Återrapportera kundinbetalningar

I Visma Administration 1000 kan du använda återrapportering för att underlätta hanteringen av kundinbetalningar som betalats via fil. Programmet stödjer återrapportering av kundinbetalningar för både inhemska och utländska kundfakturor.

Du måste ha avtal med den bank och den tjänst du vill kunna hämta och läsa in filer från.

I programmet kan du läsa in återrapporteringsfiler med inbetalningar från följande tjänster:

  • Camt.054
  • BG Max (Bankgiro)
  • Total In Bas (PlusGiro)
  • Total In med utökad sökning, det finns inte stöd för Total In ej utökad sökning (PlusGiro)

Du kan också få återrapportering av dina leverantörsbetalningar på fil. Läs mer i avsnittet Återrapportera leverantörsbetalningar.

Arbeta med återrapportering av kundinbetalningar

Följande steg beskriver hur du arbetar med återrapportering av kundinbetalningar:

För att använda dig av återrapportering måste du göra vissa inställningar i ditt företag.

  1. Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Betalningar.
  2. Ange vilken bank du har.
  3. Ange sökvägen till din internetbank. Sökvägen du anger här används också när du väljer kommandot Gå till internetbank under Betalningar - Återrapportering inbetalningar och Betalningar - Utbetalningar.
  4. Ange sökvägen till där du har sparat filerna som du hämtat från din bank. Sökvägen är gemensam för in- och utbetalningar. Du måste ange samma sökväg i det program som du använder för själva filhämtningen. I exemplet nedan har vi skapat en mapp som heter SPCSfiler och en undermapp till denna som heter Hämtade filer.

  1. Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Betalningar - Inbetalningar.
  2. Fyll i Betalsätt för återrapportering vid camt.054, BG Max eller Total In beroende på vilken tjänst du använder. Kontot som du väljer blir det konto som betalningen kommer att bokföras på.

Om du använder BG Max eller Total In och läser in filer från ett annat bankgironummer/PlusGironummer än det som finns i företagsinställningarna, behöver du fylla i ett bankgironummer/PlusGironummer för OCR. Detta anger du in vid OCR-bankgironummer alternativt OCR-PlusGironr/PlusGironr.

Om du vill att alla inbetalningar du läser in via en återrapporteringsfil ska bokföras på ett annat konto kan du lägga upp ett nytt betalsätt och koppla ett annat konto till det betalsättet.

När din kund har betalat sin faktura gör du så här för att hämta och läsa in återrapporteringsfilen:

  1. Välj Betalningar - Återrapportering inbetalningar.
  2. Välj kommandot Gå till internetbank för att komma till bankens hemsida. Du kan också gå till din internetbanks hemsida på vanligt sätt via din webbläsare.
  3. Hämta din återrapporteringsfil. För mer information om hur du hämtar filen kontaktar du din bank.

När filen är hämtad går du tillbaka till ditt program.

  1. Välj kommandot Läs in återrapporteringsfil.
  2. Markera filen du vill läsa in och klicka på Öppna.

Du kan läsa in flera filer i följd och sedan bearbeta alla inlästa filer på en gång i arbetsbilden. Läser du in en fil i formatet camt.054 sparas den i mappen SPCS_KUNDBET. Den sparas med samma filnamn den hade innan, fast med inläsningsdatumet först.

En kontroll gentemot dina fakturor sker automatiskt. I kolumnen Status ser du med hjälp av ikonen och den förklarande texten om du behöver utföra någon åtgärd. En grön ikon med texten Fakturan är betald innebär att fakturan hittades och att beloppen stämmer. En grön ikon med texten Fakturan klar för ansökan om skattereduktion innebär att det är en husfaktura och att kunden har betalt sin del. Om du får en gul ikon är det en delbetalning eller en betalning du ska göra en bortskrivning på.

Om betalraden markeras med en gul ikon innebär det att fakturan har hittats, men att det inbetalda beloppet inte stämmer med fakturabeloppet.

Följande information kan visas:

Om fakturan är delbetald visas en gul ikon och texten Fakturan är delbetald. I dessa fall kan du låta betalraden vara som den är. Betalraden läggs då in som delbetalning på samma sätt som när du registrerar inbetalningar manuellt.

Lägger du in en bortskrivning på hela det belopp som kunden inte betalat, märks raden med grön ikon och hela fakturan anses vara betald.

Om kunden har betalat mer än vad som är kvar att betala på fakturan visas en gul ikon och texten Fakturan är överbetald. I dessa fall låter du betalraden vara som den är. Fakturans saldo kommer att bli negativt och du får åtgärda det genom att göra en direktbetalning. Sedan får du göra motsvarande på nästa faktura till kunden och på så sätt justera att kunden har betalt för mycket. Tänk på att informera kunden att de inte behöver betala mer än det nya saldot på nästa faktura.

Fel (röd ikon) åtgärdar du antingen genom att koppla en annan faktura till inbetalningsraden eller genom att ta bort raden, för att senare hantera den manuellt i verifikationsregistreringen. Har du läst in en återrapporteringsfil som innehåller en faktura som är överlämnad till AutoCollect följer du informationen under Fakturan måste direktbetalas - överlämnad till AutoCollect.

  1. Åtgärda felmärkta betalrader genom att koppla till en annan faktura. Läs mer i avsnittet Koppla betalrad till annan faktura.
  2. Ta bort betalrader som är felaktiga genom att markera raden och klicka på knappen Radera.

Följande meddelanden kan visas när du läser in en återrapporteringsfil:

Detta meddelande visas om du använder BG Max eller Total In och betalfilerna redan har lästs in en gång. Radera dessa poster genom att markera dem en och en och klicka på knappen Radera.

Detta meddelande visas om det inte fanns med någon referens (inget nr) i betalfilen om vilken faktura som har betalats.

Åtgärd: Öppna fakturan i programdelen Kundfakturor och märk fakturan som skickad. I arbetsbilden Återrapportering inbetalningar kopplar du därefter betalraden till fakturan på samma sätt som när du kopplar en betalrad till en annan faktura.

Om saldot på fakturan i programmet redan är noll visas detta felmeddelande.

Åtgärd: Ta bort betalraden. Du måste bokföra den extra inbetalningen manuellt i verifikationsregistreringen.

Detta felmeddelande visas när programmet inte kan matcha fakturareferensen i filen mot en faktura i programmet.

Åtgärd 1: Om det är en felaktig inbetalning tar du bort betalraden. Du måste bokföra den extra inbetalningen manuellt i verifikationsregistreringen.

Åtgärd 2: Om kunden har skrivit in fel fakturareferens kan du koppla betalraden till en annan faktura. När du har gjort rätt koppling visas en grön ikon på betalraden.

Åtgärd 3: Använder du tjänsten AutoCollect kommer inbetalningar gällande kapital och ränta från Visma Amili med i återrapporteringsfilen, trots att de redan har skapats automatiskt på tillhörande faktura. Inträffar detta ska du radera dessa betalrader.

Om du får en betalrad från Visma Amili gällande kostnad så är det en återbetalning av en kostnad för Kronofogden. Den betalningen får du hantera manuellt i bokföringen.

Detta felmeddelande visas när betalfilen innehåller en faktura som är överlämnad till AutoCollect. Du måste då göra en direktbetalning på kundfakturan för att AutoCollect ska få information om att fakturan är betald direkt till dig.

  1. Åtgärda felmeddelandet genom att göra en direktbetalning på fakturan. Läs mer i avsnittet Direktbetala AutoCollect, kommando.
  2. Ta bort raden med den röda ikonen när direktbetalningen är behandlad hos AutoCollect. Detta gör du genom att markera raden och klicka på knappen Radera.

Detta felmeddelande visas om den matchande fakturan är markerad som makulerad.

Detta felmeddelande visas när betalfilen innehåller en faktura som det inte finns pengar till.

Detta felmeddelande visas när det inte finns några pengar att fördela till fakturan och faktura är överlämnad till AutoCollect.

När du har åtgärdat bortskrivningar och fel skriver du ut inbetalningsjournalen. Alla inbetalningsrader för det datum du har valt att skriva ut journalen för kommer med på journalen, utom de som är märkta med Ej klar. När journalen är utskriven tas alla inbetalningsrader bort från bilden Återrapportering inbetalningar. De rader som är märkta med Ej klar ligger kvar.

  1. Välj Skriv ut - Inbetalningsjournal.

Andra sätt att registrera inbetalningar på kan du läsa om i avsnitten Registrera inbetalning och Skapa direktbetalning.

Relaterade avsnitt

Återrapportering inbetalningar, kortläge

Återrapportering inbetalningar

Gör bortskrivning vid inläsning

Koppla betalrad till annan faktura

Radera en betalrad från inläsningsfil

Information Återrapportering

Arbeta smartare

9 tips som tar ditt företag ur likviditetsproblem

Dessa kostnader är avdragsgilla för företagare

Allt om fakturering

Filmer

Se alla filmer om Visma Administration 1000

Supportforum

Prova Visma Administration gratis!