsbidrag, markerar du valet Kalkylpriser ändras inte vid uppdatering.

Ange vilka betalningsvillkor, leveransvillkor och vilket leveranssätt som ska gälla för avtalen och för de fakturor som skapas från dessa.
Välja om intäkterna som genereras från avtalet generellt ska föras till ett visst projekt eller resultatenhet. När du väljer vilka artiklar/tjänster som ska ingå i avtalet kan du också välja projekt och resultatenhet. Denna inställning är endast aktuell om du vill ha olika inställningar per artikelrad.

Observera att dessa inställningar inte kan utföras i den guide som ingår i avtalsmallen. Om du vill arbeta med guiden rekommenderar vi att du gör dessa inställningar innan du går in i guiden.