Resor & Utlägg
Rapporter
Detta avsnitt gäller för dig som är administratör och är inloggad i vyn Organisation.
När de användarna har registrerat sina utlägg skickar de in dem genom att skapa en utläggsrapport. Finns det rapporter att hantera visas en röd siffra bredvid Rapporter i menyn till vänster.
Här har du full kontroll på alla utläggsrapporter som hanteras i företaget. Du kan göra ändringar och skicka in rapporter, men du kan även skicka tillbaka rapporter till anställda eller godkännare.
Under Hantera kolumner kan du välja vilka kolumner som ska visas i listan.
För dig som arbetar i Spiris Lön
Utlägg inom avvikelseperioden visas
Det är bara utlägg som ligger inom avvikelseperioden för den aktuella lönekörningen som visas. Det är därför viktigt att du väljer ett datum inom intervallet för avvikelseperioden när du skickar utläggsrapporten.
Om du skickar över en rapport där utlägget har ett datum framåt i tiden visas det när du skapar en lönekörning där rapporten har datum inom avvikelseperioden.
Gör inställningar för när rapporterna ska bokföras
Vi rekommenderar att du har inställningen att välja bokföringsdatum när rapporterna ska skickas in.
Gör så här:
- Välj Inställningar - Utläggshantering.
- Välj integrationen Spiris Lön.
- Under Bokföringsdatum för rapporter väljer du Välj bokföringsdatum då rapporten skickas in.
- Klicka på Spara.
För dig som arbetar i Visma Lön 300/600
När du skickar utläggsrapporter till Visma Lön 300/600 väljer du ett datum som ligger inom löneperioden för den lönekörning där du vill att utläggen ska komma med. Läs mer om hur du gör inställningar för löneperiod i avsnittet Inställningar, företagsinställningar.
I löneprogrammet hanteras utlägg bakåt i tiden och utlägg till löneperiodens sista till och med datum.
Gör så här för att hantera rapporter:
- Välj Rapporter.
- Välj fliken Att godkänna eller Redo att skickas beroende på var i flödet rapporten är.
- Klicka på raden för rapporten för att visa en lista över alla utlägg som ingår i rapporten.
- Klicka på rapporten för att visa en detaljerad utläggsrapport.
- Gör eventuella justeringar i rapporten.
Välj Dela upp utlägg om du vill välja olika utläggskategorier på samma utlägg. Det är exempelvis användbart om du vill dela upp inköp på olika kategorier med olika momssatser eller om kostnaden ska delas mellan olika kostnadsställen eller projekt. Det kan också vara användbart om hotellkvittot ska delas upp i kostnad för rum respektive måltid. Du aktiverar funktionen under Marketplace.
Du kan byta utläggskategori på rapporterna. Om du saknar en utläggskategori kan du klicka på listpilen vid Kategori och välja Lägg till kategori länst ner i listan med utläggskategorier.
Du kan avmarkera Automatisk kontering för att kontera utlägget manuellt på den aktuella rapporten. Om du vill ändra vilket konto som ska användas som standardkonto för en specifik utläggskategori för framtida registreringar gör du denna justering under Inställningar i vänstermenyn.
- Välj Godkänn för att godkänna rapporten. Du kan också välja att avslå rapporten.
- Stäng översikten med vilka utlägg som ingår i rapporten genom att klicka på krysset i övre högre hörnet.
- Klicka på de tre prickarna längst ut till höger på raden.
- Välj Skicka utläggsrapport.
Vid de tre prickarna längst ut till höger kan du välja att skicka tillbaka rapporten till användaren, skicka om för godkännande/utan godkännande eller ta bort utläggsrapporten. Du kan också välja att flytta rapporten mellan olika mottagare om du skickar underlag till fler än en integrationer.
Att godkänna
Under Att godkänna visas de rapporter som behöver hanteras. Du ser att det finns rapporter att hantera genom att det visas en röd siffra bredvid Rapporter i menyn till vänster.
Granskning
Fliken Granskning visas om du har markerat Stoppa utlägg/rapport i Redo att skickas för respektive integration under Inställningar - Utläggshantering.
Då samlas godkända rapporter för granskning och eventuell justering innan de skickas till löne- eller bokföringsprogrammet. Rapporterna visas under Rapporter - Redo att skickas. Där kan du göra ändringar i rapporten, skicka tillbaka den till användaren, eller skicka om den för godkännande. När rapporterna är klara kan du markera en eller flera rapporter och sedan klicka på Skicka rapporter.
Redo att skickas
Fliken Redo att skickas visas om du har markerat Stoppa utlägg/rapport i Redo att skickas för respektive integration under Inställningar - Utläggshantering.
Då samlas godkända rapporter för granskning och eventuell justering innan de skickas till löne- eller bokföringsprogrammet. Rapporterna visas under Rapporter - Redo att skickas. Där kan du göra ändringar i rapporten, skicka tillbaka den till användaren, eller skicka om den för godkännande. När rapporterna är klara kan du markera en eller flera rapporter och sedan klicka på Skicka rapporter.
När du klickar på en rapport i listan öppnas den. Klicka på rapporten en gång till om du vill justera uppgifterna.
Inskickade
Här visas alla inskickade rapporter. Du kan välja att visa eller spara rapporterna som pdf.
Klickar du på Hantera kan du välja att skicka tillbaka rapporten till användaren, skicka om för godkännande eller utan godkännande eller ta bort den. Du kan också välja att flytta rapporten mellan olika mottagare om du skickar underlag till fler än en integration.
Filer
Här visas alla filer som har genererats när företaget skickar in sina rapporter. Man kan välja att ladda ner filerna eller visa som pdf-filer. Om företaget har angett en e-postadress under Rapportmottagare i integrationen så kommer filen att mejlas dit.