GDPR och Data Act i Bokföring

Här hittar du info om EU:s datalagstiftning när du använder Bokföring. Om du använder andra funktioner eller kopplingar behöver du också kontrollera hur lagstiftningen påverkar dem.

Läs mer på spiris.se om våra integritets- och dataskyddspolicyer för Bokföring & Fakturering (på engelska).

Alla företag som hanterar personuppgifter och är verksamma inom EU måste följa dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Det innebär att du som företagare ansvarar för att dina kunders, anställdas och leverantörers personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.

Grundprinciper för GDPR:

  • Du får bara behandla personuppgifter om du uppfyller kraven i lagen.
  • Du får bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte.
  • Du får bara samla in de uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla syftet.
  • Har du personuppgifter måste du hålla dem korrekta och uppdaterade.
  • När syftet är uppnått ska uppgifterna tas bort.
  • Personuppgifter ska förvaras säkert så de inte ändras eller stjäls.

  • Du ska kunna bevisa att din hantering av personuppgifter uppfyller villkoren enligt GDPR.

På spiris.se hittar du mer allmän information om vad GDPR är.

Här kan du läsa mer om vad du behöver göra för att uppfylla kraven för personuppgiftshantering enligt GDPR när du arbetar i Bokföring.

Samtycke kan ges på olika sätt. Muntligt, skriftligt eller i vissa fall genom att personen som du registrerar uppgifter om gett dem till dig. Det kan exempelvis handla om att din kund självmant uppgett sin e-postadress och andra uppgifter för att denne vill prenumerera på ditt företags nyhetsbrev. Har du en nätbutik är det vanligt att ha ett steg i kassan, där kunden godkänner dina köpvillkor och även att du registrerar uppgifter om denne.

Beroende på ditt syfte med registreringen av personuppgifter kan det i vissa fall vara bra att mer formellt begära samtycke. Du kan läsa mer om detta och se exempel på när du ska använda samtycke på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats i artikeln Samtycke.

Kom ihåg att det är din skyldighet att informera om att du registrerar personuppgifter och ditt syfte med det. Vid muntlig information och samtycke är det alltid bra att hänvisa kunden till var denne kan få mer information om hur ditt företag behandlar personuppgifter.

Enligt lagen är du skyldig att informera de du samlar in personuppgifter om att du gör det och vad syftet är. Den du samlat in personuppgifter om har rätt att begära att få tillgång till uppgifterna du har registrerat. I Bokföring kan det finnas personuppgifter registrerade om kunder och leverantörer.

Hur du tar fram personuppgifter i respektive register beskrivs nedan.

Ett sätt att redovisa de uppgifter du har registrerade om en enskild leverantör är att gå till Inköp - Leverantörer och den aktuella leverantören i redigeringsläge. Ta en bild av det som visas på skärmen. Skicka sen bilden till din leverantör.

Alternativt kan du göra en export av leverantörsregistret under Inställningar - Import och export. Öppna filen, kopiera rubrikraden och raden med information om leverantören, klistra in raderna i ett eget kalkylark som du sparar och skickar till leverantören.

Om du har leverantörer som har företagsformen Enskilda firma räknas de som fysiska personer och därmed gäller bestämmelserna i GDPR om registrering av personuppgifter även dem. Tänk på att du också kan ha registrerat personuppgifter för leverantörer med andra företagsformer i fälten för Anteckningar och Kontaktperson.

Du får bara lagra personuppgifter så länge som de behövs för att uppfylla det syfte som du angav när uppgifterna samlades in. Därefter ska uppgifterna tas bort. Du bör därför regelbundet kontrollera att de personuppgifter du har lagrade är uppdaterade och fortfarande används enligt syftet.

Den du lagrat personuppgifter om kan också begära att du tar bort de uppgifter du har sparade. Notera att bokföringslagen gäller över GDPR och att bokföringsunderlag som innehåller personuppgifter därmed ska sparas i 7 år.

Radera eller avidentifiera

I Bokföring är det inte möjligt att ta bort eller leverantör som du har skapat en faktura för. Det går heller inte radera en anställd som du skapat lönebesked för. Om du har kunder och leverantörer leverantörer och anställda som inte går att radera men där personuppgifterna inte ska sparas längre får du istället avidentifiera dem.

Lön: För mer information, kolla in den skrivna hjälpen för Lön.

Egen lön: För mer information, kolla in den skrivna hjälpen för Egen lön.

Till personuppgifter räknas uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en nu levande fysisk person. Tänk på att även enskilda firmor räknas som fysisk person. Enligt GDPR får du bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte. Syftet kan skilja sig åt mellan företag beroende på företagets verksamhet. Ett syfte kan t ex vara att spara adressuppgifter för att kunna fakturera kunder.

Exempel på personuppgifter är konkreta uppgifter som namn, adress, telefonummer och personnummer, men eftersom lagen säger att det är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person kan t ex även foton eller beskrivningar av utmärkande fysiska drag hos en person räknas som en personuppgift. För mer information rekommenderar vi vidare läsning på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

De personer som du samlar in uppgifter om, har enligt GDPR rätt att få veta följande:

  • vem du är
  • vilket syftet med insamlingen av uppgifterna är
  • vilken rättslig grund du stödjer dig på
  • om uppgifterna delas vidare
  • hur länge uppgifterna kommer att sparas

Den du har samlat in personuppgifter om har också rätt att begära att få tillgång till uppgifterna.

Personuppgifter förekommer i fält som har ett förutbestämt syfte, exempelvis fält för namn, telefonnummer och adress. Dessa uppgifter är enkla att sammanställa om någon hör av sig och vill ta del av dessa uppgifter. Förutom fält som har ett specifikt syfte, kan personuppgifter också lagras på andra platser, till exempel i fritextfält och kommentarer. Vi rekommenderar att du undviker att ange personuppgifter på dessa platser eftersom det är svårt att söka efter, analysera och sammanställa dessa uppgifter.

Inmatade personuppgifter lagras på Spiris servrar och hos vår infrastrukturleverantör. Vill du veta mer om hur vi tar hand om din information hittar du allt på sidan Information om våra villkor - Dataskydd och Integritet.

Har du exporterat register eller bokföringsunderlag från Bokföring kan du även ha uppgifter lagrade lokalt på din dator eller en annan plats där du sparat dessa filer.

Observera att du alltid är personuppgiftsansvarig för uppgifter du samlat in och att reglerna för GDPR gäller oavsett på vilket sätt data lagrats och spridits. När du anlitar en tredjepartsleverantör ska det finnas ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan ditt företag och det du anlitar. Läs mer om det under nästa rubrik.

Som företagare för du ibland över personuppgifter till andra, ofta utan att du ens tänker på det. Det kan exempelvis vara till kreditupplysningsföretag, e-handelssystem, fakturerings- eller betallösningar. När sådana så kallade tredjepartsleverantörer tar emot personuppgifter av dig blir de personuppgiftsbiträden.

Du som företagare är personuppgiftsansvarig och är alltid ansvarig för insamlade uppgifter. Det gäller även när uppgifter förts över till en tredjepartsleverantör. I dessa fall krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan dig och de tredjepartsleverantörer du har. Läs mer om personuppgiftsbiträdesavtal.

Du jobbar helt molnbaserat vilket innebär att de personuppgifter du registrerar lagras hos oss. Vi räknas i och med detta som en tredjepartsleverantör som behandlar personuppgifter för din räkning. I och med detta behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan Spiris och dig. I det avtal som du godkänner innan du får tillgång, ingår ett sådant biträdesavtal.

EU:s dataförordning, Data Act, är skapad för att ge dig som kund större kontroll över din data. Syftet är att göra det enklare att dela information, byta mellan olika molntjänster och säkerställa att du äger tillgången till din egen affärsdata. På Spiris ser vi detta som en möjlighet att göra din vardag ännu smidigare. Vi vill att du ska använda vår ekonomiplattform för att den ger dig bäst värde, inte för att din data är låst.

Vad innebär Data Act för dig?

Lagstiftningen ger dig som använder våra funktioner flera viktiga rättigheter:

  • Rätt till export: Du kan enkelt hämta ut din data om du vill byta leverantör eller flytta informationen till ett eget system.
  • Smidiga byten: Det ska vara kostnadsfritt och tekniskt enkelt att avsluta ett abonnemang och flytta vidare.
  • Transparens: Du har rätt att veta exakt vilken data som kan exporteras och i vilket format.
  • Radering: Du kan begära att din data raderas permanent när du avslutar din användning av en funktion.

Vilken data ingår i en export?

Vi strävar efter att du ska kunna få med dig all relevant information i ett format som är lätt att läsa in i andra system (som CSV, Excel eller SIE). Exempel på vad som kan exporteras är kund- och leverantörsregister, artiklar, verifikationer, fakturor, rapporter, lönebesked, anställningsinfo, underlag för arbetsgivardeklarationer, deklarationsblanketter, årsredovisningar, kundlistor och tidsregistreringar. Se Exporterbar data i Bokföring nedan för detaljer och länk till instruktioner.

Finns det data som inte kan exporteras?

Ja, det finns vissa undantag. Vi kan inte exportera information som rör Spiris immateriella rättigheter eller företagshemligheter, såsom vår interna programkod eller affärslogik. Vi exporterar inte heller teknisk metadata (loggar) som krävs för plattformens säkerhet och drift.

Vad gäller för program som är installerade lokalt på min dator?

För lokalt installerade funktioner (OnPrem), som till exempel lokala versioner av löneprogram eller bokföring, lagras all data på din egen dator eller server. Eftersom vi inte har åtkomst till din lokala lagring kan vi inte utföra exporten åt dig, men vi tillhandahåller tydliga guider för hur du själv gör det inifrån programmet.

Hur hanteras min data om jag väljer att avsluta mitt abonnemang?

När du avslutar ditt abonnemang har du rätt att begära att din data raderas. Tänk dock på att det finns lagkrav, som till exempel bokföringslagen, som kräver att viss information sparas under en viss tid. Det är ditt ansvar att göra detta.

Kostar det något att exportera min data?

Vi tar inte betalt för export av din data. Om ditt abonnemang har bindningstid och sägs upp i förtid enligt Data Act återbetalas redan betalda avgifter inte, och du behöver betala kvarvarande belopp som om bindningstiden hade fullföljts.

Exporterbara data i Bokföring

Exporterbara data Format Instruktion
Anläggningstillgångar, detaljerad pdf, csv Rapporter
Kommande periodiseringar pdf, csv Rapporter
Projektlista pdf, csv Rapporter
Leverantörsreskontra pdf, csv Rapporter
Export av Kundregister csv Importera eller exportera kundregister
Export av artikelregister csv Importera eller exportera artikelregister
Export av leverantörsregister csv Importera eller exportera leverantörsregister
Export av resultatenheter csv Importera eller exportera resultatenheter

Filmer

Se alla filmer om Bokföring

Supportforum

Prova Spiris bokföringsprogram

Sökord: datainspektionen, integritetspolicy, dataskyddspolicy, integritetsskyddsmyndigheten